Якщо трудова книжка обгоріла, або її загубили на підприємстві, то роботодавець має оформити її дублікат.

Відповідно пункту 5.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58, якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і та інше), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис «Замість видано дублікат», а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.