З 10 червня 2021 року Законом «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX введено облік трудової діяльності працівника в електронній формі.

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, що запроваджений з метою удосконалення обліку трудової діяльності українців, зменшення паперового документообігу і пов’язаних з цим ризиків втрати чи пошкодження документів.

Відтепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

Згідно з постановою ПФУ від 01.06.2022 р. № 8-3, відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду працівником особисто або через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису працівником, страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Відомості подаються у вигляді xml-файлу одним із визначених способів:

• у вигляді відсканованих копій передбачених законодавством документів;
• в оцифрованому вигляді — шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника або застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ, до якого додаються скановані копії документів, на підставі яких створюється запис.

Щоб внести дані про найманого працівника потрібно обрати розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Тут можна завантажити скан-копії паперових документів.

До електронної трудової книжки треба завантажити всі документи, що впливають на розрахунок стажу. Окрім трудової книжки, це можуть бути документи про набуття освіти, свідоцтво про народження дитини (для жінок), військовий квиток та інші документи.

Наприклад, до 2004 року до трудового стажу враховувалося навчання у закладах вищої освіти на денній формі. Тому диплом за відповідні роки, потрібно засканувати та додати до системи.

Після відправлення кольорових скан-копій фахівці територіальних органів Пенсійного фонду звірять їх із даними в Реєстрі застрахованих осіб, і оцифрують те, чого бракуватиме.

У разі наявності найманих працівників, ФОП повинні також внести дані про них.

Щодо власної підприємницької діяльності жодних записів в електронній трудовій книжці робити не потрібно. Водночас ПФУ рекомендує ФОП подати через персональний кабінет скан-копії:

• витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП, або
• довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.

За Законом, у працівників і роботодавців є п’ять років для оцифрування трудових книжок. Після перевірки даних із боку ПФУ та їхнього внесення до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Відтоді паперова версія буде непотрібна і зможе зберігатися в працівника або вестися паралельно з електронною версією, якщо цього забажає працівник.