Чи є обмеження в законодавстві щодо зберігання документів (установчих документів компанії, важливих договорів, трудових книжок працівників, первинних документів) за кордоном під час воєнного стану?

Одразу скажемо: на період воєнного стану не встановлено спеціальних норм, які б регулювали це питання. Тож керуватися потрібно загальними правилами. Щоправда, і серед них не знайти спеціальної норми, яка б надавала чітку відповідь на порушене питання.

Є низка нормативно-правових актів, які в загальних рисах регулюють питання місця зберігання окремих видів документів.

Так, щодо первинних документів п. 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 р. № 88 визначає: первинні документи й облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерську та іншу звітність до передання їх до архіву підприємства, установи потрібно зберігати в бухгалтерській службі в спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.

Питання місця зберігання трудових книжок лаконічно регулює постанова КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 р. № 301 (п. 3): трудові книжки зберігають на підприємствах, в установах і організаціях, у представництвах іноземних суб’єктів господарювання.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях 18.06.2015 р. № 1000/5, що встановлюють єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання на підприємствах, установлюють таке: документи з моменту створення чи надходження й до передавання на зберігання в архів установи потрібно зберігати за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ (п. 1 гл. 3 розд. IV).

Тобто, як бачимо, суть процитованих норм зводиться до такого: місце зберігання документів має бути визначено місцем знаходження відповідних служб, які цими документами відають та відповідають за їх збереження. Якщо, скажімо, бухгалтерська чи юридична служба евакуювалася, але продовжує дистанційно працювати за кордоном і потребує для провадження своєї діяльність окремої документації підприємства, у її тимчасовому вивезенні за кордон (обґрунтованому й санкціонованому наказом по підприємству) порушень не вбачаємо. Звісно, за умови повернення до України після припинення воєнного стану — має бути забезпечена доступність відповідних документів, зокрема, для перевірок, коли їх проведення буде відновлено.

До речі, Мінфін опосередковано підтверджує правомірність зберігання первинки за кордоном у листі від 11.09.2013 р. № 31-08410-07-10/26621. Принаймні, відповідаючи на питання щодо правомірності збереження первинних документів в електронному вигляді на захищених дата-центрах за межами України, головне фінансове відомство не висунуло жодних аргументів проти.

Альона Гарник