Підприємство подало до ПФУ скан-копії трудових книжок, які зараз іще зберігаються в роботодавця. Чи потрібно надалі подавати до ПФУ скан-копії сторінок цих трудових книжок із новими записами — про переведення працівників на іншу постійну роботу та про звільнення?

З 10 червня 2021 року облік трудової діяльності застрахованих осіб здійснюють на підставі даних, поданих до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Реєстр). Адже з указаної дати особа в разі працевлаштування зобов’язана надавати:

• трудову книжку (у разі наявності) або
• відомості про трудову діяльність із Реєстру (ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) з урахуванням змін, унесених Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX (далі — Закон № 1217).

Також із 10 червня 2021 року роботодавці не зобов’язані зберігати в себе трудові книжки новоприйнятих працівників (ст. 48 КЗпП).

Трудові книжки осіб, які були працевлаштовані до 10 червня, видають їм особисто під підпис після того, як роботодавець успішно подасть до Реєстру відомості з паперових трудових книжок (п. 2 розд. І Закону № 1217). Для процесу оцифрування трудових книжок передбачено 5 років (до 10 червня 2026 року). Видавати трудову книжку працівнику до зазначеної дати необхідно в разі його звільнення.

Водночас працівникам, які бажають і надалі мати трудову книжку з усіма відповідними записами, надано право вимагати від роботодавця вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Відмовити роботодавець не може (ст. 48 КЗпП). До того ж за бажанням працівника паперову трудову книжку можна вести й після закінчення п’ятирічного терміну.

У п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 р. № 58, яка на цей час залишається чинною, передбачено, що до трудової книжки працівника вносять:

• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• відомості про нагородження та заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі й інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
• відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи та раціоналізаторські пропозиції та про виплачені внаслідок цього винагороди.

Отже, якщо трудова книжка працівника (прийнятого на роботу до 10 червня 2021 року) залишається в роботодавця, то на вимогу співробітника необхідно й надалі вносити відповідні записи до неї.

Водночас, якщо роботодавець вже подав скан-копії та відомості з трудової книжки працівника до Реєстру, то подавати скан-копії та відомості щодо нових записів у такій трудовій книжці не потрібно. Відповідну інформацію щодо переведення працівника з посади на іншу посаду (іншу роботу) чи його звільнення для її відображення в Реєстрі ПФУ отримуватиме за даними додатка Д5 до Розрахунка, який подає роботодавець щоквартально.

Інна Журавська