Сьогоднішні умови в більшості випадків не дають можливість працівникам подавати необхідні заяви в паперовому вигляді із власноручними підписами. Чи можна подати їх в електронному вигляді?

Відповідь на це запитання дали у Національному агентстві з питань державної служби.

У відомстві говорять, що до них надходять численні запити щодо можливості і правильності оформлення та надсилання кадрових документів (заяв про надання відпусток, переведення, звільнення тощо) в електронному вигляді або різними засобами телекомунікаційного зв’язку.

І, оскільки законодавство не містить визначених форм та обсягів таких заяв, вони можуть бути складені в будь-якій формі, проте мають містити чітке, однозначне і зрозуміле волевиявлення заявника.

Таким чином, письмові заяви також можуть подаватись в електронній формі з накладенням кваліфікованих електронних підписів.

У разі, коли і електронні кваліфіковані підписи недоступні, такі заяви можуть бути надані в письмовій формі будь-якими засобами телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, WhatsApp, Telegram тощо) без накладання згаданих підписів.

В такому випадку відповідну заяву, написану на папері і підписану заявником, доцільно сфотографувати і переслати уповноваженій особі органу. Але це, звісно, якщо є така можливість. Якщо ж такої можливість немає, то відповідну заяву надішліть у формі текстового повідомлення, що відповідає наведеним вище критеріям.

Як свідчить судова практика, у разі отримання відповідних заяв (повідомлень) працівників в електронній формі, це спонукає роботодавця перевірити справжнє волевиявлення працівника у разі наявності сумнівів щодо такого волевиявлення (постанова Чернівецького апеляційного суду від 04.03.2019 р. у справі № 725/4244/18).

А от знайомлення державних службовців з виданими щодо них наказами можна здійснювати шляхом їх вручення або надсилання поштою, в тому числі з використанням інших засобів телекомунікаційного зв’язку, відповідно до статті 9-1 Закону України «Про державну службу». Тобто, відсканований наказ доцільно надіслати на електронну пошту державного службовця, або сфотографований документ направити через месенджер, доступний державному службовцю. Таке ознайомлення фіксується відповідним протоколом.