Право кожного працівника на відпустку гарантується законодавством України. Зокрема, громадянам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні (основна та додаткові) відпустки із збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати. Це передбачено статтею 74 Кодексу законів про працю України.
Працюючій людині, відповідно до статті 6 Закону України «Про відпустки», щорічна основна відпустка надається тривалістю не менше як 24календарні дні за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. При цьому, святкові та неробочі дні при визначенні тривалості щорічної відпустки не враховуються. Протягом першого року роботи у працівника виникає право на щорічну відпустку повної тривалості тільки після закінчення 6-ти місяців його безперервної праці на підприємстві, установі, організації.
Якщо працівникові щорічна відпустка надається до закінчення 6-місячного терміну безперервної роботи, то її тривалість визначається пропорційно відпрацьованому часу. Відпустки за другий та наступні роки роботи уже можуть бути надані особі в будь-який час робочого року.
Для визначення черговості надання відпусток працівникам складається графік, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Власник або уповноважений ним орган веде облік відпусток, що надаються працівникам.
Є випадки, коли щорічна основна відпустка надається працівникові за його бажанням у зручний для нього час, це передбачено статтею 10 Закону України «Про відпустки», а саме:
особам віком до 18 років;
особам з інвалідністю;
жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або ж дитину з інвалідністю;
одинокій матері (батьку), які виховують дитину самостійно;
опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які мають на вихованні одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
ветеранам праці та особам, що мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
ветеранам війни, а також особам, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;
в інших випадках, визначених законодавством, колективним чи трудовим договором.
Забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років підряд, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці. На прохання працівника щорічна відпустка може бути поділена на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів.
Роботодавець може відкликати працівника із щорічної основної відпустки, за його згодою і лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства та в інших випадках, передбачених законодавством.
У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності.