Вагому частину документообігу в Компанії займають документи з кадрових питань. За відсутність наказів з кадрових питань (прийом, звільнення, відпустки та ін.), табелів обліку часу, штатних розписів тощо передбачені суттєві суми штрафів, накладання яких — компетенція органів Держпраці.

• Які види кадрових документів доцільно складати та зберігати в Компанії?
• Якими є мінімальні терміни зберігання кадрових документів особового складу?
• Чи можна оптимізувати перелік документів?
• Які з них є обов’язковими для складання та зберігання?

Кадрові документи — регламентують трудові відносини між роботодавцем та працівником, фіксують будь-які зміни в трудовому процесі працівника, а за необхідності, в подальшому, можуть бути доказом для нарахування пенсії.

Так, перелік кадрових документів чималий, і головні вимоги до них — це дотримання правил складання, своєчасної реєстрації та зберігання.

Рекомендації зі складання, зразки оформлення кадрових документів можна знайти в:

• Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (Протокол Укрдержархіву № 7);
• положеннях Наказу № 489 про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці;
• Уніфікованій системі організаційно-розпорядчої документації ДСТУ 4163:2020.

Враховуючи, що більшість кадрових документів створюється в електронному вигляді, рекомендуємо перевірити на відповідність вимогам законодавства шаблони документів, які занесені до програмного забезпечення, та звернути увагу, чи всі обов’язкові реквізити в наявності. Так, електронний документ має бути оформлений з дотриманням вимог нормативних актів та мати реквізити, які відповідають паперовому носію інформації (ст. 7 ЗУ № 851).

І особливу увагу слід приділити складанню тих кадрових документів, які ретельно перевіряються працівниками Держпраці.

Для уникнення штрафних санкцій за порушення законодавства про працю, передбачених ст.265 КЗпП, необхідно врахувати не тільки правильність, своєчасність складання кадрових документів, а й збереження цих документів відповідно до встановлених строків та за необхідності — надання на перевірку.

Строки зберігання

Строки зберігання кадрових документів визначені в Переліку № 578/5 та є мінімальними, їх не можна скорочувати.

Для оптимізації кадрового процесу в Компаніях, розуміння рівня відповідальності, нижче наводимо перелік обов’язкових кадрових документів в залежності від строків їх зберігання.

Перша категорія — це кадрові документи, строк зберігання яких становить 75 років.

Цікаве питання стосовно зберігання трудових книжок. Мінімальний строк зберігання в 50 років Встановлено тільки для тих трудових книжок, які є незатребуваними (п. 508 Переліку № 578/5). Мова йде про книжки, що неодержані працівниками при звільнені та залишилися в Компанії.

З урахуванням останніх змін, які почали діяти з 10.06.2021 р. працівник, при прийнятті на роботу, має право обирати, чи подавати роботодавцю трудову книжку, чи подавати відомості про трудову діяльність з Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування застрахованих осіб (ст. 24 КЗпП). Тобто, у працівника виникає право вибору, а у роботодавця — обов’язок ведення тільки тих трудових книжок, які подані працівниками. До речі, з 23.07.2021 року діє Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівників в електронній формі, затверджений Постановою № 11-1, яким визначений порядок переходу на електронні трудові книжки.

Далі, друга категорія — це кадрові документи зі строком зберігання від 5 до 1 року

Організація зберігання

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів № 1000/5, складання номенклатури справ є обов’язком Компанії. За її відсутність штрафів не передбачено, проте складання номенклатури, зокрема для Компанії з великим документообігом, допоможе:

• встановити єдиний порядок формування справ первинних документів незалежно від форми носія інформації;
• для оперативного пошуку первинних документів в залежності від виду та його змісту.

Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, із зазначенням строків їх зберігання. Справи — це сформовані папки документів, які об’єднані за типом (видом) операції та строком зберігання.

Тобто, номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, які сформовані, зокрема, з однотипних кадрових документів за видом (змістом), періодом складання та строком зберігання.

Зведений перелік номенклатурних справ обов’язково містить індекс справи, заголовок справи, кількість справ та строк їх зберігання (п. 1 глави 4 розділу VII Правил № 1000/5, додаток 22 до Правил). Справи постійного і тривалого терміну зберігають понад 10 років, тимчасового терміну зберігання — до 10 років включно.

Справи з кадровими документами (особового складу), що належать до справ постійного і тривалого терміну, строк зберігання яких більше 10 років, підлягають опису:

• через рік після завершення справ у діловодстві (п. 1 глави 3 розділу IV Правил № 1000/5);
• через два роки після завершення їх ведення в діловодстві, передаються до архіву Компанії для подальшого зберігання та користування (п. 1 глава 4 розділу IV Правил № 1000/5).

Описи справ з документами тимчасового строку зберігання (до 10 років), можуть передаватися до архіву у Компанії за рішенням її керівника за умови наявності в ньому вільних площ. У разі реорганізації чи ліквідації Компанії описи складаються обов’язково (п. 2 глав 3, 4 розділу IV Правил № 1000/5).

Після закінчення тимчасового терміну зберігання кадрових документів, рекомендуємо все ж таки зберігати справи в архіві Компанії до перевірки контролюючими органами.

При ліквідації Компанії без правонаступництва, чи реорганізації, кадрові документи постійного та тривалого терміну зберігання, обов’язково передаються на зберігання до Національного архівного фонду. В таких випадках, перелік документів, які необхідно подати до архівної установи, затверджено Наказом № 430/5.

Що стосується механізму формування та передачі до архіву Компанії електронних документів, які формуються в електронні справи, а за необхідності і до Національного архівного фонду, то він визначений Порядками № 1886/5 та № 4555/5.

Загальні висновки:

• Складені своєчасно та відповідно до вимог законодавства з праці кадрові документи вбережуть Компанію від чи малих штрафів.
• При формуванні кадрових документів слід враховувати обов’язкові терміни їх зберігання та рівень відповідальності.
• Варто особливу увагу приділити складанню та належної організації зберігання тих кадрових документів, які ретельно перевіряються працівниками Держпраці.

Нормативна література:

• Протокол Укрдержархіву № 7 — Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений Протоколом засідання нормативно-методичної комісії Укрдержархіву 22.11.2015 № 7.
• Наказ № 489 — Наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 05.12.2008 р. № 489.
• Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації ДСТУ 4163:2020 — Наказ «Про прийняття та скасування національних стандартів» від 01.07.2020 р. № 144 ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості».
• ЗУ № 851 — Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV.
• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р.
• Перелік № 578/5 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 р. № 578/5.
• Інструкція № 59 — Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 р. № 59.
• Постанова № 11-1 — Постанова правління Пенсійного фонду України «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі» від 12.03.2021 р. № 11-1.
• Правила № 1000/5 — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінюсту від 18.06.2015 р. № 1000/5.
• Наказ № 430/5 — Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду, затверджений наказом Мінюсту від 14.03.2013 р. № 430/5.
• Порядок № 1886/5 — Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, від 11.11.2014 р. № 1886/5, затверджений наказом Мінюсту від 11.11.2014 за № 1421/26198.
• Порядок № 4555/5 — Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання, затверджений наказом Мінюсту від 30.12.2020 р. № 1317/35600.

Вас може зацікавити
	Журнал «КАДРОВИК.UA» Головний кадровий журнал України, який визначає стратегію професійного розвитку працівників кадрової служби. Видається щомісяця за підтримки Міністерства соціальної політики України. На сторінках журналу подано достовірні матеріали та професійна інформація для кадровиків з нормативно-правовою базою та безліччю практичних порад. Придбати видання

Марина Базілєєва, Ірина Швець