Великого розголосу в мережі Інтернет набула новина про крайню необхідність і обов’язковість з 1 вересня 2021 року застосування ДСТУ 4163:2020. Діловоди, бухгалтери, юристи, адвокати та працівники кадрових служб почали використовувати новий стандарт за «неофіційним текстом» останнього. Адже суди правомірно можуть відмовити у відкритті провадження в тому разі, якщо позовна заява не відповідає нормам ДСТУ (Вимогам до оформлювання документів).

Але, чи так все насправді? Для того, щоб відповісти на таке запитання необхідно в повному обсязі проаналізувати ситуацію, що склалася.

Наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 року № 144 (далі — Наказ № 144) було прийнято Національний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів — на заміну ДСТУ 4163‒2003» та скасовано дію стандарту ДСТУ 4163–2003 з 01 вересня 2021 року.

Частиною першою нового стандарту зазначено, що цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації (далі — документи), зокрема на:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Цей стандарт установлює:

• склад реквізитів документів;
• вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах;
• вимоги до бланків та оформлення документів;
• вимоги до виготовлення документів.

Вимоги цього стандарту щодо оформлення реквізитів можуть бути поширені на всі класи уніфікованих систем документації.

Стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації.

Частина 2 ст. 23 Закону України «Про стандартизацію» (далі — Закон № 1315) говорить про те, що «Національні стандарти та кодекси усталеної практики застосовуються на добровільній основі, крім випадків, якщо обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами». Але ДСТУ 4163:2020 не є нормативно-правовим актом з огляду на наступне.

Статтею 117 Конституції України визначено, що нормативно-правові акти Кабінету Міністрів України, міністерств та інших центральних органів виконавчої влади підлягають реєстрації в порядку, встановленому законом.

Положенням Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади, затвердженого постановою КМУ від 28 грудня 1992 року № 731 (далі — Положення № 731) занормовано: «державній реєстрації підлягають нормативно-правові акти, які містять одну або більше норм, що зачіпають права, свободи, законні інтереси і стосуються обов’язків громадян та юридичних осіб, встановлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують організаційно-правовий механізм їх реалізації, або мають міжвідомчий характер, тобто є обов’язковими для інших органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, а також юридичних осіб, що не належать до сфери управління суб’єкта нормотворення».

Втім національні та регіональні стандарти на державну реєстрацію не подаються (п.п. «е» п. 5 Положення № 731). Отже ДСТУ 4163:2020 не можна вважати нормативно-правовим актом, який має бути обов’язковим до виконання всіх суб’єктів господарювання.

У зв’язку з цим виникає логічне запитання: ігнорувати чи виконувати вимоги цього стандарту? Для того, щоб знайти відповідь — проаналізуємо норми базового Закону № 1315, у п. 20 ч. 1 ст. 1 якого вказано, що «стандарт — нормативний документ, заснований на консенсусі, прийнятий визнаним органом, що встановлює для загального і неодноразового використання правила, настанови або характеристики щодо діяльності чи її результатів, та спрямований на досягнення оптимального ступеня впорядкованості в певній сфері».

У п. 4 ч. 2 ст. 4 Закону № 1315 вказано, що державна політика у сфері стандартизації базується на збалансованому застосуванні низки принципів, серед яких добровільне застосування національних стандартів, якщо інше не передбачено нормативно-правовими актами.

Також у ч. 2 ст. 15 Господарського кодексу України занормовано, що застосування стандартів чи їх окремих положень є обов’язковим для суб’єктів господарювання, якщо обов’язковість застосування стандартів чи кодексів усталеної практики установлено нормативно-правовими актами.

Отже, базовим Законом № 1315 та Господарським Кодексом України не передбачено обов’язковість застосування стандарту, якщо це не визначено нормативно-правовим актом.

Чи є офіційний текст?

Національний орган стандартизації забезпечує розміщення на офіційному веб-сайті текстів національних стандартів та кодексів усталеної практики, обов’язковість застосування яких встановлена нормативно-правовими актами, у тридцяти денний строк з дня офіційного опублікування таких актів з наданням безоплатного доступу (ч. 3 ст. 23 Закону № 1315).

Що ж ми бачимо на сьогоднішній день? В тесті зазначеного вище Наказу № 144 про офіційний текст «нового» ДСТУ (який є чинним з 01 вересня 2021 року) немає, навіть, згадки. На сайті ДП «УкрНДНЦ» офіційний текст ДСТУ 4163:2020 не розміщено, а розміщено тільки його проект.

До сьогоднішнього дня всі користувалися текстом означеного ДСТУ із сайту ЛІГА:ЗАКОН. Хоча означений сайт чесно (прямо в документі) попереджував про те, що це неофіційний текст. На сайті ЛІГА:ЗАКОН, сьогодні, навіть розміщено об’яву наступного змісту: «Раніше розміщений у ІПС ЛІГА:ЗАКОН Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», прийнятий наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144 вилучено на вимогу органів стандартизації. У даний час органи стандартизації вирішують проблему наявності посилань на зазначений стандарт у нормативно-правових актах, після чого він буде обов’язковим до застосування і стане дозволеним до розміщення».

На офіційному сайті Верховної Ради України в тексті Правил діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2018 року № 1000/5 (який є нормативно-правовим актом і зареєстрований у Міністерстві юстиції України) посилання йдеться на ДСТУ 4163–2003, а не на новий ДСТУ 4163:2020. При цьому змін до Правил № 1000/5 досі не передбачено так само, які і не передбачено автоматичної заміни у тексті Правил одного стандарту іншим.

Отже, станом на сьогоднішній день ДСТУ 4163–2003 втратив чинність, а новий ДСТУ 4163:2020 (офіційного тексту якого не опубліковано так, як передбачено Законом) не є обов’язковим до застосування. У зв’язку з цим виникла так звана «юридична порожнеча».

Відтак, з усього зазначеного можна зробити наступний висновок: доки в будь-якому нормативно-правовому акті не буде посилання на ДСТУ 4163:2020, до того часу він не буде обов’язковим до застосування, адже згідно ч. 1 ст. 19 Конституції України (яка є нормами прямої дії) … ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством.

Людмила Стрельнікова