З вересня цього року діє новий національний стандарт — ДСТУ 4163:2020, що стосується правил оформлення організаційно-розпорядчих документів. Застосування цього документа на практиці виявилося не таким простим.

Наше підприємство почало застосовувати новий стандарт оформлення документів не відразу, тому нас цікавить питання, які заходи відповідальності можуть бути застосовані у цьому випадку?

Для того щоб відповісти на це запитання, необхідно спочатку розібратися, чи є застосування ДСТУ 4163:2020 обов’язковим. Адже якщо застосування стандарту — справа добровільна, тоді і про відповідальність мови бути не може.

Згідно із ч. 2 ст. 23 Закону «Про стандартизацію» від 05.06.2014 р. № 1315-VII (далі — Закон № 1315) національні стандарти застосовуються на добровільній основі, крім випадків, коли обов’язковість їх застосування встановлена нормативно-правовими актами.

Яким нормативно-правовим актом установлено обов’язковість застосування Національного стандарту у сфері діловодства?

Є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

У п. 11 гл. 1 розд. ІІ Правил № 1000/5 зазначено, що оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації має відповідати Національному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. ДСТУ 4163:2003», затвердженому наказом Держстандарту від 07.04.2003 р. № 55.

Як бачимо, вимога щодо застосування національного стандарту в законодавстві є, ось тільки посилання дається на старий стандарт, який діяв до 01.09.2021 р.

Уважаємо, що найближчим часом до Правил № 1000/5 будуть унесені зміни. А поки це не зроблено, про обов’язковість застосування нового стандарту (ДСТУ 4163:2020) говорити рано. Отже, і відповідальності за його незастосування поки що не має бути. Адже, виходячи з правил, установлених Законом № 1315, на цей момент ми всі застосовуємо новий стандарт в добровільному порядку.

А коли до Правил № 1000/5 будуть унесені відповідні зміни, тоді яка відповідальність загрожуватиме підприємству за порушення правил застосування ДСТУ 4163:2020 (наприклад, якщо один із реквізитів кадрового документа неправильно оформлено)?

Прямої вказівки на конкретні заходи відповідальності за таке порушення в законодавстві ви не знайдете. У КУпАП питанням відповідальності за порушення у сфері стандартизації присвячено цілий розділ (гл. 13). Тут передбачено штрафи за порушення стандартів у різних галузях і сферах госпдіяльності. Але стосовно діловодства нічого немає. Правда, є ст. 1889 КУпАП, яка передбачає відповідальність за невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері стандартизації, метрології та метрологічної діяльності і технічного регулювання. І якщо поміркувати, то теоретично можлива ситуація, коли орган стандартизації виявить недотримання підприємством національного стандарту, зажадає усунути це порушення, а якщо ця вимога не буде виконана, тоді підприємству загрожує штраф на підставі ст. 1889 КУпАП. Але на практиці така ситуація маловірогідна.

На замітку! У судовій практиці суди звертають увагу на порядок оформлення документів, що є доказами у справі, зокрема коли ці документи подаються в засвідчених копіях (див., наприклад, постанову Касаційного господарського суду Верховного Суду від 19.02.2020 р., ЄДРСР, реєстр. № 87735731). Тому при оформленні копій документів, які ви подаєте до суду, дотримуйтеся вимог ДСТУ 4163:2020 для копій.

Якщо кадрові документи (накази) будуть оформлені з порушенням вимог ДСТУ 4163:2020, чи можуть органи Держпраці оштрафувати підприємство за це порушення на підставі ст. 265 КЗпП?

З боку органів Держпраці теж маловірогідне застосування штрафів. Адже навіть якщо кадровий наказ буде оформлено з порушенням вимог ДСТУ 4163:2020, то це порушення у сфері стандартизації. А ст. 265 КЗпП передбачає штрафи за порушення трудового законодавства.

Тому навіть якщо такий штраф буде застосований органом Держпраці, то його цілком можна оспорити. Ну, а щоб уникнути спірних моментів із контролюючими органами, ми радимо вам усе ж таки дотримуватися добровільно вимоги ДСТУ 4163:2020, коли оформляєте кадрові документи.

А чи обов’язково дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 при оформленні первинних бухгалтерських документів? Особливо, якщо є затверджена типова форма документа.

Питання спірне, але ми вважаємо, що не обов’язково. Наведемо наші аргументи.

По-перше, у сфері бухобліку пріоритет мають нормативні документи, що регламентують цю сферу, а саме:

• Закон «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV;
• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення № 88).

Саме у цих нормативних актах наведено вимоги до первинних документів, зокрема до наявності в них обов’язкових реквізитів. І вказівки на необхідність застосування до первинних документів правил національного стандарту, що регламентує діловодство, у цих нормах немає.

По-друге, ДСТУ 4163:2020 поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що створюються в результаті діяльності юросіб (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020), а саме:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Але чи можна первинні документи віднести до організаційно-розпорядчих?

З визначення первинного документа, наведеного в п. 2.1 Положення № 88, зробити однозначний висновок складно. Там сказано, що первинні документи — це документи, створені в письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження і дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Ми не виключаємо, що Мінфін висловить свою позицію із цього питання. А поки питання залишається спірним, радимо при складанні первинних документів дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 у добровільному порядку.

Проте якщо йдеться про затверджену типову форму документа і до цієї форми не були внесені зміни відповідно до національного стандарту, тоді користуватися потрібно затвердженою типовою формою.

Вас може зацікавити Книга обліку наказів з персоналу Придбати Журнал «КАДРОВИК.UA» Придбати Книга обліку щорічних і додаткових відпусток Придбати