Що говорить Мінсоцполітики про особову картку № П-2 у кадровій документації ФОПа? Яка позиція Держпраці та Держстату? Чи є судова практика з цього питання?

Коментар до листів Держпраці від 16.09.2021 р. № 6093/4/4.1-ЗВ-21
та Держстату від 25.08.2021 р. № 19.1.2-26/О-117-21/122

ФОПи й кадрова документація — це вічна суперечка. Звісно, ФОПи хочуть вести якнайменше документів, що стосується найманих працівників, особливо, якщо ще й додаткового працівника слід найняти, який буде «вести кадри». Але контролери останнім часом все частіше наполягають на тому, що ФОП такий самий роботодавець, як і юрособи, тож жодних йому полегшень.

Чи має ФОП вести так звану «кадрову первинку»? Так. Але більшість складає форми, без яких не обійтися — заяви, накази, трудові книжки тощо. А якщо зануритися глибше?

Нагадаємо, наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656 затверджена типова форма первинної облікової документації № П-2 «Особова картка працівника». Ось про те, чи треба її складати ФОПу, й поговоримо далі.

Що каже Держстат?

Держстат у своєму висновку в коментованому листі м’яко направив за відповіддю до Держпраці. Тим більше, що в останньому абзаці листа згадано лише про підприємства й складається враження, що ФОПів та самозайнятих це не стосується.

Що ж, до позиції Держпраці ми ще дійдемо. А зараз поговоримо, як саме треба складати особові картки. І ось тут важливо, що фахівці Держстату роз’яснили у листі, що можна вести кадрову первинку й в електронній формі. А як же підписи працівників?

Нагадаємо, що у ст. 29 КЗпП зазначається, що ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами власника або уповноваженого ним органу щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку. У такому разі підтвердженням ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Вимоги типових форм передбачають обов’язковість ведення респондентами первинного обліку показників, зазначених у цих формах. Під обов’язковістю Держстат закликає розуміти насамперед необхідність ведення первинного обліку в цілому, а не питання обов’язковості використання типових форм.

Тобто для Держстату важливо аби первинний облік вівся, але як саме це буде робитися — неважливо. Принаймні так виглядають висновки у коментованому листі.

Та більшість все ж таки буде складати первинні кадрові документи за наявними типовими формами. Адже навіщо вигадувати велосипед, якщо його вже створено і враховано все, що необхідно?

Висновки, які робить Держстат, дуже м’які й дещо розмиті. Але ті, хто здавав звіти у статистику, знають, що на практиці про жодну м’якість не йдеться, вимагають чіткості та щоб все за їх формулами сходилось. Тому все начебто і лояльно до роботодавців у цьому листі. Але посмак залишився неоднозначний. Але ж на цю ж тему є ще лист Держпраці!

Що каже Держпраці?

Держпраці нагадала, що метою затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» було вдосконалення державних статистичних спостережень підприємств, установ, організацій щодо обліку особового складу. І тут же робить висновок, що не передбачено ведення типової форми первинного обліку № П-2 для самозайнятих осіб та ФОПів!

Тобто все добре, далі можна не читати? Припиняємо вести ці форми і все на тому? Аж ніяк. Тому що в цьому ж листі Держпраці сама собі суперечить і зазначає, посилаючись на ще чинну Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58): з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці форми № П-2 (в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки).

Тобто виходить дуже цікава ситуація. Наказом, яким затверджена сама форма, для ФОП не встановлено обов’язку цю форму складати. А іншим нормативним документом, який стосується паперових трудових книжок, які на сьогодні складати вже не обов’язково (лише за бажанням працівників), такий обов’язок встановлено — не для ФОПів, щоправда, але, на думку Держпраці, для всіх роботодавців.

Ось вам і роз’яснення профільного контролюючого органу. Посмак неоднозначності й тут. ФОП не має вести особову картку № П-2, але з кожним записом, який внесено до трудової книжки, слід ознайомити в особовій картці № П-2?

Не оминули фахівці Держпраці й теми діджиталізації. Вони теж згадали, що первинну кадрову документацію можна складати і в електронному вигляді, й ця норма поширюється і на юросіб, і на ФОПів. Нагадаємо, електронний документ — це документ в електронній формі, який засвідчили електронним підписом. А у випадку з особовою карткою підписів буде два — кадровика або ж самого ФОПа, який склав цей документ, і працівника, який записи в цьому документі прочитав і підтверджує.

Особова картка № П2 має зберігатися 75 років.

До слова, в наказі Мінекономіки від 27.10.2020 р. № 2161, яким затверджено акт, що складається за результатами проведення планового (позапланового) заходу державного нагляду (контролю) щодо додержання вимог законодавства у сферах охорони праці, промислової безпеки, гігієни праці, поводження з вибуховими матеріалами промислового призначення, праці, зайнятості населення, зайнятості та працевлаштування осіб з інвалідністю, здійснення державного гірничого нагляду, не зазначено ні слова про особову картку форми № П-2.

Але, як показує практика перевірок, представники Держпраці часто вимагають, щоби ФОП надали їм під час перевірки особові картки працівників цієї форми! Обґрунтування — вже згаданий вище п. 2.5 Інструкції № 58, згідно з яким з кожним записом, що вноситься до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення та звільнення, працівник має бути ознайомлений під підпис в особовій картці типової форми № П-2.

І Держпраці передає естафету далі. Мовляв, ФОП, який не згоден, і вважає, що не має вести особові картки, може звернутися до Мінекономіки. Ось листа від цього міністерства ми поки що не маємо.

Що говорять інші?

Мінсоцполітики у листі від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06 вважало, що типова форма № П-2 є основним первинним документом з обліку особового складу. І зауважило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов’язковим для всіх роботодавців, у т. ч. для роботодавців-фізосіб. Це випливає зі змісту абзацу другого п. 1.1 р. І Інструкції зі статистики кількості працівників від 28.09.2005 р. № 286, за яким її дія поширюється, в тому числі і на таку категорію роботодавців.

Наголосимо, що, на думку Мінсоцполітики, особову картку потрібно заводити та заповнювати на кожного працівника (у тому числі на сумісників) в одному примірнику.

Звісно, тут слід сказати про військовий облік. Норми Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних від 07.12.2016 р. № 921 (далі — Порядок № 921) зазначають про обов’язковість ведення особових карток. Але військовий облік поки що не зобов’язані вести ФОПи, принаймні, так говорить закон.

Пунктом 5 ст. 34 Закону «Про військовий обовязок і військову службу» від 25.03.1992 р. № 2232-XII (далі — Закон № 2232) та п. 15 Порядку № 921 державним органам, а також підприємствам, установам та організаціям, незалежно від їх підпорядкування та форми власності, визначений обов’язок організовувати і безпосередньо вести персональний військовий облік призовників і військовозобов’язаних, що в них працюють.

Державні органи, підприємства, установи та організації ведуть персональний облік призовників і військовозобов’язаних за місцем їх роботи (навчання) (п. 36 Порядку № 921).

Ведення військового обліку фізособою-підприємцем не передбачено. Але Міноборони, спираючись на ч. 5 ст. 34 Закону № 2232, підкреслює, що ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних за місцем їх роботи або навчання покладається у тому числі й на громадян-підприємців та інших самозайнятих осіб (листи Генштабу ЗСУ від 27.09.2017 р. № 321/5989, Міноборони від 13.11.2017 р. № 321/7065).

Водночас КУпАП не передбачає адміністративної відповідальності для фізосіб-підприємців ані за неподання до військкоматів списків працівників, які підлягають приписці до призовних дільниць, ні за приймання на роботу працівників, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання, ні за незабезпечення сповіщення про виклик у військкомат.

Військовий облік громадян, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, не ведеться. Про це, зокрема, йдеться в листі Міноборони від 13.11.2017 р. № 321/7065.

Попри те, що Міноборони зазначає в своїх листах про обов’язковість ведення військового обліку ФОПам, прямі норми законодавства говорять зворотне. Тож, коли зайде мова про особові картки у ФОПа в контексті ведення військового обліку, відповідь тут однозначна: ФОП не веде військовий облік.

Але є й судова практика, коли суди в питання наявності особових карток у ФОПа підтримують контролерів (див. постанову Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17).

Висновки редакції

Які листи — такі й висновки.

Як бачимо, думки розділилися. Хтось заявляє про необхідність ведення особових карток у ФОПа, хтось говорить, що не треба вести ФОПам особові картки. Але свої слова піддає сумнівам, згадавши про трудові книжки й п. 2.5 Інструкції № 58.

Вважаємо, що в цьому питанні мають крапку поставити чіткі норми законодавства, в яких би однозначно зазначалося, які первинні кадрові документи ФОП-роботодавець має вести, а які ні. А поки їх немає, вся надія на роз’яснення від Мінекономіки.

Обережним ФОП-роботодавцям радимо такі особові картки складати.

Галина Казначей