Відповідно до статті 24 Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» страховий стаж — це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.
Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом (до 01.01.2004), зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.
Під час підготовки документів для призначення пенсії, а також і під час отримання пенсії виникають питання щодо підрахунку страхового стажу зокрема, як зарахувати стаж до 1 січня 2004 року та після набрання чинності Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
До набрання чинності цим законом з 1 січня 2004 року, який ввів поняття страхового стажу, стаж вважався трудовим.
Звертаємо увагу на те, що до страхового стажу, відповідно до норм нового закону, зараховуються лише періоди за які було сплачено страхові внески.
При цьому до страхового стажу прирівнюється весь трудовий стаж, набутий до 1 січня 2004 року, тобто ті періоди трудової діяльності до 1 січня 2004 року, як це передбачено нормами Закону України «Про пенсійне забезпечення» та законодавством СРСР.
До 01.01.2004 стаж зараховується на підставі записів у трудовій книжці.
Відповідно до Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній від 12.08.1993 р. № 637 за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються:
дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування;
довідки, виписки із наказів;
особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати;
посвідчення, характеристики; письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв’язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі.
За відсутності документів з інших причин трудовий стаж установлюється також напідставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі, але при цьому вони повинні мати документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника, та обов’язково необхідно надати довідку архіву про відсутність відомостей про роботу заявника.
У разі коли в трудовій книжці є записи про періоди роботи до 01.01.2004 з виправленнями або недостовірні чи неточні записи про періоди роботи на підприємствах, в установах, організаціях або їх правонаступниках, розташованих на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, для стажу роботи, який дає право на пенсію, підтвердження зазначених періодів здійснюється Комісіями з питань підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії, утворених відповідно до постанови Правління Пенсійного фонду України від 10.11.2006 р. № 18-1.
Для підтвердження періодів роботи на підприємствах, які розташовані на тимчасово окупованій території, заявник (його представник) подає трудову книжку та зазначає у заяві дані про свідків (не менше двох), які знають заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації і мають документи про свою роботу за період, щодо якого вони підтверджуватимуть роботу заявника. Заявник (його представник) може додатково подавати інші документи про стаж роботи.
Після 01.01.2004 стаж зараховується за даними персоніфікованого обліку виходячи з суми сплачених внесків.
До 1 січня 2004 року зараховується військова служба на підставі військових квитків, довідок військових комісаріатів, військових частин та установ Міноборони, довідок архівних та військово-лікувальних установ.
Після 01.01.2004 стаж зараховується за даними персоніфікованого обліку.
Робота за цивільно-правовими договорами до 01.01.2004 зараховується за умови виплати страхових внесків (на підставі відповідного договору та інших документів, що підтверджують період роботи та сплату страхових внесків).
Після 01.01.2004 зараховується за даними персоніфікованого обліку виходячи із суми сплачених внесків.
Період отримання допомоги по безробіттю до 1 січня 2004 року зараховується за записами в трудовій книжці, внесеними органом державної служби зайнятості, або на підставі довідки служби зайнятості про період отримання допомоги по безробіттю. Після зазначеного періоду на підставі записів у трудовій книжці, довідки служби зайнятості, а починаючи з 01.01.2010 — за даними персоніфікованого обліку.
Навчання у вищих та середніх спеціальних навчальних закладах до 1 січня 2004 зараховується лише період з денною формою навчання і підтверджується дипломами, посвідченнями, свідоцтвами, а також довідками та іншими документами, які видані на підставі архівних даних і містять відомості про період навчання.