Відповідно до статті 24 Закону України Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» страховий стаж — період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Періоди трудової діяльності та інші періоди, що враховувалися до стажу роботи для призначення пенсії до набрання чинності цим Законом (01.01.2004), зараховуються до страхового стажу в порядку і на умовах, передбачених законодавством, що діяло раніше, крім випадків, передбачених цим Законом.

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній» від 12.08.1993 р. № 637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка.

За відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні необхідні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

За відсутності документів про наявний стаж роботи та неможливості їх одержання у зв’язку з воєнними діями, стихійним лихом, аваріями, катастрофами або іншими надзвичайними ситуаціями стаж роботи, який дає право на пенсію, встановлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі.

За відсутності документів з інших причин трудовий стаж установлюється на підставі показань не менше двох свідків, які б знали заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (в тому числі колгоспі) або в одній системі і мали документи про свою роботу за час, стосовно якого вони підтверджують роботу заявника. При цьому обов’язково необхідно надати довідку архіву про відсутність відомостей про роботу заявника.

У разі коли в трудовій книжці є записи про періоди роботи до 01.01.2004 з виправленнями або недостовірні чи неточні записи про періоди роботи на підприємствах, в установах, організаціях або їх правонаступниках, розташованих на тимчасово окупованих територіях у Донецькій та Луганській областях, Автономній Республіці Крим і м. Севастополі, стаж роботи, який дає право на пенсію підтвердження зазначених періодів здійснюється Комісіями з питань підтвердження стажу роботи, що дає право на призначення пенсії, утворених відповідно до постанови Правління Пенсійного фонду України від 10.11.2006 р. № 18-1 із змінами та доповненнями.

Для підтвердження періодів роботи на підприємствах, які розташовані на тимчасово окупованій території, заявник (його представник) подає трудову книжку та зазначає у заяві дані про свідків (не менше двох), які знають заявника по спільній з ним роботі на одному підприємстві, в установі, організації (у тому числі в колгоспі) і мають документи про свою роботу за період, щодо якого вони підтверджуватимуть роботу заявника. Заявник (його представник) може додатково подавати інші документи про стаж роботи.

Для підтвердження періодів роботи на підприємствах, які розташовані на тимчасово окупованій території, територіальний орган Пенсійного фонду України запрошує та опитує свідків. Результати опитування свідка оформляються Актом опитування свідка

Акти опитування свідків (заяви свідків) та копії документів про їх роботу за час, щодо якого вони підтверджують роботу заявника, додаються до заяви про підтвердження стажу та передаються на розгляд Комісії, яка приймає рішення щодо підтвердження стажу роботи або про відмову в його підтвердженні та не пізніше п’яти робочих днів з дня його прийняття повідомляють заявника про прийняте рішення.

«До пенсії потрібно готуватися заздалегідь» — кажуть фахівці органів Пенсійного фонду. Тому, радимо завчасно переглянути внесені записи до трудової книжки і у разі виявлення неточних записів звернутися до підприємства чи архівних установ за отриманням відповідних довідок.