У Пенсійному фонді України сформована та постійно поповнюється унікальна база даних про всіх застрахованих осіб — Реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

На кожну застраховану особу у Реєстрі створюється персональна електронна облікова картка з унікальним номером, в якій накопичується чимало важливої інформації. На основі даних, наявних в Реєстрі застрахованих осіб, проводиться нарахування всіх соціальних виплат: оплата листків непрацездатності, виплата допомоги по безробіттю, субсидій, пенсій, нарахування інших державних допомог.

Одним із джерел наповнення Реєстру застрахованих осіб є звітність страхувальників про нарахування внесків та інформація про сплату внесків. Тому велика увага приділяється виправленню помилкових звітів.

Якщо страхувальником подано звіт з помилками та не проведено коригування, відповідно застраховані особи даного страхувальника втрачають стаж і дані про нараховану заробітну плату за цей період.

Також керівниками та бухгалтерами часто допускаються помилки у звітності, зокрема, в ідентифікаційних номерах, паспортних даних осіб, що відмовилися від реєстраційного номеру облікової картки платників податків за релігійними переконаннями, проводиться невірне відображення перехідних сум лікарняних та відпускних, є випадки невідображення особи у звітності або нарахування заробітної плати менше мінімально встановленого розміру.

Кожне з цих порушень призводить до втрати стажу застрахованою особою. Працівниками Фонду щомісячно проводиться робота з підприємствами та організаціями щодо виправлення даних помилок, але запорука накопичення достовірної інформації в обліковій картці кожної застрахованої особи та отримання в майбутньому гарантованих державою виплат — це саме контроль та перевірка персональних даних кожною особою самостійно.

Зробити це можна через особистий кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду України.