Статтею 2 Закону України «Про відпустки» визначено, що право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Право на відпустки забезпечується гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості зі збереженням на її період місця роботи (посади), заробітної плати.
У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 1 ст. 24 Закону України «Про відпустки»).
Згідно зі статтею 3 Закону України «Про відпустки» за бажанням працівника у разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.
У разі звільнення працівника у зв’язку із закінченням строку трудового договору невикористана відпустка може за його бажанням надаватися й тоді, коли час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. У цьому випадку чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки.
Отже, роботодавець за бажанням працівника, який звільняється, зобов’язаний надати йому невикористану відпустку. Виняток становить лише звільнення працівника за порушення трудової дисципліни.
У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності.