Підставою для призначення матеріального забезпечення є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.
Відповідно до частини третьої ст. 30 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 р. № 1105-ХІV рішення про призначення матеріального забезпечення та надання соціальних послуг приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування, що створюється (обирається) на підприємстві. Комісія не тільки контролює правильність нарахування і своєчасність виплат, а й також приймає рішення про відмову в його призначенні та розглядає підставу і правильність видачі листка непрацездатності, заповнення всіх необхідних граф документа, наявність виправлень.
Допомога по тимчасовій непрацездатності не надається:
у разі одержання застрахованою особою травм або її захворювання при вчиненні нею кримінального правопорушення;
у разі навмисного заподіяння шкоди своєму здоров’ю з метою ухилення від роботи чи інших обов’язків або симуляції хвороби;
за час перебування під арештом і за час проведення судово-медичної експертизи;
за час примусового лікування, призначеного за постановою суду;
у разі тимчасової непрацездатності у зв’язку із захворюванням або травмою, що сталися внаслідок алкогольного, наркотичного, токсичного сп’яніння або дій, пов’язаних з таким сп’янінням;
за період перебування застрахованої особи у відпустці без збереження заробітної плати, творчій відпустці, додатковій відпустці у зв’язку з навчанням.
Застраховані особи, які в період отримання допомоги по тимчасовій непрацездатності порушують режим, встановлений для них лікарем, або не з’являються без поважних причин у призначений строк на медичний огляд, втрачають право на цю допомогу з дня допущення порушення на строк, що встановлюється рішенням органу, який призначає допомогу.
Порядок заповнення листків непрацездатності визначено Інструкцією про порядок заповнення листка непрацездатності, затвердженою наказом МОЗ України від 03.11.2004 р. № 532/274/136-ос/1406.
Комісія із соціального страхування має право повернути листок непрацездатності на доопрацювання у заклади охорони здоров’я, якщо той був виданий з порушеннями діючих інструкцій.
Найбільш поширені порушення при заповненні листків непрацездатності:
вказується скорочена назва підприємства та не заповнюється його адреса;
не підкреслюється слово «первинний» або «продовження»;
не підкреслюється причина непрацездатності;
не вказується режим (стаціонарний, амбулаторний тощо);
у разі помилок в тексті запис «Виправленому вірити» часто не завірений підписом лікуючого лікаря або відсутня печатка закладу охорони здоров’я «Для листків непрацездатності»;
немає підпису завідувача відділення якщо тимчасова непрацездатність триває понад 10 календарних днів при амбулаторному лікуванні.
Обов’язок роботодавця вести Журнал реєстрації листків непрацездатності передбачений статтею 739 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5.