Відповідно до ч. 2 ст. 80 КЗпП та ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» № 504/96-ВР від 15.11.1996 року (далі — Закон № 504) щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період або продовжена у зв’язку з:
тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Це правило поширюється також на додаткові відпустки працівникам, які мають дітей, що надаються на підставі ст. 19 Закону № 504. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період (ч. 4 ст. 80 КЗпП та ч. 4 ст. 11 Закону № 504).
Продовжувати або переносити відпустку на дні лікарняного по догляду за дитиною (іншим членом сім’ї) не можна. Тому, якщо працівник у період щорічної відпустки доглядає за хворою дитиною, то відпустка на дні хвороби дитини не продовжується.
У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності.