Відповідно до ч. 10 ст. 10 Закону України «Про відпустки», черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (чи її представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, та доводиться до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
На вимогу працівника щорічна відпустка повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки, або несвоєчасної виплати власником або уповноваженим ним органом заробітної плати працівнику за час щорічної відпустки.
Відпустку також має бути перенесено на інший період або продовжено (відповідно до ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» в разі:
тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку;
виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
збігу щорічної відпустки з навчальною відпусткою;
В окремих випадках відпустка може бути перенесена з ініціативи роботодавця на інший період, однак тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом у разі, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.
У разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період з додержанням вимог статті 12 Закону України «Про відпустки».
Слід зазначити, що при продовженні відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю невикористана частина щорічної відпустки по закінченні тимчасової непрацездатності не використовується працівником самостійно, вона має бути надана.
У книзі обліку щорічних і додаткових відпусток працівників подані рекомендації щодо його ведення з метою якісного обліку та здійснення оперативного контролю наданих відпусток, а також, щоб використовувати його дані для підготовки квартальної і річної звітності.