Статтею 48 Кодексу законів про працю України та Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі — Інструкція № 58) зазначено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

П. 2.4 Інструкції № 58 зазначено, що запис про звільнення працівника роботодавець вносить до трудової книжки в день звільнення. Але потрібно також слід враховувати, що у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи в цій установі, засвідчуються підписом керівника установи (уповноваженою ним особою) та печаткою установи або відділу кадрів, що зазначає п. 4.1 Інструкції № 58.

Стаття 47 КЗпП і п. 4.1 Інструкції № 58 передбачають, що роботодавець зобов’язаний у день звільнення працівника видати йому трудову книжку із внесеним записом про звільнення. Якщо працівник з невідомих причин не отримав трудову книжку в день звільнення наприклад, був відсутній у день свого звільнення, не зайшов у відділ кадрів за трудовою книжкою, то установа повинна потурбуватися про документальне оформлення цього факту. Справа у тому, що в разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця працівник має право звернутися до суду (дане питання вирішується в судовому порядку).

Ч. 5 ст. 235 КЗпП, абз. 6 п. 4.1 Інструкції № 58 передбачає, що у випадку, якщо суд винесе рішення на користь працівника, роботодавець зобов’язаний буде виплатити такому працівникові середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Розрахунок середньої заробітної плати у разі вимушеного прогулу здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.1995 р. № 100, виходячи з виплат за останні два календарні місяці, що передують події, з якою пов’язана відповідна виплата.

У випадку затримки видачі трудової книжки днем звільнення вважатиметься день видачі трудової книжки. Про день видачі трудової книжки видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника.

Варто нагадати, що у разі затримки видачі трудової книжки з вини роботодавця йому можуть загрожувати фінансові санкції у вигляді штрафу як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 мінімальної зарплати (зараз — 4173 грн). Також передбачається притягнення посадових осіб організації, установи (бухгалтера, кадровика) до адміністративної та дисциплінарної відповідальності за порушення інших вимог трудового законодавства.

Пунктом 4.2 Інструкції № 58 зазначено, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення (рекомендований лист з повідомленням про вручення) із вказівкою про необхідність з’явитися для отримання трудової книжки в установі. Проте, слід звернути увагу, що п. 4.2 Інструкції № 58 зазначає, що надсилати трудову книжку звільненому працівнику роботодавець має право виключно з письмового дозволу працівника. Якщо письмової згоди на пересилання трудової книжки поштою роботодавець не отримав, то слід керуватися п. 6.2 Інструкції № 58, відповідно до яких трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку не затребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного строку їх можна знищити в установленому порядку.

Якщо у вас зазначеного дозволу немає, зберігайте трудову книжку, не отриману звільненим працівником, протягом 2 років у відділі кадрів установи окремо від інших трудових книжок працівників. Якщо і протягом цих двох років працівник не виявить бажання отримати свою трудову, передавайте її до архіву установи. В даній установі трудова книжка повинна зберігатися протягом 50 років. Після закінчення зазначеного терміну її можна знищити в установленому порядку (передбачено п. 6.2 Інструкції № 58).

У випадку смерті працівника (або за наявності судового рішення про визнання особи безвісти зниклою) трудова книжка може бути видана на руки її найближчим родичам під підпис або надіслана поштою за їхньою вимогою. Чинним законодавством чітко передбачено, що трудова книжка видається тільки працівнику, який звільняється. Випадків видання трудової книжки за дорученням або на підставі пред’явлення паспорту родича звільненого працівника, законодавством не передбачено.