Кадрова документація регламентує порядок використання роботодавцем найманої праці, реєстри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

Законодавство орієнтоване як на юридичних осіб, проте, поширюється і на фізичних осіб — підприємців (ФОП), оскільки відповідно до статті 21 КЗпП України вони мають право укладати трудові договори з найманими працівниками, тому юридичні особи та ФОП — зобов’язані вести кадрову документацію.

При прийнятті на роботу треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і співробітником будуються на основі трудового договору.

Працівник може бути допущений до роботи тільки після (ст. 24 КЗпП):

• укладення трудового договору;
• оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийняття на роботу;
• повідомлення фіскальної служби.

Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.

Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:

• особисті картки робітників з наступним переліком копій документів:
• паспорт,
• диплом про освіту з додатком,
• ідентифікаційний код,
• посвідчення про наявність пільг (ветерани війни, чорнобильці, інваліди),
• свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування,
• фото (3 х 4),
• свідоцтво про шлюб,
• свідоцтво про народження дитини (до 15-ти років),
• медична книжка (в разі необхідності);
• накази і заяви на прийом на роботу і звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відряджень, преміювання, дисциплінарні стягнення (і ін.);
• книга обліку наказів, що стосуються трудових відносин;
• журнал обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (за власним бажанням);
• табелі обліку використання робочого часу, графіки змінності;
• документи, які підтверджують нарахування та виплату заробітної плати (індексації, компенсації втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати; розрахунки з працівниками при звільненні, оплата за роботу в нічний час, святкові, неробочі дні, надурочний час, за роботу у важких і шкідливих умовах, час простою, в зв’язку з нещасним випадком, тимчасовою втратою непрацездатності тощо);
• договору про повну матеріальну відповідальність;
• договору цивільно-правового характеру, акти виконаних робіт;
• строкові трудові договори з найманими працівниками;
• посадові інструкції;
• трудові договори (у т. ч. контракти);
• графіки відпусток;
• штатні розклади;
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про оплату праці (преміювання тощо);
• документи на проведення медогляду співробітників (в разі необхідності).

ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7).

Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58). Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні. Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є). Трудові книжки працівників, праця яких пов’язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.21-1 Інструкції № 58).

Ірина Константинова