Порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 року № 413 (далі — Постанова № 413).

Зокрема, Постановою № 413 визначено, що повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) чи ФОП-СГД до територіальних органів ДФС за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою згідно з додатком до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Норми статті 24 КЗпП України та Постанови № 413 поширюються на всі випадки, коли працівник виконує роботу на умовах трудового договору, при цьому працівник не може бути допущений до роботи без повідомлення до Державної фіскальної служби та її територіальних органів, оскільки в названих законодавчих актах чітко визначено, що повідомлення до ДФС подається до початку роботи працівника.

У додатку до Постанови № 413 у графах № 8 і 9 форми повідомлення про прийняття працівника на роботу подається інформація про дату видання наказу й дату виходу на роботу та зазначається дата формування повідомлення. Тож повідомлення про прийняття на роботу є частиною укладання трудового договору.

У листі від 10.08.2015 р. № 1038/13/84-15 Мінсоцполітики акцентує, що до початку роботи працівника інформація про його зарахування має бути подана до Державної фіскальної служби або її територіальних органів. Крім того, у вказаному листі Мінсоцполітики нагадує про нюанси подання такого повідомлення, зокрема:

1) дата наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не співпадають;

2) подання повідомлення про прийнятих працівників за допомогою підприємств поштового зв’язку не передбачено. Про це фахівці Мінсоцполітики говорили також в листі від 19.08.2015 р. № 1069/13/84-15;

3) встановлено реквізити, які дають можливість подання уточнюючого повідомлення у разі необхідності внесення змін до повідомлення про прийняття працівника на роботу або допущення помилки роботодавцем — тип: початкове або скасовуюче. Тобто, у разі якщо роботодавцем було подано повідомлення про прийняття працівника на роботу, але працівник так і не приступив до виконання обов’язків, то роботодавцем подається повідомлення про прийняття працівника на роботу типу «скасовуюче» (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. № 492/13/84-16).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

• засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
  
  
• на паперових носіях разом з копією в електронній формі;
  
  
• на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.

Власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган (особа) чи фізична особа подає повідомлення про прийняття працівників на роботу на паперових носіях за умови, якщо на дату формування такого повідомлення у страхувальника трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма найманими працівниками. Тобто, у повідомленні заповнюються рядки не більше ніж на п’ять прийнятих осіб, незалежно від кількості уже працюючих на підприємстві найманих працівників (лист ДФСУ від 05.10.2015 р. № 21095/6/99-99-17-03-03-15).