Потрапляючи до підприємства, організації, установи (далі — підприємство), лист проходить такі три головні етапи:

• перший: власне надходження до підприємства. На цьому етапі отриманий документ попередньо розглядають, передають керівництву (якщо листа адресовано особисто йому або якщо адресата — конкретної посадової особи чи структурного підрозділу — не зазначено), реєструють;
  
  
• другий: виконання документа — збирання та опрацювання необхідної інформації; підготовка проекту листа-відповіді; оформлення, узгодження й подання його на підписання керівникові; підготовка до відправлення;
  
  
• третій: надсилання відповіді адресатові. На цьому етапі листа перевіряють, реєструють і надсилають заявникові.

Безумовно, усі три етапи важливі, адже від правильності їх проходження залежить, як швидко й ефективно вирішуватимуть питання, порушене у вхідному листі.

Розгляньмо кілька найпоширеніших помилок, яких припускаються під час роботи зі службовими листами на третьому етапі.

Помилка перша: відсутня відмітка-посилання на номер і дату вхідного листа, на який дають відповідь

До чого призводить: ускладнює пошук документа та додавання його до справи.

Як має бути: цей обов’язковий реквізит листа-відповіді розташовують у спеціально відведеному місці на рівні реєстраційного індексу вихідного листа або під ним.

Помилка друга: відсутні додатки, перелічені в листі-відповіді

До чого призводить: адресат, який отримав такого листа-відповідь, не зареєструє його, натомість має повідомити про це відправника телефоном або відповідним листом. Відтак питання, порушене в першому листі заявника, не буде вчасно вирішене, що може призвести до різних наслідків, у тому числі фінансових збитків чи штрафних санкцій.

Як має бути: під час приймання від виконавців вихідних документів діловод зобов’язаний перевірити, окрім іншого, чи є в листі відмітка про додатки, а також їх наявність і повноту;

Помилка третя: немає відмітки про виконавця документа або його зазначають неправильно

Наприклад досить часто таким уважають секретаря, який друкує листа й надсилає його заявникові. Проте це не так. Виконавцем є працівник, що безпосередньо готує текст листа, складає до нього заголовок, визначає адресата.

До чого призводить: якщо в заявника виникнуть запитання щодо наданої відповіді, він не матиме змоги оперативно отримати інформацію від виконавця документа.

Як має бути: нижче підпису керівника підприємства слід поставити без відступу від межі лівого поля (без абзацу) відмітку про виконавця документа, а саме: його прізвище, ім’я, по батькові, номер службового телефону. Для цього реквізиту використовують гарнітуру Times New Roman і шрифт розміром 8–12 друкарських пунктів.