Посадова інструкція — це внутрішній документ підприємства, який визначає конкретний перелік посадових обов’язків працівника відповідно до його категорії (керівник, професіонал, фахівець, технічний службовець тощо).

У Загальних положеннях Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників передбачено, що конкретний перелік робочих (посадових) обов’язків визначається робочими (посадовими) інструкціями працівників усіх категорій, які розробляють і затверджують роботодавці на основі типової кваліфікаційної характеристики, враховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників цих груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації.

Якщо виникає необхідність, завдання та обов’язки, включені до типової кваліфікаційної характеристики тієї чи іншої професії (посади), можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп професій (посад), рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності, кваліфікації.

Посадові інструкції після їх затвердження керівником підприємства, організації, установи або за дорученням його заступниками, доводяться до працівника під розписку. Якщо працівник відмовляється ставити підпис у посадовій інструкції, з якою його ознайомили, про це необхідно скласти акт. І, звичайно, з’ясувати причину відмови та викласти її в акті.

До посадових інструкцій може бути внесено зміни, доповнення лише на підставі наказу керівника підприємства, установи, організації за згодою працівника. Наказ про внесення змін, доповнень до посадової інструкції видається в разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, раціональним розподілом праці.