Как известно, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Довольно часто работникам кадровых служб приходится дополнять трудовую книжку вкладышем или вообще открывать дубликат трудовой. В каких случаях и как правильно это сделать?

Вкладыши

В случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем (п. 3.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58, далее — Инструкция № 58). Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется собственником или уполномоченным им органом по месту работы работника в таком же порядке, что и трудовая книжка. Без нее вкладыш считается недействительным.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставят штамп размером 10 × 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», здесь отмечают серию и номер вкладыша. В случае каждой последующей его выдачи должен проставляться второй штамп и отмечаться серия и номер вкладыша.

Дубликаты

Дубликат трудовой книжки выдают в случае ее потери или повреждения. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы (п. 5.1 Инструкции № 58).

Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения — в другие сроки работодатель должен выдать работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам.

Если работник до поступления на предприятие уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 сначала вносят запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж работы записывают суммарно: отмечают общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывают по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 — наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник.

После этого в графе 2 записывают дату увольнения, а в графе 3 — причину, если в предоставленном работником документе имеются такие данные.

В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого выполнены соответствующие записи в дубликате.

Обратите внимание: если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые есть в документах.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.), то работодатель по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней) (п. 5.5 Инструкции № 58).

В то же время на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делают надпись «Взамен выдан дубликат», а книжку возвращают ее владельцу. В случае трудоустройства на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Дубликат также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации. Его выдают на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации, которая предоставляется в произвольной форме.

В случае восстановления доступа к трудовой книжке записи с дубликата о периодах работы переносят в трудовую книжку. При этом на первой странице дубликата делают надпись: «Дубликат аннулирован», заверяют печатью работодателя по последнему месту работы работника и дубликат возвращают его владельцу.

Вас може зацікавити Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Придбати Посібник «Прийняття та звільнення: законодавство та практика» Придбати Книга обліку наказів з персоналу   Придбати