В последнее время все чаще рассматривается вопрос об отказе от трудовых книжек или ведении их в электронном виде. Но пока трудовая книжка — основной документ работника, удостоверяющий его трудовую деятельность. Что нужно знать работодателям о трудовых книжках?

На кого оформляют трудовые книжки

Трудовые книжки являются основным документом о трудовой деятельности человека (ст. 48 Кодекса законов о труде Украины, далее — КЗоТ). Их оформляют на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней. Трудовые книжки ведут также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию, студентов высших и учеников профессионально-технических учебных заведений, которые проходят стажировку на предприятии, в учреждении, организации.

На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки оформляют только по месту основной работы.

Трудовые книжки ведут по правилам, утвержденным Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58 (далее — Инструкция № 58).

Правила для работодателя

Работодатель должен соблюдать основные правила при работе с трудовыми книжками:

• приказом назначить работника, ответственного за ведение трудовых книжек, книги учета движения трудовых книжек ;
  
  
• контролировать наличие бланков трудовых книжек и вкладышей;
  
  
• обеспечить условия хранения трудовых книжек и бланков (вкладышей).

Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета, регулируются постановлением Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 г. № 301 (далее — Постановление № 301). Этим постановлением также утверждены образцы бланков трудовой книжки и вкладыша к ней.

При приеме на работу работнику обязаны предоставить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке, и вкладыш к ней (при наличии). Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек на предприятии, должно проверить:

• подлинность бланка трудовой книжки;
  
  
• данные на титульном листе трудовой книжки, которые следует сверить с данными в паспорте;
  
  
• соответствие записей в трудовой книжке требованиям Инструкции № 58;
  
  
• наличие печати предприятия или кадровой службы и подписи ответственного лица на титульном листе.

Без этих реквизитов трудовая книжка недействительна.

Если работник трудоустраивается впервые

Без трудовой книжки принимают на работу только тех лиц, которые трудоустраиваются впервые. Они должны предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, и диплом или иной документ об образовании или профессиональной подготовке. Военнослужащие (уволенные в запас) и военнообязанные предъявляют военный билет; лица, освобожденные из мест отбывания наказания, — справку об освобождении.

Работникам, поступающим на работу впервые, трудовую книжку заполняют не позднее недельного срока со дня принятия их на работу (п. 2.2 Инструкции № 58).

О хранении трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях, а при увольнении их выдают работникам под расписку в журнале учета.

Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц — субъектов предпринимательской деятельности без создания юридического лица с правом найма, и физических лиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг (повара, няни, водители и т. д.), хранятся непосредственно у работников (п. 2.21-1 Инструкции № 58).

Ответственность за организацию ведения учета, хранение и выдачу трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации.

Вас може зацікавити Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Придбати Посібник «Прийняття та звільнення: законодавство та практика» Придбати Книга обліку наказів з персоналу   Придбати