Про порядок введення трудових книжок мають бути обізнані як роботодавці, так і працівники, перші з метою належного введення, зберігання трудових книжок, а другі — з метою здійснення належного контролю за внесенням записів до трудової книжки, яка разом з іншими документами підтверджують наявність трудових відносин між працівником та роботодавцем.

Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням і обліком, регулюються КЗпП України, постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58).

Чинним законодавством передбачено, що трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Відповідно до ст. 24 КЗпП України працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу.

Наразі актуальним є питання щодо заповнення трудових книжок фізичними особами — підприємцями. З цього приводу висловило свою позицію Мінсоцполітики в листі від 03.12.2015 № 492/06/186-15, в якому йдеться про те, що фізичні особи — підприємці мають право заповнювати трудові книжки працівників за аналогією з пунктом 2.4 Інструкції № 58. Тобто усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться фізичною особою — підприємцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою. У разі відсутності у фізичної особи — підприємця печатки, записи у трудовій книжці завіряються його підписом.

Звертаємо увагу на те, що з 01.01.2015 відмінено обов’язкову реєстрацію, укладеного між працівником та фізичною особою, трудового договору у державній службі зайнятості.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком і запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться роботодавцем за бажанням працівника.

Відповідно до вимог ч. 3 ст. 48 КЗпП України працівникам, що стають на роботу вперше, трудову книжку оформлюють не пізніше 5-ти днів після прийняття на роботу, а студентам вищих й учням професійно-технічних навчальних закладів — не пізніше 5-ти днів після початку проходження стажування (запис у трудову книжку про стажування студентів вноситься підприємством, установою, організацією, де вони проходили стажування, із зазначенням посади, періоду та місця проходження (структурний підрозділ) стажування, спеціальності (кваліфікації) або професії (кваліфікаційного рівня) стажиста). Також, для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали та у зв’язку з цим не мали трудових книжок, відомості про роботу на виробничій практиці, на підставі довідок вносяться підприємством, де надалі вони будуть працювати.

Звертаємо увагу на те, що діяльність осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами, до трудової книжки не заноситься.

Додатково пропонуємо коротко зупинитися на тих питаннях, які потрібно знати кожному роботодавцю при введенні трудової книжки.

Які відомості вносяться до трудової книжки?

До трудової книжки вносяться:

• відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
• відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіх у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
• відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться. Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць — двозначними), наприклад, якщо працівник прийнятий на роботу 01 листопада 2017 року, у графі 2 трудової книжки записується 01.11.2017; акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів. Крім того, записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Запис про звільнення завіряється печаткою. Пам’ятаймо, що днем звільнення вважається останній день роботи.

В який строк необхідно вносити записи в трудову книжку?

Всі записи в трудову книжку вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення ― у день звільнення (п. 2.4 Інструкції № 58).

Що робити, коли нема місця в трудовій книжці для заповнення?

У тому разі, коли у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша.

Де повинні зберігатися трудові книжки?

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах й організаціях як документи суворої звітності (за винятком трудових книжок найманих працівників фізичної особи — підприємця, які після оформлення зберігаються безпосередньо в працівників). Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання та видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства.

Наприкінці необхідно зауважити, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок роботодавець несе відповідальність. Згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення такі порушення кваліфікуються як порушення вимог законодавства про працю, що тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 грн до 1700 грн). Також за порушення інших вимог трудового законодавства передбачена фінансова відповідальність у розмірі однієї мінімальної зарплати (абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗпП).