МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 3 червня 2014 р. № 5695/0/14-14/18

Про втрату листка непрацездатності

<…>
Право на матеріальне забезпечення та соціальні послуги за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, врегульовано Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III (далі — Закон).

Відповідно до статті 51 Закону підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є виданий у встановленому порядку листок непрацездатності.

Відповідно до частини 3 статті 50 Закону рішення про призначення матеріального забезпечення приймається комісією із соціального страхування, яка здійснює контроль за правильним нарахуванням і своєчасною виплатою матеріального забезпечення, приймає рішення про відмову в його призначенні, про припинення виплати матеріального забезпечення (повністю або частково), розглядає підставу і правильність видачі листків непрацездатності та інших документів, які є підставою для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг.

Таким чином, нарахування матеріального забезпечення застрахованій особі може бути здійснене тільки після пред’явлення працівником листка непрацездатності.

До питання 1. Щодо термінів подачі документів для призначення матеріального забезпечення працівником-сумісником.

Відповідно до статті 50 Закону допомога по тимчасовій непрацездатності надається за основним місцем роботи та за сумісництвом у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

Обчислення середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності здійснюється відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.09.2001 р. № 1266 (далі — Порядок).

Відповідно до пункту 21 Порядку, якщо застрахована особа працює за сумісництвом, страхові виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами та оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюються на підставі копії листка непрацездатності, виданого в установленому порядку, засвідченої підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи, та довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

Якщо застрахована особа працює на кількох роботах за сумісництвом, для призначення страхової виплати у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця додатково до документів, зазначених в абзаці першому цього пункту, додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.

На сьогодні чинним законодавством не передбачено обмеження будь-яким строком терміну подачі документів для призначення матеріального забезпечення.

До питання 2. Щодо втрати листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після його оплати.

Якщо листок непрацездатності загублено внаслідок форс-мажорних обставин після оплати, то дії суб’єкта господарювання у разі втрати первинної документації визначені у пункті 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 (далі — Положення). Так, у випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх утрати чи знищення.

З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин, звернутися із заявою до територіального відділення Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) з проханням надати копії всіх утрачених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи,зокрема, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів із зазначенням причин їх втрати.

Оскільки згідно з пунктом 1.14 Інструкції про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затвердженої наказом Міністерства охорони здоров’я України від 13.11.2001 р. № 455, новий листок непрацездатності з позначкою «дублікат» видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась, то від медичної установи, за відповідно оформленим запитом, можливо отримати лише реєстр виданих документів, що засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність і пологи) працівників підприємства.

На підставі отриманих копій документів підприємство має відновити оригінали власних вихідних первинних документів; сформувати журнали господарських операцій та регістри бухгалтерського обліку.

Якщо підсумкові обороти у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними в звітності по коштах Фонду за відповідні звітні періоди, буде поновлено протоколи комісії із соціального страхування про призначення матеріального забезпечення застрахованим особам, банківськими виписками та (або) касовими документами буде підтверджено своєчасність виплати (перерахування) матеріального забезпечення застрахованим особам, то бухгалтерський облік по коштах Фонду можна вважати повністю відновленим, а кошти Фонду — використаними за призначенням.

Отже, ключовим питанням у цьому випадку є своєчасність призначення матеріального забезпечення застрахованим особам та дотримання порядку використання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності.

До питання 3. Щодо втрати первинної документації внаслідок халатності.

Чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непрацездатності внаслідок втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати, але передбачає правила та терміни збереження первинних документів і відповідальність посадових осіб внаслідок їх втрати.

Так, відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-ХІV підприємство повинно самостійно забезпечити належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом встановленого законодавством терміну. Порядок зберігання таких документів, звітних регістрів, бухгалтерської звітності підприємства незалежно від форми власності (крім банків) визначено у вищезгаданому Положенні.

Відповідно до пункту 6.2 Положення первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх в архів підприємства, установи повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Бланки суворої звітності мають зберігатися у сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.

Відповідно до наказу від 15 квітня 2005 року № 162 Міністерства охорони здоров’я України «Про забезпечення бланками листків непрацездатності» листки непрацездатності необхідно зберігати як бланки суворої звітності.

Згідно з пунктом 6.7 Положення зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерських звітів і балансів, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи.

Терміни зберігання ділової документації визначено Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 р. № 41.

При цьому відповідно до пункту 6.8 Положення видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.

За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.

Так, відповідно до статті 921 Кодексу України про адміністративні правопорушення недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від трьох до семи неоподатковуваних мінімумів доходів громадян і попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Крім того, у разі проведення перевірки контролюючими органами Фонду відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат Фонду та до відповідних наслідків.