У трудовій книжці було зроблено помилку (неправильний запис про роботу). Хто виправляє такі записи і на базі яких документів? Чи допускається закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів? Як бути, якщо запис про звільнення згодом визнано недійсним? Чи можна внести до трудової книжки пропущений запис?

Консультує Міністерство соціальної політики України

За пунктом 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція), в разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівникові в цьому потрібну допомогу.

Згідно з п. 2.9 Інструкції виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження та заохочення тощо мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу провадяться на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Пункт 2.10 Інструкції визначає порядок виправлення неправильних або неточних записів, унесених до трудової книжки.

Так, у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

За потреби зміни запису, наприклад, відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 пишеться: «Запис за № таким-то недійсний. Прийнятий за такою то професією (посадою)» й у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, встановленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причини звільнення пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним, звільнений…» і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається «Дублікат» трудової книжки без внесення до нього запису, визнаного недійсним.

Інструкцією не передбачено положення щодо внесення пропущеного запису до трудової книжки.

Крім того, за пунктом 3 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів уній, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 р. № 637, у разі відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці відсутні потрібні записи або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються дані, наявні в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори й угоди з відмітками про їхнє виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Видання для кадровиків

Ігор Биць