Насамперед зауважимо, що чинне законодавство України не містить конкретного визначення поняття «матеріальна допомога» та чіткого переліку її видів. Проте в різних нормативно-правових актах все ж таки визначено деякі види матеріальної допомоги, яку надають працівникам за рахунок підприємства, порядок її виплати та оподаткування. Зокрема, це Податковий кодекс України, Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13 січня 2004 року № 5, Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 22 грудня 2010 року № 1170.

Нагадаємо, що зміст матеріальної допомоги полягає у виплаті коштів працівникам як заохочення або компенсації на оздоровлення, оплату лікування, у зв’язку з виникненням особливих життєвих обставин тощо.

Матеріальна допомога на підприємствах може мати характер:

• систематичний — надається усім або більшості працівників (наприклад, щороку на оздоровлення під час відпустки);
• разовий — надається окремим працівникам за певних, переважно сімейних, обставин, як-от:
• народження дитини;
• поховання близького родича працівника (або родичам працівника в разі його смерті);
• оплата послуг із лікування, які надав заклад охорони здоров’я, за умови надання підтверджувальних документів.

Надання матеріальної допомоги на задоволення побутових потреб працівника є правом, а не обов’язком керівника підприємства.

Документи, що є підставою для надання матеріальної допомоги

Видавати, реєструвати й виконувати будь-які службові документи юридичні особи зобов’язані лише на підставі законодавчих та інших нормативно-правових актів, особливо якщо зміст документів стосується кадрових чи фінансових питань. Крім того, назви видів документів, на підставі яких вирішують зазначені питання, також мають бути унормованими. У контексті цього зауважимо, що такий документ, як «Службова записка» не має статусу службового, адже жодний чинний нормативно-правовий акт, національний стандарт, класифікатор чи перелік документів не передбачає його. Та попри це останнім часом службова записка набула популярності в практиці управління підприємствами. До того ж деякі спеціалісти вважають її різновидом доповідної записки. А доповідна записка — це службовий документ, в якому інформують керівництво про ситуацію, що склалася, події (факти), які відбулися, виконання роботи тощо. У заяві ж, оформленій на ім’я керівника підприємства, стисло й конкретно викладають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного в документі, без додаткових уточнень і з’ясувань. До заяв можна додавати потрібні документи: копії документів про освіту, медичні довідки, копії розрахункових документів тощо.

До документів, що регламентують надання систематичної матеріальної допомоги, належать:

• колективний договір або положення про оплату праці, де передбачено можливість надання такої допомоги працівникам;
  
  
• наказ (розпорядження) керівника юридичної особи з кадрових питань щодо надання матеріальної допомоги.

Як правило, такий розпорядчий документ видають на кожного конкретного працівника. Між тим, якщо допомогу надають одночасно всім або певній кількості працівників, можна оформлювати зведений розпорядчий документ.

Згідно з пунктом б статті 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік), строк зберігання наказів (розпоряджень) щодо надання матеріальної допомоги становить 75 років.

Підставою для надання разової матеріальної допомоги є:

• заява працівника про надання допомоги, до якої він додає документи, що підтверджують напрями її використання;
  
  
• наказ (розпорядження) керівника юридичної особи з кадрових питань щодо надання матеріальної допомоги.

Реєстрація заяв

Заяви працівників, як і всі інші службові документи, підлягають обов’язковій реєстрації. У статті 122 Переліку передбачено реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів. Тож заяви з будь-яких кадрових питань (прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення, надання усіх видів відпусток, матеріальної допомоги тощо) слід реєструвати у відповідній реєстраційній формі, запровадженій на підприємстві, — журналі, картотеці або електронній базі даних, призначеній для реєстрації саме внутрішніх документів підприємства.

На великому підприємстві зі складною структурою та значним штатом працівників для реєстрації заяв слід вести окрему реєстраційну форму. Цей обов’язок покладають на кадрову службу підприємства. На малих і середніх підприємствах заяви працівників можна реєструвати у відповідній реєстраційній формі разом з іншими внутрішніми документами — доповідними та пояснювальними записками, поданнями тощо. Зазвичай веде таку форму працівник служби діловодства або секретар керівника підприємства.

Реєструвати заяву про надання матеріальної допомоги потрібно в момент її подання до відділу кадрів чи секретареві керівника (залежно від запровадженого на конкретному підприємстві порядку проходження таких документів), а не після того, як її розглянув керівник підприємства.

Звернення громадян

Звернення громадян регламентує Закон України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР (далі — Закон № 393). Зокрема, він регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити до державних органів влади, об’єднань громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їхньої діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон № 393 забезпечує громадянам України можливість для:

• участі в управлінні державними та громадськими справами;
• впливу на поліпшення роботи органів державної влади й місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності;
• обстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

Відповідно до частини третьої статті 3 Закону № 393, заява (клопотання) — це звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їхньої діяльності. Клопотання — письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.

Письмове звернення, яке громадянин передає до відповідного органу чи підприємства особисто або через уповноважену ним особу, надсилає поштою, засобами електронного зв’язку або через мережу інтернет (ч. 5 ст. 5 Закону № 393), є вхідними документами, які обліковують в окремих реєстраційних формах, групують в окремі справи й виконують згідно з Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади й місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами).

Ураховуючи викладене, заяви працівників підприємств про надання матеріальної допомоги не слід плутати зі зверненнями громадян. Також зазначені заяви в жодному разі не можна реєструвати в журналах, призначених для реєстрації виключно звернень громадян.

Наостанок зазначимо, що оформлювати надання матеріальної допомоги (як зазначено в запитаннях — для побутових потреб) слід за таким алгоритмом:

Світлана Василенко, фахівець із питань діловодства та архівної справи

Джерело: журнал «Діловодство та документообіг»

Придбати журнал