Законодавством не передбачено єдиних стандартів штатного розпису, тому він може мати довільну форму (окрім бюджетних установ та організацій, які складають документ за формою відповідно до наказу Міністерства фінансів України від 28.01.2002 р. № 57).

Одним із законодавчих документів, в якому згадується штатний розпис є Господарський кодекс України. Зокрема ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Тобто, підприємства та інші суб’єкти господарювання недержавної форми власності, та ті, в яких наявність штатного розпису не врегульовано чинним законодавством, вправі самостійно вирішувати питання щодо того, які посади займатимуть майбутні працівники, скільки необхідно робітників і яким буде розмір їхньої заробітної плати.

Слід зауважити, що з 01.01.2017, відповідно до Закону України «Про державний бюджет на 2017 рік» та ст. 96 КЗпП України, визначено, що мінімальна тарифна ставка (посадовий оклад) встановлюється на рівні прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб на 1 січня календарного року. Тому, при проведенні перевірок слід звертати увагу на дотримання суб’єктами господарювання цієї норми.

Мінпраці у своєму листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 зазначає, що всі підприємства в Україні зобов’язані мати штатний розпис, оформлений відповідним чином. Отже, зазначений документ є обов’язковим, навіть якщо на підприємстві працює одна людина, наприклад керівник.

Штатний розпис затверджується на початку діяльності підприємства. Розроблення штатного розпису має здійснюватися з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема, Закону України «Про оплату праці», Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58, Національного класифікатора України «Класифікатор професій» ДК 003:2010, випусків Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників.

З часом, за необхідності, створюється новий штатний розпис, або вносяться зміни до існуючого, зокрема у випадку введення нових штатних одиниць, зміни розміру заробітної плати або істотних умов роботи (систем і розмірів оплати праці, розрядів і найменувань посад тощо).

Після внесення змін видається наказ, який має містити обґрунтування цих нововведень і їх формулювання. У разі структурної перебудови підприємства видається наказ про затвердження нового штатного розпису і скасування чинного. В інших випадках наказом вносяться зміни без перезатвердження чинного документа.

Кількість і періодичність змін штатного розпису протягом року не обмежується. Але робити це щомісяця недоцільно, тому при складанні документа на початку року бажано враховувати перспективи розвитку підприємства.

Дата виведення посад (скорочення) або дата затвердження штатного розпису з урахуванням змін структури підприємства, наприклад, у зв’язку з реорганізацією (внесення змін до раніше визначених умов праці), мають бути такими, щоб підприємство, як цього вимагає ст. 49² КЗпП України, мало змогу не пізніше ніж за два місяці попередити працівників, яких стосуються зміни.

Тетяна Пуриш