Поважними причинами, що виключають вину працівника, можуть бути життєві обставини. Інша річ, що не всі життєві обставини можуть визнаватися роботодавцем поважними причинами. Тоді в разі виникнення трудового спору наявність чи відсутність поважних причин, а отже, наявність чи відсутність вини працівника встановлює орган, що розглядає спір.

Працівника не можна визнати винним, якщо він неналежно виконує свою роботу внаслідок недостатньої кваліфікації, захворювання або відсутності відповідних умов для її виконання. Наявність поважних причин визнається у разі доведеної непрацездатності працівника, хоча б вона і не була підтверджена листком непрацездатності, оскільки закон не зобов’язує працівника у разі захворювання звертатися до офіційної медицини. Одначе відсутність листка непрацездатності позбавить права працівника на одержання ним допомоги з тимчасової втрати працездатності.

Поважними можуть визнаватися і причини сімейно-побутового чи іншого характеру, коли дії працівника були спрямовані на усунення загрози спричинення йому чи іншим особам шкоди, що значно перевищує шкоду, заподіяну роботодавцеві невиконанням чи неналежним виконанням працівником за таких обставин своїх трудових обов’язків, оскільки є підстави вважати, що за таких обставин працівник діяв у стані крайньої необхідності. Наприклад, унаслідок вжиття заходів щодо усунення пошкодження водогінної системи, що загрожувало затопленням квартири працівника та його сусідів, чи надання термінової медичної допомоги близьким або іншим особам працівник невчасно прибув на роботу.

Якщо причиною невиконання чи неналежного виконання працівником своїх трудових обов’язків є негативний вплив природних стихій чи іншої непереборної сили, то такі причини теж визнаються поважними. Скажімо, внаслідок сильного туману, ожеледиці тощо чи несправності автомобіля, що виникла непередбачувано, водій автомобіля невчасно доставив вантаж.

Не можна притягти працівника до відповідальності за невиконання явно не законного розпорядження адміністрації, а також за відмову виконувати роботу, непередбачену трудовим договором. Одначе працівник, який виконав явно протиправний наказ чи розпорядження відповідної посадової особи, і цим було завдано шкоди роботодавцеві чи була створена загроза завдання такої шкоди, за діяння, вчинені з метою виконання такого наказу чи розпорядження, підлягає дисциплінарній відповідальності на загальних підставах, якщо за такі діяння не передбачена кримінальна відповідальність. Але якщо працівник не усвідомлював і не міг усвідомлювати протиправного характеру такого наказу чи розпорядження, його не можна притягнути до дисциплінарної відповідальності. У цьому разі має бути притягнена до відповідальності лише посадова особа, що віддала протиправний наказ чи розпорядження.

Не може вважатися дисциплінарним проступком протиправна дія чи бездіяльність працівника, вчинена під безпосереднім впливом фізичного чи психічного примусу, внаслідок якого працівник не міг керувати своїми вчинками. Під фізичним примусом розуміється застосування щодо працівника насильства з метою примушення його до протиправних дій або до протиправного невчинення певних дій усупереч його волі. Під психічним примусом розуміється вплив на психіку працівника з метою змусити його всупереч його волі до вчинення протиправних дій або до протиправної бездіяльності. Наприклад, працівник охорони внаслідок погрози з боку злочинця застосувати зброю не виконав свій трудовий обов’язок із забезпечення збереження матеріальних чи грошових цінностей.

У разі притягнення працівника до матеріальної відповідальності за матеріальну шкоду, заподіяну роботодавцеві працівником унаслідок порушення покладених на нього трудових обов’язків, до працівника можна застосувати й заходи дисциплінарного стягнення, якщо за це не передбачено кримінальної відповідальності. Проте слід звернути увагу, що за таких обставин до дисциплінарної відповідальності, на відміну від матеріальної, працівник притягується не за заподіяну ним шкоду, а за невиконання чи неналежне виконання своїх трудових обов’язків, тобто вчинення ним протиправних винних діянь, унаслідок яких було завдано роботодавцеві матеріальної шкоди.

Відповідно до частини четвертої статті 130 КЗпП на працівників не може покладатися матеріальна відповідальність за шкоду, яка належить до категорії нормального виробничо-господарського ризику, а також за неодержані підприємством, установою, організацією (далі — підприємство) прибутки і за шкоду, заподіяну працівником, що перебував у стані крайньої необхідності. Одначе слід зазначити, що нормою частини четвертої статті 130 КЗпП працівник звільняється у вказаних у цій нормі випадках лише від матеріальної відповідальності, але не завжди від дисциплінарної.

Відповідно до вказаної статті працівник, який заподіяв шкоду, може добровільно покрити її повністю або частково. За згодою власника або уповноваженого ним органу працівник може передати для покриття заподіяної шкоди рівноцінне майно або поправити пошкоджене.

Трудові обов’язки працівника можуть визначатися законодавством, колективним, трудовим договором, іншими локальними та індивідуальними актами. Поширена практика визначення кола обов’язків працівника у посадових інструкціях, документах, які визначають порядок проведення робіт, вимогах до якості виготовленої продукції, виконаної роботи.

Без сумніву, працівника не можна притягнути до дисциплінарної відповідальності, так само як і до матеріальної, якщо він діяв у стані крайньої необхідності або ж його дії віднесено до категорії нормального виробничо-господарського ризику, оскільки такі дії не є протиправними.

Але якщо внаслідок невиконання чи неналежного виконання працівником своїх трудових обов’язків підприємство втратило можливість одержати заплановані прибутки, то такого працівника можна притягнути до дисциплінарної відповідальності за вчинення відповідних винних і неправомірних діянь, що призвели до такої матеріальної шкоди, хоча до матеріальної відповідальності за цю шкоду його не можна притягнути відповідно до частини четвертої статті 130 КЗпП. Наприклад, унаслідок невиконання чи неналежного виконання працівником без поважних причин своїх трудових обов’язків зірвано укладення чи виконання вже укладеного господарського договору на значну суму, через що власник недоотримав заплановані прибутки.