Відповідно до ч. 1 ст. 48 Кодексу законів про працю (далі — КЗпП) основним документом, який підтверджує трудову діяльність працівника, є його трудова книжка.

При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи (ч. 2 ст. 24 КЗпП).

Працівникам, які вперше стають на роботу, трудові книжки оформляються підприємством (ч. 3 ст. 48 КЗпП).

Оформлення трудових книжок здійснюється у відповідності до вимог Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 (далі — Інструкція № 58).

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів (п. 1.1. Інструкції № 58). На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Згідно з наказом Міністерства соціальної політики від 08.11.2013 р. № 748/2354/5 Інструкцію № 58 доповнено новим положенням, згідно з яким трудові книжки ведуться на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності.

Запис у трудову книжку про стажування студентів, учнів вноситься підприємством, установою, організацією, де вони проходили стажування, із зазначенням посади, періоду та місця проходження (структурний підрозділ) стажування, спеціальності (кваліфікації) або професії (кваліфікаційного рівня) стажиста на підставі наказу про проходження стажування (п. 2.17 Інструкції № 58).

Відповідно до пункту 2.16 Інструкції № 58 для студентів, учнів які мають трудові книжки, навчальний заклад вносить записи про час навчання на денних відділеннях вищих навчальних закладів на підставі наказів про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів.

Період роботи зазначених студентів, учнів у студентських таборах, при проходженні виробничої практики і при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики і при проходженні стажування підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів відомостей про роботу та стажування.

Відповідно до пунктів 2.18, 2.19 Інструкції № 58 для студентів, які раніше не працювали та у зв’язку з цим не мали трудових книжок, відомості про час навчання, включаючи час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок вносяться підприємством, де надалі вони будуть працювати.

Записи про час навчання вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві.