Приближается пора отпусков, а это значит, что работодателям нужно быть готовыми правильно оформить все необходимые документы, произвести нужные расчеты, вовремя выплатить суммы отпускных работникам и отразить их в отчетности.

На вопросы читателей отвечает редактор газеты «Частный предприниматель» Виктория Лобода.

Какая продолжительность отпуска в этом году — 24 или 28 дней?

В проекте Трудового кодекса заложена норма о продолжительности основного ежегодного отпуска 28 календарных дней. Но поскольку пока это все еще проект, в настоящее время по-прежнему продолжительность такого отпуска не может быть менее 24 календарных дней за отработанный год, который исчисляется со дня заключения трудового договора.

Работник идет в отпуск с 4 по 28 мая (отпускные начислены и выплачены в апреле). Как правильно применить налоговую социальную льготу за май месяц?

Если работник получает доходы в виде зарплаты, в том числе за время отпуска, то в целях расчета предельной суммы дохода, дающего право на получение налоговой социальной льготы (НСЛ), такие доходы относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления (абз. 3 пп. 169.4.1 ст. 169 НКУ). Аналогичные нормы содержатся в пп. 1.6.1 п. 1 Инструкции № 5. Так, суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, распределяются пропорционально времени, которое приходится на дни отпуска в соответствующем месяце. Это важно, поскольку помесячная разбивка отпускных выплат влияет на условия применения НСЛ.

Сумму отпускных следует отнести к месяцу, на который они приходятся, и далее определять право на НСЛ. Поэтому при определении права на НСЛ в мае следует суммировать зарплату за май и отпускные, начисленные и выплаченные в апреле за май, и сравнить с порогом для применения НСЛ (1930 грн).

Как правильно начислить и выплатить отпускные работнику, идущему в отпуск с 18.05.2016? Сколько дней отпуск и как правильно оформить документацию, если работник хочет перенести отпуск на летнее время, или можно ему выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск и как верно это сделать (работник не определился с отпуском)?

Отпускные должны быть выплачены работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска. Вы можете выплатить отпускные в сроки, установленные для выплаты зарплаты или аванса, главное — чтобы до начала отпуска было не менее трех дней. Налогообложение отпусков осуществляется аналогично зарплате.

Продолжительность отпуска не может быть менее 24 календарных дней за отработанный год, который исчисляется со дня заключения трудового договора.

Очередность предоставления отпусков определяется графиком. Составляется он ежегодно (до 5 января) в произвольной форме и доводится до ведома всех работников под подпись. Если работник хочет перенести установленный в графике отпуск на другой период, ему нужно подать заявление на имя предпринимателя с просьбой перенести ему отпуск с указанием причины переноса. Предприниматель на основании такого заявления скорректирует график отпусков и предоставит отпуск работнику в новый, установленный по договоренности, период.

Заменить отпуск денежной компенсацией нельзя. Денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска выплачивается работнику при увольнении. Также может быть выплачена такая компенсация, в случае если ежегодный основной отпуск более 24 календарных дней, за дни, превышающие 24 календарных дня.

Как правильно рассчитать сумму зарплаты за дни перед отпуском? Отпуск с 7-го числа текущего месяца. Считаются только отработанные дни? А если суммарный учет времени? Как узнать стоимость одного часа? Делить зарплату на норму часов?

Зарплата считается в общем порядке, за отработанные по графику дни. Стоимость одного часа определяется путем деления размера зарплаты на норму продолжительности рабочего времени в данном месяце.

Работник идет в отпуск с 20 мая. В декабре 2015 года он уже был в отпуске. Нужно учитывать декабрьские отпускные при расчете отпускных?

Если работник идет в отпуск с 20 мая, расчетный период для отпуска: май 2015 года — апрель 2016 года.

Согласно абз. 4 п. 3 Порядка № 100 при исчислении средней зарплаты для оплаты ежегодного отпуска в фактический заработок включаются выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок, в том числе за время предыдущего ежегодного отпуска.

Поскольку декабрь 2015 года входит в расчетный период, сумма отпускных, начисленная в декабре, будет включаться в расчет.

У женщины заканчивается декретный отпуск 20 июня, и она хочет сразу после него оформлять не отпуск по уходу до трех лет, а основной отпуск. Так можно? Декретная сумма войдет в расчет отпускных?

Расчет отпускных производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (с 1-го по 1-е число). Время, в течение которого за работником сохранялся средний заработок (отпускные, больничные, декретные), включается в расчет отпускных (абз. 4 п. 3 Порядка № 100).

Сумма пособия по беременности и родам включается в расчет средней зарплаты для определения отпускных. При этом в расчет попадет только часть декретного пособия, начисленная за календарные дни, приходящиеся на расчетный период.

Работник работает с 2013 года и еще ни разу не был в отпуске, какие последствия могут быть для работодателя?

Действующим законодательством не установлен срок давности, после которого работник утрачивает право на ежегодный отпуск. Поэтому при неиспользовании ежегодного отпуска в течение нескольких лет работник может использовать их подряд в одном календарном году.

Кроме того, ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках и ч. 5 ст. 80 КЗоТ запрещает не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности в течение двух лет подряд.

Согласно ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства в части непредставления отпусков предусмотрено наложение штрафа в том числе на граждан — субъектов предпринимательской деятельности от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 грн до 1700 грн).

Также обращаем внимание, что штрафы за нарушение трудового законодательства установлены в ст. 265 КЗоТ. Так, за непредставление отпуска на предпринимателя могут наложить штраф в размере одной минимальной зарплаты.

Не оформлять отпуск работнику нельзя, а работать будет некому. Можно оформить продавцу отпуск и на время отпуска взять его же на работу по гражданско-правовому договору?

Действующее законодательство не запрещает работнику, находящемуся в ежегодном отпуске, предоставлять услуги по договору гражданско-правового характера. Но в этой ситуации рекомендую обратить внимание на сферу действия договоров подряда. Не каждого работника получится оформить по такому договору. По договорам подряда одна сторона (исполнитель) обязуется предоставить услугу другой стороне (заказчику) и при этом берет на себя все риски выполнения работы. Продавцы — это наемные работники. Ведь их работа — это работа по установленному графику на рабочем месте (торговая точка).

Поскольку отпуск можно делить, рекомендуем предоставлять отпуск по частям. Основное условие, чтобы основная часть отпуска была не менее 14 календарных дней. То есть можно предоставить 5 дней отпуска, позже 14, а потом еще 5.

Также на период нахождения работника в отпуске можно заключить срочный трудовой договор с другим лицом.

Согласно трудовому законодательству может ли быть предоставлено работнику, который недавно принят и проработал только 2 месяца, отпуск длительностью 14 дней с учетом того, что он отнесен к категории одиноких матерей?

Ежегодные отпуска полной продолжительности до истечения шестимесячного срока беспрерывной работы в первый год работы по желанию работника предоставляется женщинам — перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него, а также женщинам, имеющим двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида. Для одиноких матерей такая норма не предусмотрена. Поэтому вы можете предоставить его либо из расчета фактически отработанного времени, либо авансом.

Обратите внимание на возможность предоставления дополнительного социального отпуска, который полагается одиноким матерям (ст. 19 Закона об отпусках). Его продолжительность — 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней. Поскольку такой вид отпуска относится к социальному (а не ежегодному), он предоставляется в любое время на протяжении календарного года независимо от количества отработанного времени за этот год.

Дополнительный социальный отпуск по желанию работника может предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском.

Может ли предприниматель отказать в предоставлении социального отпуска женщине, имеющей двоих детей?

Женщинам, имеющим двоих детей в возрасте до 15 лет, полагается дополнительный социальный отпуск продолжительностью 10 календарных дней без учета праздничных и нерабочих дней (ст. 19 Закона об отпусках). Такой вид отпуска относится к социальному и предоставляется в любое время на протяжении календарного года независимо от количества отработанного времени за этот год. Дополнительный социальный отпуск может предоставляться одновременно с ежегодным основным отпуском. Если женщина не использует такой отпуск в период работы, она имеет право на получение денежной компенсации при увольнении. Законодательством не предусмотрен срок давности, после которого утрачивается право на дополнительный социальный отпуск работникам, имеющим детей.

Поэтому, если женщина просит предоставить ей такой отпуск (при этом она предоставила подтверждающие документы — копии свидетельств о рождении детей) предприниматель должен его предоставить.

Декретчице начислили и выплатили «декретные» в июле 2015 г. Больничный рассчитан до ноября 2015 г. С 1 сентября 2016 г повысилась минзарплата. Надо ли пересчитать декретные и в какой срок? Предусмотрен ли штраф за «непересчет»?

В письме ГФС Украины от 27.10.2015 р. № 3947/7/99-99-17-13-01-17 отмечается, что если за период с 1 сентября 2015 года ЕСВ начислен исходя из минимальной зарплаты 1218 грн, необходимо доначислить ЕСВ исходя из минзарплаты, установленной на 1 сентября — 1378 грн. Поэтому, если сумма декретных, приходящихся на сентябрь и октябрь, менее минзарплаты (1378 грн), нужно доначислить ЕСВ.

То есть за период с 1 сентября 2015 года необходимо сделать перерасчет сумм ЕСВ и отразить такие суммы в отчетности по ЕСВ. Аналогичная консультация содержится в Базе налоговых знаний (подкатегория 301.04.01). Если доначисление проведено своевременно, штрафных санкций не будет. Если доначисление за тот период производится сейчас — штрафные санкции в общем порядке.

Нужно ли начислять индексацию на сумму отпускных? Если да, то как правильно это сделать?

Согласно п. 3 Порядка проведения индексации денежных доходов населения, утвержденного постановлением КМУ от 17.07.2003 г. № 1078, не относятся к объектам индексации выплаты, которые исчисляются исходя из средней заработной платы. Поэтому сумма начисленных отпускных не индексируется.

Вместе с тем необходимо правильно начислить индексацию на сумму зарплаты, которая выплачивается работнику в месяце, в котором он был в отпуске. Например, с 1 по 27 мая работник будет в отпуске. За отработанные в мае 2 дня начислена зарплата в размере 250 грн, «базовый» месяц для начисления индексации — сентябрь 2015 года.

Начисленные в апреле отпускные за май не индексируются, поскольку они исчисляются из расчета средней заработной платы. Индексацию зарплаты за июнь необходимо рассчитывать как при работе в режиме неполного рабочего времени, так как рабочие дни в этом месяце отработаны неполностью.

Если работник трудился неполное рабочее время, сумма индексации определяется из расчета полного рабочего времени, а выплачивается пропорционально отработанному времени (п. 4 Порядка). Как указано в письме Минсоцполитики от 25.02.2016 г. № 75/10/136-16, эта норма касается и работников, которые были в отпуске.

При базовом месяце сентябрь 2015 года коэффициент индексации равен 1,4%. Исходя из прожиточного минимума, за полное рабочее время сумма индексации равна 20,30 грн (1450 грн х 1,4%). Количество рабочих дней в мае 2016 года — 19, фактически отработано — 2. Сумма индексации с учетом фактически отработанных дней равна 2,14 грн (20,30 грн: 19 р. дн. х 2 р. дн.). Таким образом, с учетом индексации в июне будет начислена зарплата в размере 252,14 грн.

Если я оформил с человеком договор подряда, ему тоже положен отпуск?

Нет, поскольку это не ваш наемный работник. Законодательство по предоставлению отпусков распространяется только на лиц, состоящих в трудовых отношениях с предпринимателем.

Какие налоги нужно платить с отпускных?

Поскольку отпускные относятся к фонду дополнительной зарплаты, налогообложение этих сумм НДФЛ и ЕСВ ничем не отличается от общих правил налогообложения зарплаты.

На сумму отпускных начисляется ЕСВ по ставке 22%. Из этой суммы удерживается НДФЛ по ставке 18% и военный сбор — 1,5%.