Згідно ст. 127 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) відрахування із заробітної плати можуть провадитись тільки у випадках, передбачених законодавством України.
Відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству, установі і організації, де вони працюють, можуть провадитись за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу:
1) для повернення:
авансу, виданого в рахунок заробітної плати;
для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок;
для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження або переведення до іншої місцевості;
на господарські потреби, якщо працівник не оспорює підстав і розміру відрахування.
У цих випадках власник або уповноважений ним орган вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше 1 місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, погашення заборгованості або з дня виплати неправильно обчисленої суми;
2) при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідпрацьовані дні відпустки.
Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з наступних підстав:
призов або вступ працівника або власника — фізичної особи на військову службу, направлення на альтернативну (невійськову) службу, крім випадків, коли за працівником зберігаються місце роботи, посада відповідно до частин третьої та четвертої ст. 119 КЗпП (п. 3 ст. 36 КЗпП);
переведення працівника, за його згодою, на інше підприємство, в установу, організацію або перехід на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП);
відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв’язку із зміною істотних умов праці (п. 5 ст. 36 КЗпП);
змін в організації виробництва і праці, в тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ст. 40 КЗпП);
виявленої невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, які перешкоджають продовженню даної роботи, а так само в разі відмови у наданні допуску до державної таємниці або скасування допуску до державної таємниці, якщо виконання покладених на нього обов’язків вимагає доступу до державної таємниці (п. 2 ст. 40 КЗпП);
нез’явлення на роботу протягом більш як чотирьох місяців підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки по вагітності і родах, якщо законодавством не встановлений триваліший строк збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні (п. 5 ст. 40 КЗпП);
3) при відшкодуванні шкоди, завданої з вини працівника підприємству, установі, організації (ст. 136 КЗпП);
Існують також обмеження щодо розміру відрахувань із заробітної плати (ст. 128 КЗпП):
при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20%, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50% заробітної плати, яка належить до виплати працівникові;
при відрахуванні з заробітної плати за кількома виконавчими документами за працівником у всякому разі повинно бути збережено 50% заробітку;
обмеження, встановлені частинами першою і другою цієї статті, не поширюються на відрахування із заробітної плати при відбуванні виправних робіт і при стягненні аліментів на неповнолітніх дітей. У цих випадках розмір відрахувань із заробітної плати не може перевищувати 70%.
Не допускаються відрахування з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно з законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).