Нацгосслужба разъяснила, что ведение госслужащими первой и второй категории учета информации (пункт 9 Правил этического поведения государственных служащих) должно осуществляться только при выполнении служебных полномочий.

Такой учет может осуществляться, например, путем ведения в электронном или в бумажном виде соответствующих журналов.

По мнению Нацгосслужбы, учет телефонных разговоров, личных встреч с представителями политических партий, народными депутатами Украины, субъектами хозяйствования или их уполномоченными лицами, а также фактов использования транспортных средств, имущества, других материальных и нематериальных активов, предоставленных за счет физических или юридических лиц, в служебных целях целесообразно осуществлять отдельно.

Для должного отражения информации о телефонных разговорах и личных встречах стоит фиксировать следующее:

1) дату действия (события);

2) ФИО лица, с которым проведен телефонный разговор или встреча;

3) краткое содержание телефонного разговора или встречи;

4) достигнутые договоренности (при наличии).

При ведении учета фактов использования ТС, имущества и других активов, предоставленных за счет физических или юридических лиц, в служебных целях, рекомендуется указывать:

1) дату использования транспортного средства, имущества, иного материального и нематериального актива;

2) ФИО физлица или наименование юрлица, предоставившего соответствующую услугу;

3) вид полученной услуги

4) цель использования предоставленного имущества.

При этом выбранный механизм учета должен позволять свободное предоставление этой информации в порядке, предусмотренном Законом «О доступе к публичной информации».

Согласно пункту 11 Правил, ответственность за осуществление учета информации несут непосредственно государственные служащие первой и второй категории.

При этом для обеспечения учета информации, указанной в пункте 9 Правил, по мнению Нацгосслужбы, может определяться лицо, ответственное за совершение фиксации такой информации и ее использования по запросам на информацию.