ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

ЛИСТ

від 13 вересня 2013 р. № 10/2380-13

Щодо знищення персональних даних у разі припинення правовідносин

Державна служба України з питань захисту персональних даних розглянула лист <…> щодо знищення персональних даних у разі припинення правовідносин та в межах компетенції зазначає таке.

Знищення персональних даних здійснюється з підстав, визначених статтею 15 Закону України «Про захист персональних даних»:

закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;

припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом;

набрання законної сили рішенням суду щодо вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних.

Зокрема, терміни зберігання документів в установах визначаються Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. № 1004, наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 р. за № 571/20884 (далі — Перелік).

Згідно з Переліком строк зберігання документів з кадрових питань становить 75 років. Відповідно до п. 1.7 Переліку строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Зазначене свідчить, що знищення персональних даних здійснюється не лише у разі припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником персональних даних, але й після закінчення строку зберігання персональних даних. Тобто необхідно враховувати, що законом у відповідній сфері діяльності також може бути визначений строк зберігання персональних даних.