Минсоцполитики в письме от 03.06.2014 г. № 5695/0/14-14/18 ответило на вопрос: как быть, если первичные документы утеряны из-за халатности.

Законодательством не предусмотрено механизмов обновления листка нетрудоспособности вследствие потери из-за халатности должностных лиц после его оплаты. Однако предусмотрены правила и сроки хранения первичных документов и ответственность должностных лиц за их утерю.

В частности, в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета в течение установленного законодательством срока.

Согласно п. 6.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88, хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Напомним: согласно приказу Минздрава «Об обеспечении бланками листов нетрудоспособности» от 15.04.2005 г. № 162, больничные листы необходимо хранить как бланки строгой отчетности. Сроки хранения деловой документации определены Перечнем типовых документов. В то же время выдача первичных документов из бухгалтерии и архива предприятия может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

За нарушение процедуры хранения и уничтожения бухгалтерских документов законодательством предусмотрена административная и уголовная ответственность. В соответствии со ст. 921 Кодекса об административных правонарушениях, небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу архивных документов, нарушение порядка относительно доступа к указанным документам, а также неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния влекут за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан от 3 до 7 НМДГ (51–119 грн.) и предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц — от 5 до 10 НМДГ (85–170 грн.).

Кроме того, при проведении проверки контролирующими органами Фонда отсутствие документов приводит к непризнанию подтвержденными данных предприятия по суммам расходов Фонда, что влечет за собой соответствующие последствия.