Минсоцполитики в письме от 03.06.2014 г. № 5695/0/14-14/18 ответило на вопрос: как быть, если листок нетрудоспособности утерян вследствие форс-мажорных обстоятельств после его оплаты.

В случае если листок нетрудоспособности утерян вследствие форс-мажорных обстоятельств после оплаты, то в соответствии с п. 6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 г. № 88, руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их утери или уничтожения.

С целью восстановления первичной документации, утерянной в результате форс-мажорных обстоятельств, необходимо получить официальные справки соответствующих органов о наступлении таких обстоятельств, обратиться с заявлением в территориальное отделение Фонда соцстраха с просьбой предоставить копии всех утраченных отчетов. К заявлению специалисты Минсоцполитики советуют добавить подтверждающие документы, в частности справку органа пожарной службы и акт комиссии с перечнем утраченных документов и с указанием причин их утери.

Поскольку согласно п. 1.14 Инструкции о порядке выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность граждан, утвержденной приказом Минздрава от 13.11.2001 г. № 455, новый листок нетрудоспособности с отметкой «дубликат» выдается на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия по временной нетрудоспособности не производилась, то от медучреждения по запросу, можно получить только реестр выданных документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность работников предприятия.

На основании полученных копий документов предприятие должно восстановить оригиналы собственных выходных первичных документов; сформировать журналы хозопераций и регистры бухучета.

В случае если итоговые обороты в восстановленных регистрах будут совпадать с данными, отраженными в отчетности по средствам Фонда за соответствующие отчетные периоды, будут возобновлены протоколы комиссии по социальному страхованию о назначении материального обеспечения застрахованным лицам, банковскими выписками и/или кассовыми документами будет подтверждено своевременность выплаты матобеспечения застрахованным лицам, то бухучет по средствам Фонда можно считать полностью восстановленным, а средства Фонда — использованными по назначению.

Итак, ключевым вопросом в данном случае является своевременность назначения материального обеспечения застрахованным лицам и соблюдение порядка.