Миндоходов в письме от 18.10.2013 г. № 5277/Т/99-99-17-03-03-14 напомнило, что документами, подтверждающими связь командировки с основной деятельностью предприятия, являются, в частности (но не исключительно): приглашение принимающей стороны, которая занимается деятельностью, совпадающей с деятельностью командировавшего предприятия; договор; прочие документы, устанавливающие или подтверждающие желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с деятельностью командировавшего предприятия.

Предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает в рамках предельных сумм расходов на наем жилого помещения, утвержденных правительственным постановлением, расходы командированным работникам на наем жилого помещения из расчета стоимости одного места в гостинице (мотеле), другом жилом помещении за каждые сутки такого проживания с учетом включенных в счета на оплату стоимости проживания расходов на пользование телефоном (кроме расходов на служебные телефонные разговоры), холодильником, телевизором и других расходов.

После возвращения из командировки работник обязан представить отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, при этом главным условием возмещения расходов на командировку является наличие оригиналов документов, подтверждающих стоимость таких расходов (билеты, квитанции, чеки, расчеты и т. п.).