Минюст в письме от 20.09.2013 г. № 533-0-2-13/6.1, среди прочего, предоставил разъяснения относительно вопроса «Если лицо уволилось с предприятия по собственному желанию, должно ли предприятие, принимая во внимание требования Закона «О защите персональных данных», уничтожить все данные о нем (в частности, согласно требованиям п. 2 ст. 15 Закона)?».

Так, в документе Министерство напоминает, что уничтожение или удаление персональных данных согласно ст. 15 Закона «О защите персональных данных» осуществляется в порядке, установленном в соответствии с требованиями закона, в частности в случае прекращения правоотношений между субъектом персональных данных и владельцем или распорядителем базы, если другое не предусмотрено законом.

Во исполнение ст. 6 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» Минюст утвердил приказ от 12.04.2012 г. № 578/5 «Об утверждении Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов», вступивший в силу с 01.01.2013 г.

Перечень включает типовые документы, создаваемые во время документирования однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых госорганами и органами местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности организаций (п. 1.2 разд. I Перечня).

Так, п. 1.4 раздела I Перечня установлено, что Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми организациями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (свыше 10 лет) хранение (архивное хранение) или для уничтожения, а также физлицами-предпринимателями.

В то же время п. 6 раздела I Перечня документов, создаваемых в управленческой деятельности, определены сроки хранения документов по работе с кадрами.

Вместе с тем п. 1.8 разд. I Перечня установлено, что сроки хранения типовых документов на электронных носителях отвечают срокам хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Таким образом, лишь по истечении установленных сроков хранения документы по работе с кадрами, содержащие персональные данные, уничтожаются.