Минсоцполитики в письме от 16.04.2013 г. № 54/06/186-13 напомнило, что в соответствии с п. п. 6.1 и 7.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников при выписке трудовой книжки, вкладыша к ней или ее дубликата владелец или уполномоченный им орган взимает с работника сумму ее стоимости. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.

На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляют акт по форме, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277.

При этом в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки испорченный бланк уничтожают.

Также согласно п. 2.13 Инструкции изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и о дате рождения выполняется владельцем или уполномоченным им органом по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени и отчества и т. п.) и со ссылкой на номер и дату этих документов. Указанные изменения отмечают на первой странице трудовой книжки. Одной черточкой зачеркивают, например, фамилию, внесенную с ошибкой, записывают правильную со ссылкой на соответствующие документы на внутренней стороне обложки и заверяют подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Под уполномоченным органом следует понимать отдел кадров или другое подразделение учреждения, осуществляющее оформление принятия и увольнения работников, или ответственное лицо учреждения, на которого возложена обязанность ведения трудовых книжек работников (должностной инструкцией).

Это связано с необходимостью надлежащего оформления трудовой книжки (п. п. 2.12, 2.5, 2.4, 4.1), ее хранения (п. 6.2 Инструкции) и учета трудовых книжек (абз. 3 пп. «б» п. 7.1 Инструкции).