Работа службы безопасности компании с персоналом

Кадровая безопасность — ключевая составляющая экономической безопасности компании. Поскольку в процессе исполнения своих служебных обязанностей сотрудники ежедневно и ежечасно встречаются с бизнес-партнерами, ведут с ними переговоры, заключают договора, руководитель должен быть уверен в том, что действия персонала не поставят его бизнес под угрозу. На помощь приходит служба безопасности компании (СБ), работа которой позволяет лучше узнать сотрудников и предусмотреть их действия.

Мировая статистика свидетельствует о том, что около 80% ущерба материальным активам организаций наносит их собственный персонал. За последние 20 лет около 100 банков США потерпели крах из-за мошенничества сотрудников. К сожалению, нельзя сказать, что в отечественном бизнесе дело обстоит иначе. Вот почему вопросы кадровой безопасности должны оставаться в фокусе внимания руководителей даже (и особенно) в том случае, когда финансово-экономические показатели компании благополучны. Топ-менеджерам необходимо иметь как можно более полное представление о качестве «человеческого капитала», который создает это благополучие, а также является носителем информации о компании, в том числе конфиденциальной.

Задачи СБ и методы их решения

Основные условия эффективности работы с персоналом — согласованность деятельности СБ по различным направлениям (внутренняя безопасность, информационная безопасность, правовая безопасность, техническая защита и прочее) и тесное взаимодействие с другими структурными подразделениями (с отделом кадров, спецотделом и т. п.).

Задача СБ — с одной стороны, выявлять лиц, склонных к мошенничеству, хищениям, недобросовестной работе и прочее, с другой — способствовать созданию единой команды проверенных добросовестных сотрудников. Для этого проводятся организационные и организационно-технические мероприятия, используются личные наблюдения и беседы, а также результаты информационно-аналитической работы.

Выстраивая свою деятельность в компании таким образом, СБ должна стремиться проводить ее бесконфликтно, но принципиально и компетентно.

Организационные мероприятия, проводимые в компании, включают:

регламентацию внутрикорпоративных процедур, в том числе разработку нормативных документов (приказов, распоряжений, положений, инструкций);
организацию контроля за экономической деятельностью компании;
разъяснительно-обучающую работу с сотрудниками (проведение занятий по сохранению коммерческой тайны, изложение методов действий конкурентов в отношении компании и т. п.);
профилактическую работу с сотрудниками (выявление лиц, склонных к различным правонарушениям, разъяснение последствий правонарушений и т. п.).

Организационно-технические мероприятия включают:

организацию физической и технической охраны объекта (в т. ч. контроль режима работы сотрудников, регистрацию посетителей, предотвращение утечки информации по техническим каналам и пр.);
анализ детализированной распечатки переговоров по служебным телефонам, использования электронной почты, интернета для изучения связей сотрудников и содержания информации;
анализ использования копировальной техники (с целью предотвращения утечки информации, представляющей коммерческую тайну);
контроль за поведением сотрудников в местах, находящихся в зоне открытых камер видеонаблюдения.

Личные наблюдения и беседы позволяют изучить:

личностные особенности сотрудников компании;
особенности психологического климата в коллективе;
степень удовлетворенности сотрудников условиями труда, заработной платой и т. п.

Цель информационно-аналитической работы СБ с персоналом — выявление позитивных и негативных моментов, связанных с поведением сотрудников. Данная работа состоит из двух этапов:

сбор и обработка информации;
анализ и оценка полученных сведений для принятия оперативных управленческих решений.

Накопление информации начинается с момента изучения личности человека при приеме на работу и продолжается непрерывно в течение его трудовой деятельности в компании. Распорядок рабочего дня сотрудника, особенности его поведения во время проведения переговоров, при организации тендеров, при подготовке и заключении договоров и прочее должны постоянно контролироваться сотрудниками СБ.

Очень полезную информацию о работниках компании можно получить при проведении неофициальных мероприятий (праздники, вечера отдыха, экскурсии, культурные и спортивные мероприятия). В этой обстановке оценивается микроклимат в коллективе, уровень интеллекта, культуры, личное поведение сотрудников.

Сведения, полученные в ходе изучения работников компании, формализуют: составляют аналитическую справку, которую подшивают в личное дело сотрудника. Это позволяет систематизировать работу с данными. В справке должно фиксироваться, проявляет ли сотрудник халатность при исполнении должностных обязанностей, принимает ли непрофессиональные решения, нарушает ли дисциплину, уличен ли в нечестности — или наоборот: показывает высокие результаты в работе, добросовестно исполняет свои обязанности, отличается высокими личными качествами (порядочность, честность, готовность помогать коллегам и пр.). Аналитическая информация должна содержать выводы, полученные в результате оценки текущих событий.

Для большей эффективности этой работы целесообразно использовать автоматизированные базы данных, позволяющие накапливать и систематизировать информацию по каждому сотруднику, группировать ее по разделам (например, «лица», «организации», «события», «договоры», «контакты»), выявлять закономерности. Все данные взаимосвязаны, что дает возможность формировать досье, содержащее достоверную информацию.

В работе с персоналом СБ учитывает влияние внешних и внутренних факторов, которые могут отражаться на деятельности компании как позитивно, так и негативно.

К внешним факторам относятся:

социально-экономические (улучшение или ухудшение социально-экономической ситуации в стране в целом, влияние на работников перемен в обществе, уровень безработицы, уровень оплаты труда и т. п.);
политические (политическая стабильность или конфликты в обществе, правовые отношения или коррупция);

К внутренним факторам относятся:

организация управления процессами в компании;
стиль руководства (демократичный, авторитарный и т. д.);
особенности внутрикорпоративной культуры.

Сотрудник СБ обязан отмечать случаи неадекватного поведения работника компании во время исполнения им служебных обязанностей, в отношениях с коллегами. Особое внимание следует обращать на такие факты:

нарушения режима трудового дня (немотивированные опоздания на работу, уход в рабочее время, выход на работу во внерабочее время, задержки на работе);
склонность к азартным играм;
злоупотребление алкоголем, наркотическая зависимость;
наличие серьезных личных проблем, стрессов.

О возможных «факторах риска» для компании можно говорить в том случае, когда в поведении сотрудника наблюдается:

интерес к кругу производственных и финансовых вопросов компании, которые не входят в его функциональные обязанности;
неоправданно частые звонки и контакты с организациями и лицами, не связанными деловыми отношениями с компанией;
ведение в рабочее время каких-либо дел, не входящих в функциональные обязанности;
заметные изменения в стиле общения с коллегами, появление неуверенности, страха;
использование в нерабочее время оборудования, множительной техники в личных целях;
признаки внезапного ухудшения материального положения сотрудника, резкое увеличение его личных расходов, не соответствующее официальным доходам (приобретение дорогостоящих товаров, недвижимости и пр.).

Одна из форм работы СБ — изучение взаимоотношений между руководителями структурных подразделений и подчиненными. В компании должны быть разработаны формы контроля за работой сотрудников — карточки оценки труда (своевременность, качество работы, творческий подход, инициативность, самостоятельность в принятии решений). Резко негативная или завышенная оценка деятельности работников требует дополнительного изучения и выявления причин.

Благодаря информации, полученной от доверенных лиц и в личных беседах, сотрудники СБ могут изучать психологический климат в коллективе, отношение сотрудников к различным формам стимулирования труда и пр. О своих наблюдениях СБ информирует руководство компании.

Понятие «экономическая безопасность» включает в себя:

финансовую безопасность (финансово-экономическая состоятельность компании, устойчивость к банкротству, уровень платежеспособности и пр.);

силовую безопасность (режим доступа на территорию компании, физическая охрана объектов, личная охрана руководства, противодействие криминальным структурам, взаимодействие с правоохранительными органами);

информационную безопасность (защита информации компании, в том числе конфиденциальной, информационно-аналитическая работа с внешними и внутренними субъектами, деловая разведка);

технико-технологическую безопасность (создание и использование технической базы, технологий и бизнес-процессов, укрепляющих конкурентоспособность предприятия);

правовую безопасность (всестороннее юридическое обеспечение деятельности предприятия, профессиональная правовая работа с контрагентами и органами государственного управления);

кадровую безопасность (предотвращение негативных воздействий со стороны персонала компании на все элементы экономической безопасности).

Работа с договорами

Очень важное направление работы СБ по предотвращению нанесения материального ущерба компании — контроль за сотрудниками, в обязанности которых входит заключение договоров. Сотрудники СБ должны хорошо разбираться в юридических и экономических особенностях деятельности компании для того, чтобы выполнять требования разработанных положений и инструкций, регламентирующих функции каждого участника договорного процесса (сотрудника, его руководителя, главного бухгалтера, экономиста, юриста, СБ).

На основании опыта хотелось бы дать следующие рекомендации:

Сотрудник, в полномочия которого входит заключение договоров, обязан убедиться, что контрагент также имеет соответствующие полномочия (право подписи) и документы (паспорт, свидетельство предпринимателя, уставные документы, свидетельство государственной регистрации, справку из управления статистики, сертификаты, лицензии, разрешение на проведения работ и т. д.). С документов, представленных партнером, необходимо снять копии и передать их в СБ, которая изучит их и проведет проверку с участием информационных агентств на предмет надежности компании.
В ходе проведения предварительных переговоров с партнерами нужно обратить внимание на:

деловую историю компании-контрагента и репутацию ее первых лиц;
компетентность представителей компании-контрагента;
порядочность и точность выполнения требований при проведении подготовительного периода до подписания договора и пр.

Для более полного изучения партнера необходимо побывать в офисе компании (в некоторых случаях — совместно с сотрудником СБ). Даже беглый осмотр помещения, оргтехники, информация о количестве сотрудников иногда позволит сделать вывод об успешности потенциального партнера.
При работе с проектом договора сотрудник обязан оговорить такие условия, которые уменьшат риск невыполнения договора партнером (предоплата, оплата по факту выполненных работ, гарантии третьей стороны, залог, аккредитив и др.).
Особое внимание необходимо уделить при заключении договоров со вновь созданными компаниями и начинающими руководителями, поскольку отсутствие у них опыта ведения дел повышает риск невыполнения условий договора.
Дополнительная информация о будущем партнере, полученная из любых источников, доводится до ведома СБ.
Подготовленный проект договора необходимо завизировать как внутрикорпоративный документ, удостоверяющий согласие всех должностных лиц (в том числе СБ) в соответствии с Положением о регистрации договоров, и получить рекомендации относительно форм, условий и обязанностей сторон договора; выполнение этих рекомендаций обязательно.
После подписания договора сотрудник-исполнитель обязан осуществлять планомерный контроль за его выполнением, отслеживая работу компании-контрагента (возможны реорганизация, ликвидация, изменение формы собственности и т. п.).
Сотруднику, ответственному за выполнение договора, рекомендуется хранить копии всех документов, относящихся к данной сделке.
Сотрудник, работающий с договором, обязан незамедлительно ставить в известность руководство своей компании, СБ и юристов о фактах нарушения условий договора партнером.

Изучая договор, СБ обращает внимание на предмет договора, ценообразование, порядок расчета и условия выполнения. Необходимо убедиться, что сотрудник, уполномоченный на договорную работу, выполняет все требования инструкции, грамотно отвечает на вопросы, касающиеся договора. Нужно сразу выявлять некомпетентность (слабое знание рынка, неумение работать с договорами) и халатность (поверхностное изучение партнера и преимуществ работы именно с ним). Об умышленных действиях из корыстных соображений могут свидетельствовать следующие признаки:

излишняя поспешность в оформлении договоров (с мотивировкой «такой выгодный партнер ждать не станет» и т. п.);
предоставление недостоверных или труднопроверяемых данных о контрагенте;
обоснование необходимости работы с данным контрагентом по рекомендации влиятельных людей или вышестоящих организаций и т. д.

Рассмотрим пример работы СБ с сотрудниками, отвечающими за договорные отношения с контрагентами.

Объектом изучения стали договора, заключавшиеся руководителем структурного подразделения компании N и его заместителем на протяжении двух лет с компанией-контрагентом (ООО «Мечта»). Предмет договора и схема ценообразования отвечали рыночной конъюнктуре, порядок выполнения и условия договора также не вызывали подозрений. Анализ предмета договора показал, что ООО «Мечта» занималось работой, аналогичной той, которая входила в обязанности данного структурного подразделения компании. На протяжении двух лет с ООО «Мечта» были заключены договоры на сумму свыше 500 тыс. грн.

СБ проверила ООО «Мечта», обратившись к услугам информационных агентств. Дата регистрации этой компании совпадала с началом выполнения работ структурным подразделением. Количество сотрудников ООО «Мечта» — два человека, офис зарегистрирован по месту проживания одного из работников. Анализ финансовых документов показал, что суммы, проходившие по ее финансовым отчетам, точно соответствовали оплаченным компанией N счетам. В процессе дальнейшего расследования удалось установить, что компания N оплачивала работу, которую фактически выполняли сотрудники ее структурного подразделения в рабочее время. Таким образом, руководитель подразделения и его заместитель имели дополнительный заработок, а компания N несла убытки. После принятых административных мер незаконная схема перестала существовать.

Возможна и такая форма проверки договорной работы сотрудников, как проведение экспертной оценки по договорам (проектным, научно-техническим, при выработке кредитной политики компании и т. д.), что позволяет подтвердить или опровергнуть эффективность работы по ним и объективность действий СБ.

Одна из важнейших мер контроля за персоналом со стороны СБ в процессе финансово-хозяйственной деятельности компании — взаимодействие со службой внутреннего аудита по проверке финансово-хозяйственной деятельности. Вместе с аудиторами СБ изучает нарушения, выявленные в процессе проверки, которые могут нанести или уже нанесли ущерб. Сюда относятся необоснованные расходы на различные виды деятельности, образование дебиторской задолженности и другие нарушения. Анализируя данные проверки, СБ выявляет конкретных лиц, допустивших нарушения, и докладывает о результатах проверки руководству компании для принятия административных или иных мер.

В период проверки СБ также использует полученные в повседневной работе материалы, указывающие на нанесение экономического ущерба в проверяемом структурном подразделении, которые подтверждаются или нет в процессе этой проверки.

Обеспечение конфиденциальности информации

Большое внимание при работе с персоналом СБ уделяет вопросам обеспечения защиты конфиденциальной и коммерческой информации, утечка которой может нанести ущерб интересам компании. Необходимо разработать перечень документов и сведений, являющихся коммерческой тайной, положение о системе доступа к таким документам, а также порядок учета, хранения и организации работы с ними. При приеме на работу, как было указано в предыдущей статье (Организация работы службы безопасности компании с персоналом), представитель СБ проводит инструктаж новых сотрудников, знакомит их с правилами работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию и коммерческую тайну. Работник подписывает обязательство о ее неразглашении.

Как показывает практика, конкуренты часто получают интересующие их сведения, используя несовершенство или нарушения регламента по защите коммерческой информации, а также человеческие слабости и пороки.

Контролируя соблюдение работниками компании установленного порядка, требований по охране конфиденциальной информации и коммерческой тайны, СБ выявляет факты их нарушения. Для этого используются организационные, технические меры, а также работа с доверенными лицами. Анализируя причины утечки информации, СБ должна предлагать способы их устранения, а также выявлять лиц, которые могут способствовать такой утечке или прямо передавать коммерческую информацию конкурентам.

Приведем пример борьбы СБ с утечкой информации. В компании «Прогресс» был разработан перспективный план на следующий год. Конкурирующей компании «Метеор» удалось получить этот документ. Воспользовавшись содержащейся в нем стратегической информацией, «Метеор» добился заметного успеха, захватив часть доли рынка, которую прежде занимала продукция «Прогресса».

Расследование выявило нарушения при работе с документами, составляющими коммерческую тайну. Перспективный план относится к категории информации с ограниченным доступом. Руководитель структурного подразделения нарушил Положение о работе с документами, содержащими коммерческую тайну, поскольку не контролировал процесс подготовки и тиражирования материалов. К составлению плана были привлечены лица, не имевшие допуска к работе с данной категорией документов. При редактировании, копировании и рассылке копий указанного плана в филиалы компании не проводился учет количества переданных экземпляров, что в результате и привело к утечке коммерческой информации.

По материалам расследования были сделаны административные выводы.

Элементы технической защиты

Рассмотрим использование регламентных мер, контролирующих пользование интернетом и локальной сетью компании. Целесообразно подготовить инструкцию о порядке их использования, в которой регламентировать допуск сотрудников, предусмотреть отключение пользователей при их перемещениях, увольнениях и прочее, а также при нецелевом использовании интернета и локальной сети.

Каждая компания также определяет собственные корпоративные правила использования электронной почты, что доводится до персонала в виде распоряжений, инструкций. Задача СБ при контроле за пользователями заключается в том, чтобы фиксировать утечку информации, содержащей коммерческую тайну. Для решения этой задачи необходимо взаимодействие с IT-отделом компании и наличие определенных программ (например, для серверов Exchange — программа Promodag storelog).

Рассмотрим случай нецелевого использования служебных персональных компьютеров сотрудником компании «Колос». Из беседы с доверенными лицами (из числа работников отдела автоматизации) стало известно, что в подразделении, где сосредоточены документы, являющиеся коммерческой тайной, сотрудник N нарушает правила инструкции «Порядок использования сети интернет в компании «Колос».

СБ зафиксировала факт, что N самовольно устанавливает хакерские программы, имеет на рабочем компьютере личный внешний модем, кроме того, 70% объема жестких дисков его ПК занимают игровые программы.

По требованию СБ отдел автоматизации выявил несанкционированную программу, установленную сотрудником N, которая позволяла дистанционно управлять несколькими компьютерами сети, в том числе получать доступ к документации, являющейся коммерческой тайной.

Сотрудники, за которыми были закреплены «управляемые» ПК, в своих объяснениях указали, что при нарушениях работы компьютеров они обращались к N за помощью как к хорошему специалисту-«компьютерщику». О наличии дополнительной программы им ничего не было известно.

В своем объяснении N не признавал своей причастности к установлению хакерской программы, указывая на то, что компьютер, в котором обнаружены программные изменения, неоднократно использовался работниками других подразделений. Однако дальнейшее расследование доказало вину этого сотрудника: он установил программу несанкционированного управления компьютерами других пользователей. Хотя факт утечки коммерческой тайны не был доказан (установленные программы использовались для игр), N был наказан.

В заключение хочется особо подчеркнуть, что сотрудникам СБ совместно с работниками отдела кадров важно создать в коллективе обстановку доверия. Каждый добросовестный сотрудник должен ощущать поддержку со стороны работодателя, иметь возможность карьерного и профессионального роста. Проводя работу через доверенных лиц, информируя руководство об обстановке в компании, СБ стоит на страже экономической безопасности компании. Атмосфера подозрительности и слежки недопустима, она может разрушить коллектив.

При возникновении конфликтных ситуаций служба безопастности объективно их оценивает и находит компромиссы между сторонами. Предотвращение конфликтов между руководителями и подчиненными, между интересами сотрудников и компании помогает снизить для организации риски: уменьшить количество хищений, использования теневых схем, утечку к конкурентам коммерческой информации. В конечном итоге — снизить степень возможного ущерба компании от действий нелояльных сотрудников.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»