Как, пользуясь только средствами MS Office 2007, организовать планирование в масштабах отдела? Каких «невидимых помощников» может найти эйчар в своем персональном компьютере (ПК)?

Повышение эффективности планирования с помощью ПК — один из источников роста производительности труда в компании. Безусловно, результат будет только тогда, когда весь коллектив включится в использование этих ресурсов, но инициатором может выступить именно эйчар. Прежде всего, следует конкретизировать, что именно мы хотим получить; например — иметь возможность:

• планировать работу отдела и контролировать его выполнение;
• просматривать информацию о загруженности сотрудников;
• отслеживать статус текущих задач и получать отчеты об их выполнении.

Слово «задача» здесь не случайно, потому что планирование и управление деятельностью команды подразумевает работу со списком задач и календарем. Получить желаемый результат можно несколькими способами. Наиболее часто в офисной работе используется пакет MS Office, поэтому рассмотрим подробнее именно его возможности.

В небольших и средних компаниях удобнее пользоваться «полным» пакетом MS Office — включающим не только клиентские положения (такие как Outlook), но и серверное ПО — MOSS 2007. С точки зрения обеспечения безопасности, управляемости, удобства доступа и т. д. хранить важную информацию лучше централизованно, а также использовать общий список задач и календарь. Как специалист, постоянно использующий в своей работе компьютерные технологии, я отдаю свой голос в пользу SharePoint-технологий.

Решение первое. Предлагаю использовать приложения MS Office совместно с MS Office SharePoint Server (MOSS).

Именно так проблему планирования решали в одной из компаний, в которой я работал ранее, — в интрасети был развернут SharePoint-портал (рис. 1), где были доступны для общего пользования:

• список задач, стоящих перед отделом в рамках текущего проекта (рис. 2);
• групповой календарь (рис. 3).

Рис. 1. Главная страница типичного SharePoint-портала

 

Рис 2. Список задач на SharePoint-портале

 

Рис. 3. Групповой календарь в SharePoint

Пробную версию MOSS 2007 (бесплатное использование в течение 180-ти дней) можно загрузить с сайта компании Microsoft. Если вы не планируете использовать в будущем его функционал, связанный с бизнес-аналитикой, достаточно ограничиться версией Windows SharePoint Services, содержащей только возможности для совместной работы. Важно, что установка этих продуктов ненамного сложнее установки других офисных приложений, поэтому не требует никаких специальных знаний.

Технология работы со списком задач в SharePoint проста: все задачи заносятся в общий список, независимо от того, кто именно отвечает за их выполнение. Каждый понедельник проводится так называемый статус-митинг, в ходе которого общим собранием пересматриваются все активные задачи в списке. Статус имеющихся задач может меняться — одни завершаются, откладываются или переназначаются, в список вносятся новые задачи, которые назначаются для выполнения одному или нескольким членам группы. Наиболее важные мероприятия, связанные с выполнением поставленных задач, фиксируются в общем календаре. Там же отмечаются основные этапы выполнения проекта.

А теперь внимание: общий список задач снабжен набором представлений, позволяющих отбирать активные задачи, назначенные конкретным исполнителям. У всех членов команды список подключен к Outlook, так что каждый из них в любой момент времени может видеть, что ему предстоит сделать (рис. 4).

Рис. 4. Подключение списка задач с SharePoint-сервера к MS Outlook

Кроме того, каждый исполнитель может изменять свойства задачи — процент завершенности, сроки ее выполнения, писать отчет о своих действиях в «теле» задачи. Естественно, все сделанные людьми изменения сразу же отображаются в глобальном списке на сервере. Общий календарь также подключен к программе Outlook на личных ПК сотрудников, что позволяет им быть в курсе всех групповых событий. Конечно, личных календарей это не отменяет: в них люди по-прежнему планируют свою деятельность в рамках общего проекта. Поскольку все члены команды имеют общий доступ к календарям друг друга, всегда можно скорректировать собственные планы или подключиться к выполнению срочной задачи.

Не стоит забывать и о программе MS Office Communicator, которая (в связке с Outlook) помогает членам команды взаимодействовать более эффективно. Это приложение заслуживает отдельного рассмотрения, потому ограничусь лишь кратким описанием. Сommunicator (рис. 5) — клиент объединенных коммуникаций, позволяющий сотрудникам общаться путем обмена мгновенными сообщениями с помощью голосовой и видеосвязи. Он дает возможность получать уведомления о присутствии нужного человека на рабочем месте, проводить аудио- и видеоконференции, интегрировать функции с Outlook и SharePoint и многое др. В целом ряде компаний Communicator является корпоративным стандартом ПО для обеспечения внутриофисного взаимодействия. Рис. 5. Интерфейс Office Communicator

 

Каким образом отслеживается статус выполнения индивидуальных/ общих задач и формируются отчеты? Дело в том, что SharePoint умеет рассылать уведомления (алерты) о любых изменениях элементов в списке. Активировать алерты в глобальном списке задач и общем календаре (для каждого сотрудника компании) можно, выбрав пункт My Settings в выпадающем меню имени пользователя в правом верхнем углу, а затем кликнув по ссылке My Alerts (рис. 6).

Рис. 6. Создание уведомления (алерты) в SharePoint

Если же руководителю проекта/ подразделения необходимо получить формализованные отчеты, можно открыть список задач в Excel, где и произвести любые требуемые расчеты/ сделать анализ. При необходимости этот процесс можно автоматизировать (правда, для этого понадобится помощь разработчика).

Кроме того, на основе списка ключевых показателей производительности (KPI) мы создали в SharePoint индикаторную панель (рис. 7).

Рис. 7. Индикаторная панель, отображающая данные о продажах на SharePoint-портале

Благодаря этому каждый сотрудник в любой момент времени мог получить актуальную информацию о ходе выполнения проекта (как отдельные показатели, так и динамику их изменений).

Учитывая, что в кризисные времена популярность темы оптимизации всех и всяческих затрат возрастает, хочу еще раз подчеркнуть, что рассмотренный способ решения проблемы может быть реализован без дополнительных материальных затрат. Для этого воспользуйтесь вместо MOSS 2007 бесплатными Windows SharePoint Services. Конечно, возможности по интеграции с другими бизнес-приложениями (LOB) в таком случае будут ограничены (о бизнес-аналитике тоже речь не идет), но и покупать какие бы то ни было лицензии не нужно.

Можно также модифицировать MOSS 2007 за счет применения заранее заготовленных форм InfoPath, позволяющих формировать отчеты сотрудников о проделанной работе. MS Office InfoPath входит в состав пакета MS Office. Эта программа позволяет создавать формы и заполнять их, автоматизируя тем самым сбор, обработку и распространение данных. С помощью стандартизованных форм сотрудники заполняют бланки еженедельных (ежемесячных) отчетов, некоторые компании активно используют подобные возможности.

Решение второе. Планировать и координировать деятельность подразделения/ проектной группы можно и с помощью MS Project Server или другой EPM-системы. Это решение больше подходит для «продвинутых» в отношении ИТ-технологий компаний, однако сама идея довольно проста, поэтому может быть использована практически в любой организации. Сначала следует создать проект, подобрать соответствующих исполнителей, затем в рамках проекта определить задачи и назначить их членам команды. Руководитель отдела может добавлять новые задачи и изменять свойства уже имеющихся, пользуясь программой MS Office Project Professional. Остальные сотрудники работают через Project Server Web Access (PWA), где они могут создавать расписания и отчитываться о затраченном на выполнение поставленных задач времени. В конце каждой недели члены команды в обязательном порядке заполняют свои расписания. Таким образом, решается еще одна задача — учет рабочего времени (ее автоматизация особенно важна для компаний небольших, территориально разбросанных и тех, в которых используется почасовая оплата труда).

Поскольку PWA построен на основе SharePoint-технологий, здесь тоже используются алерты. С помощью этой программы можно создавать отчеты требуемой конфигурации, представлять данные в календарном виде, в виде сводных таблиц, графиков затрат времени и т. д. (рис. 8).

Рис. 8. Таблица трудозатрат в Project Server

Конечно, описанный вариант не отменяет использования календарей и списков задач в Outlook для планирования индивидуальной деятельности в рамках проекта (разумеется, эти календари должны быть общедоступными).

Недостаток этого способа состоит в необходимости дополнительных расходов на покупку лицензий на Project Server и Project Professional, однако, замечу, они того стоят.

Решение третье. Все, что нужно для реализации данного варианта решения проблемы, — это Outlook, MS Exchange Server и Active Directory. (Наличие Exchange и домена подразумевается в каждом из рассмотренных нами случаев, иначе использовать Outlook вообще не имеет смысла.)

От первого решения этот вариант отличается отсутствием общего календаря и общего списка задач. Задачи всем членам подразделения/ команды ставит руководитель в своем Outlook (рис. 9).

Рис. 9. Назначение задачи в Outlook

Сотрудники принимают входящие задачи, меняют их свойства по мере выполнения, а также пишут отчет о своих действиях в теле задачи. Все внесенные ими изменения отображаются в Outlоok руководителя.

Для документирования конкретных действий в рамках выполнения задачи и планирования своего времени сотрудники используют личные календари, к которым открыт общий доступ. Впрочем, может быть и «стандартный» календарь, подключаемый в Outlook на персональных ПК в качестве дополнительного. В одной из компаний, где я работал, имелся «ПРВ-календарь» (ПРВ — планирование рабочего времени), выполнявший роль типового распределителя рабочего времени каждого сотрудника (рис. 10).

Рис. 10. Типовой календарь сотрудника в Outlook

«Глобальные» события (например, совещания) назначаются в календарях сотрудников руководителем или секретарем. Конечно же, каждый сотрудник может принять, отклонить приглашение или предложить другое время.

Довольно часто меня спрашивают, а нельзя ли решать задачи планирования и учета средствами хорошо знакомых нам MS Word и MS Excel? Многие пользователи большую часть своего рабочего времени используют именно эти приложения, для них было бы удобно интегрировать новые возможности для управления временем с ежедневными делами.

Для системного тайм-менеджмента есть MS Outlook, но координировать работу подразделения, вести учет рабочего времени и документировать свою деятельность можно и в Word или Excel — с помощью шаблонов разнообразных органайзеров. На их основе можно создать собственный план или табель-календарь; такие шаблоны легко найти:

• На сайте Office Online — для этого при создании нового документа Word или книги Excel в строке поиска шаблона следует ввести запрос time management (рис. 11, 12).

Рис. 11. Один из шаблонов с D*I*Y Planner

 

Рис. 12. Шаблоны для управления временем в Office Online

• На других сайтах, предлагающих подобные шаблоны:
• например, D*I*Y Planner (правда, большинство шаблонов здесь представлены в формате ODT, но если у вас установлен Service Pack 2 для MS Office 2007, то файлы этого типа откроются без проблем);
• на сайтах Vertex42 или Dovico.

В Microsoft Excel есть возможность использовать макросы, автоматически подсчитывать время, затраченное на выполнение задач, проводить другие вычисления (рис. 13).

Рис. 13. Шаблон Timesheet с Vertex42

Созданию полнофункциональных систем управления временем на базе MS Excel посвящено множество публикаций (некоторые из них можно найти на Office Online). Сторонними производителями выпускаются дополнения для Excel (рис. 14), позволяющие использовать его для учета рабочего времени, принятия управленческих решений, управления проектами и т. д. (например, Ozgrid).

Рис. 14. Дополнение Excel Timesheet (Ozgrid)

Несмотря на то, что возможные пути решения поставленных проблем — планирование работы подразделения, контроль исполнения сотрудниками поставленных задач — описаны в статье в общих чертах, их можно использовать как руководство к действию. Конечно, менеджер по персоналу в одиночку не сможет справиться с этой работой, ему понадобится помощь коллег из ИТ-подразделения и поддержка руководителя компании (экономия времени и повышение эффективности деятельности при меньших ресурсах сейчас для всех приоритет).

Даже самые многообещающие проекты по внедрению ИТ-новшеств часто не срабатывают из-за влияния человеческого фактора. Люди обычно инстинктивно сопротивляются всему новому, кроме того, при внедрении нового продукта или метода работы нередко не уделяется должного внимания обучению пользователей. Но пренебрежительное отношение к подготовке персонала не проходит даром: «полупрофессионализм» всегда проигрывает в конкурентной борьбе.

Чему же учить людей? Существуют официальные курсы Microsoft по использованию MS Office, но я бы посоветовал заказать тренинг, адаптированный под потребности и запросы своей компании. Обобщенный рассказ о том, чем полезен MS Office, никому не нужен. Сотрудникам необходимы навыки оптимизации собственной профессиональной деятельности — с использованием приложений. Безусловно, на следующий день после тренинга вряд ли все сразу же заработает «как часы»…

Формирование новых навыков организации собственной деятельности, перестройка поведенческих стереотипов требуют времени. Конечно, этот путь более длительный и дорогой, но в конечном итоге затраты окупятся сторицей: вложения в повышение продуктивности деятельности «белых воротничков» — самые выгодные.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Менеджер по персоналу»