Как известно, мало нанять высококвалифицированных сотрудников надо организовать их результативную совместную работу. В этом может существенно помочь использование уникальных возможностей интернета, точнее интранета — виртуального информационного пространства, созданного внутри отдельно взятой компании для обмена и совместного использования информации внутри этой компании.

Разработка и создание онлайн-портала должны решать следующие задачи:

• информационные, т. е. представление и свободный доступ к структурированной информации по управлению персоналом;
• коммуникативные, т. е. обмен опытом, мнениями, событиями с другими пользователями портала при общении на форуме;
• методические, т. е. гибкий подход к методам обучения, позволяющий получить новые знания, развить в себе новые способности и принести пользу компании.

Интранет (англ. intranet, также употребляется термин интрасеть) — распределенная корпоративная сеть, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии интернет. Интранет позволяет контролировать доступ к корпоративной информации. Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть интранет — внутренний веб-сайт организации. Основанный на протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-сервер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер. Таким образом, интранет — это «частный» интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации.

Корпоративный портал по управлению персоналом — это внутренний мини-портал, предназначенный для объединения компании в единую систему и эффективного решения задач по управлению человеческими ресурсами. Он позволяет руководству сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к локальным ресурсам компании, был в курсе новостей и видел перспективы развития. Поэтому в корпоративная сеть должна обеспечивать:

• доступ последним новостям о деятельности компании;
• доступ к информации о кадровой политике;
• возможность сформировать целевую аудиторию;
• обслуживание документооборота;
• предоставление информации о сотрудниках;
• распространение объявлений о рабочих местах и требованиях к сотрудникам;
• интерактивное обучение;
• возможность участвовать в опросах, форумах;
• доступ к проводимым корпоративным мероприятиям и др.

Описание структуры и содержания корпоративного портала по управлению персоналом во многих методических материалах носит рекомендательный характер. Рекомендации могут быть скорректированы разработчиками в соответствии с целями конкретной компании. Ведь не всем организациям нужна дорогая многофункциональная система, во многих случаях рациональнее обойтись более простыми решениями.

Процесс создания портала по управлению персоналом достаточно сложен и требует определенных знаний. На начальной стадии кадровику необходимо грамотно составить техническое задание, чтобы понять собственные потребности и решить целый комплекс задач по контролю всех его этапов. Хорошее ТЗ для разработчиков сайта должно содержать следующую информацию:

• общая информацию о документе и его составителях;
• цели и задачи сайта;
• описание пользователей сайта, их цели и задачи;
• информационная архитектура сайта: структура сайта;
• описание контента;
• описание желаемого дизайна;
• перечень различных требований к разработке сайта;
• тестирование и публикация в сети и др.

Разработка структуры

Разработка структурной концепции кадрового портала — один из важнейших предварительных этапов работы, так как чем лучше вначале будет продумана структура, тем меньше придется вносить исправлений в почти готовый проект. Поэтому на этапе создания портала совместно с кадровиком необходимо решить следующие задачи:

1. Обозначение основных целей и задач корпоративного портала

Основная идея при создании портала по управлению персоналом состоит в том, чтобы, посещая его, сотрудники компании могли:

• быстро находить интересующую их информацию;
• заочно знакомиться с коллективом;
• знакомиться с локальной нормативной документацией и распоряжениями руководства;
• оперативно получать необходимые кадровые бланки;
• узнавать последние новости;
• получать информацию о корпоративных мероприятиях;
• участвовать в интерактивных опросах, тестировании;
• обсуждать на форуме актуальные для компании темы.

2. Определение структуры интранет-портала

Кадровый портал имеет разветвленную, иерархическую структуру. Каждый раздел при большом количестве информации разделен на несколько разделов и подразделов, которые логически связаны между собой с помощью гиперссылок. Как правило, ссылки на все разделы портала с краткими анонсами их содержимого приводятся на первой, так называемой главной, странице. На рис. 1 представлена упрощенная структура корпоративного портала по управлению персоналом, которая состоит из одной главной и шести тематических страниц:

1. О компании
• Философия и история бизнеса
• Организационная структура
2. Корпоративный раздел
• Регламенты и документы
• Бланки
• Персональные данные сотрудников
3. Мероприятия
• Обучение
• Праздники и конкурсы
• Фотогалерея
4. Вакансии
5. Тестирование
6. Администрирование

Рис. 1. Упрощенная структура портала по управлению персоналом

3. Подготовка эскиза и информационных материалов (контента)

Портал по управлению персоналом должен быть выдержан в едином деловом стиле. Описание контента должно включать в себя перечень всех страниц портала обозначением размещаемого на каждой странице текста, картинок и т. п. Для наглядности целесообразно сначала разработать эскизы структурного решения портала на бумаге.

На каждой веб-странице должен отображаться определенный набор стандартных элементов: логотип компании и заголовок портала (чаще всего размещают в верхней части страницы); новости (две последние в формате: дата, краткое содержание); календарь событий, форум (последние обсуждения), контактная информация разработчика (номера телефонов, адрес электронной почты и т. п.); значок защиты авторских прав, счетчик посещаемости, который фиксирует каждое открытие ресурса, изменяя значение его индикатора (в нижней части веб-страницы) и т. д.

Разработку веб-портала следует начать с главной страницы. В центральной части эскиза разместим прямоугольники с краткими анонсами рубрик, соответствующие основным разделам. В зависимости от выбранного раздела содержание внутренних веб-страниц будет меняться. Разработанные эскизы в дальнейшем используются как шаблоны для создания готовых страниц портала. На рис. 2, 3 представлены эскизы веб-страниц портала по управлению персоналом.

Рис. 2. Эскиз главной страницы портала по управлению персоналом

 

Рис. 3. Эскиз страницы со структурой портала по управлению персоналом

4. Разработка удобной навигации по порталу

В качестве системы навигации используется меню, состоящее из гиперссылок, с помощью которых пользователь легко может перейти на нужную страницу кадрового портала и вернуться обратно на место гиперссылки. Поэтому названия страниц портала должны соответствовать названиям ссылок.

Дизайн веб-страниц

Дизайн играет важную роль в привлечении внимания пользователей. Универсального решения в области разработки дизайна веб-страниц не существует, однако надо придерживаться единого стиля их оформления, поэтому сформируем основные требования к внешнему виду своего онлайн-портала. Дизайн предполагает разработку следующих элементов:

Цветовая гамма. Различные цветовые акценты на странице позволяют выделить такие значимые составляющие, как навигационные элементы, содержательные блоки, взаимосвязи, общий фон и т. д. Как правило, цвет текста контрастирует с цветом фона для максимально удобного чтения, а для заголовков и подзаголовков иногда используются более яркие цвета. Чаще всего в дизайне портала по управлению персоналом в основном используются светлые тона.

Шрифт. Шрифт не должен затруднять восприятие информации. Следует задать единый стиль оформления текста на веб-портале (заголовки разных уровней, эпиграфы, цитаты, ссылки и т. д.). В пределах одного портала лучше всего использовать несколько шрифтов в зависимости от назначения: один — для заголовка, другой — для подзаголовков, еще один — для основного текста. Желательно применять не больше трех-четырех шрифтов, также недопустим сливающийся текст.

Графика. Основной объем информации на веб-страницах портала представлен текстом или табличными данными, а графическая информация, в том числе фотографии, привлекают дополнительное внимание. Использование графики должно четко соответствовать содержанию кадрового портала. Все рисунки выполняются в формате png, gif или jpg с замещающим текстом. Для привлечения внимания сотрудников к анонсируемым мероприятиям, например, к проведению дистанционных курсов, запуску внутренних конкурсов и т. п., на портале используются баннеры (один-два).

Требования к техническому и программному обеспечению

Для функционирования портала необходимо техническое обеспечение со следующими минимальными характеристиками:

• процессор — Intel Pentium III 1 Ghz;
• оперативная память — 512 Mb RAM;
• жесткий диск — 40 Gb HDD.

Портал по управлению персоналом желательно оптимизировать для просмотра при разрешении 1024×768 без горизонтальной полосы прокрутки. Он должен быть доступен для полнофункционального просмотра с помощью популярных браузеров (Орега, Mozilla Firefox, MS IE), в том числе используемых на мобильных устройствах.

Разделы общей тематики

Рассмотрим подробнее каждый раздел информационного портала по управлению персоналом. Если активизировать пункт меню «О компании», то появится два подраздела «Философия и история бизнеса» и «Оргструктура». Раздел «Философия и история бизнеса» содержит информацию о ценностях и истории создании компании со ссылкой «подробнее» (эскиз — на рис. 4).

Рис. 4. Эскиз страницы о философии и истории бизнеса компании

Раздел «Оргструктура» позволяет пользователю внутреннего ресурса ознакомиться с организационной структурой компании, со взаимодействием сотрудников и подразделений между собой. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль и место в структуре компании.

Ключевой «Корпоративный раздел» позволяет сотруднику в любое время ознакомиться с локальными нормативными документами, которые используются в компании, получить оперативный доступ к информации о других сотрудниках, возможность заполнить и распечатать необходимые формы документов. К основным задачам этого раздела относятся:

• своевременная подача кадровых документов с использованием электронных форм;
• обеспечение бесперебойного цикла жизни кадрового документа (от создания до архивирования);
• исключение дублирования информации.

Этот раздел имеет несколько подразделов: «Регламенты и документы», «Бланки», «Персональные данные». Подраздел «Регламенты и документы» разделен на три части и содержит следующие локальные нормативные документы, которые регулируют работу персонала:

• Положения (примерный перечень):
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о защите персональных данных;
• положение об оплате труда и премировании;
• положение о системе кадровой документации;
• положение о прохождении испытательного срока;
• положение о проведении аттестации;
• положение об обучении персонала;
• положение об охране труда;
• положения об отделах.
• Должностные инструкции:
• должностные инструкции по профессиям (профессиональные стандарты).
• Приказы:
• приказы по основной деятельности.

Причем при обновлении положений и инструкций сотрудники компании получают соответствующие письма-уведомления на свой адрес электронной почты.

В подразделе «Бланки» представлена организационно-распорядительная документация, к которой относятся: акты, заявки, справки, заявления, докладные, служебные и объяснительные записки и т. д. Корпоративный портал помогает экономить время на работу с ежедневными обращениями в отдел персонала по поводу заявлений на отпуск, оформления командировок, получения справок и т. п. Сотрудники получают онлайн-доступ к различным формам, бланкам, образцам и возможность распечатать их, а программы для документооборота автоматизируют и отслеживают бизнес-процессы в компании.

Активизировав ссылку меню на подразделе «Персональные данные» сотрудники могут получить на экране профиль каждого сотрудника со следующими реквизитами:

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения;
• должность;
• подразделение;
• внутренний телефон, городской телефон c кодом города;
• электронная почта;
• ICQ, Skype;
• фотография сотрудника (профиль);
• основные должностные обязанности и т. д.

Эта информация позволяет быстро адаптироваться новым сотрудникам, запомнить имена коллег и руководства.

В раздел «Мероприятия» входят подразделы «Обучение», «Праздники и конкурсы», «Фотогалерея». Подраздел «Обучение» дает возможность удаленного доступа к базе тематических видео-уроков, учебных презентаций, статей и т. п. C помощью корпоративного портала сотрудники могут посмотреть расписание тренингов, отправить заявку на участие в обучающих программах.

Подраздел «Праздники и конкурсы» позволяет персоналу получить информацию о проводимых в компании мероприятиях: конкурсах, экскурсиях, выставках, корпоративах и т. д. Эта информация на интранет-портале может быть представлена с помощью мультимедийных документов, баннеров, а также электронной рассылки по корпоративным e-mail адресам. Также любой сотрудник онлайн-портала может получить поздравление в день рождения, оформленное в соответствующем корпоративном стиле. Подраздел «Фотогалерея» представляет собой структурированный виртуальный фотоальбом, который позволяет посмотреть фотоотчеты и фоторепортажи о внутрикорпоративных событиях. Он имеет следующие атрибуты на экране:

• название;
• иллюстрация/фото;
• краткое описание;
• полное описание (по необходимости).

Основное требование к этому разделу — это возможность закачивать фотографии на сервер через портал.

Раздел «Вакансии» — своеобразный мини-портал отдела персонала по рекрутменту, который предоставляет любому сотруднику компании информацию об имеющихся свободных вакансиях в формате:

• название вакансии;
• описание;
• требования к кандидату (образование, опыт работы, знания и умения, личные качества).

Эта информация дает возможность сотрудникам компании участвовать в конкурсе на замещение вакантных должностей, отделу персонала — существенно снизить затраты компании на поиск и подбор кандидатов, а руководителям структурных подразделений — оперативно отслеживать процесс закрытия вакансий.

Раздел «Опросы» позволяет проводить заочное анкетирование, «горячие линии», опросы и тестирование по различным аспектам (например, для исследования удовлетворенности, лояльности, вовлеченности, мотивации и др.), актуальным как для подразделения, так и компании в целом.

Раздел «Администрирование» используется для обсуждения корпоративных событий, внесения предложений и консультирования пользователей на портале и по электронной почте, для организации технической поддержки. Посетители онлайн-портала могут оставить сообщение по ссылке «Задать вопрос», (поля, отмеченные «*», обязательны для заполнения):

• Фамилия, имя, отчество
• Телефон
• E-mail (для ответа)*
• Ваш вопрос*

Читатели форума могут добавить комментарий к любому сообщению или комментарию, тем самым создавая дискуссию. Таким образом, он позволяет наладить полноценную обратную связь с коллегами и руководством компании по текущим вопросам.

Тестирование и публикация в сети

На заключительном этапе разработки важно проверить, чтобы веб-страницы портала по управлению персоналом выглядели так, как было задумано. Для этого надо проверить комплектность графических элементов и контента, а также правильность работы гиперссылок. После прохождения соответствующей аутентификации система проверяет полномочия пользователя на доступ к кадровому порталу. В соответствии с Законом «О персональных данных» обработка и защита персональных данных предусматривает установление прав пользователей в зависимости от занимаемой должности. Основное требование к разделам онлайн-портала — возможность в режиме реального времени добавлять, удалять и редактировать контент на сервере через портал.

Таким образом, обсудив техническое задание и протестировав весь сайт после его создания, можно подписывать акт о выполненных работах. Дальнейшие изменения обычно требуют дополнительных денежных средств.