Главная  Карта сайта  Размещение рекламы на портале
  СООБЩЕСТВО КАДРОВИКОВ И СПЕЦИАЛИСТОВ ПО УПРАВЛЕНИЮ ПЕРСОНАЛОМ
Добро пожаловать
  МЕНЕДЖЕR ПО ПЕРСОНАЛУ
  Новости
  Библиотека статей
  Нормативная база
  Образцы документов
  Производств. календарь
  Книжная полка
  Кто есть кто
  Глоссарий
  События
  Опросы
  Наши партнеры
  Форум
Новые материалы
Календарь-заставка на рабочий стол





Facebook
Реклама
Реклама
Библиотека статей / Инструменты HR-менеджера
11.11.2014
Проектируем корпоративный онлайн-портал по управлению персоналом

Как известно, мало нанять высококвалифицированных сотрудников надо организовать их результативную совместную работу. В этом может существенно помочь использование уникальных возможностей интернета, точнее интранета — виртуального информационного пространства, созданного внутри отдельно взятой компании для обмена и совместного использования информации внутри этой компании.

Разработка и создание онлайн-портала должны решать следующие задачи:

  • информационные, т. е. представление и свободный доступ к структурированной информации по управлению персоналом;
  • коммуникативные, т. е. обмен опытом, мнениями, событиями с другими пользователями портала при общении на форуме;
  • методические, т. е. гибкий подход к методам обучения, позволяющий получить новые знания, развить в себе новые способности и принести пользу компании.

Интранет (англ. intranet, также употребляется термин интрасеть) — распределенная корпоративная сеть, предназначенная для обеспечения доступа сотрудников к корпоративным информационным ресурсам и использующая программные продукты и технологии интернет. Интранет позволяет контролировать доступ к корпоративной информации.

Чаще всего под этим термином имеют в виду только видимую часть интранет — внутренний веб-сайт организации. Основанный на протоколах HTTP и HTTPS и организованный по принципу клиент-сервер, интранет-сайт доступен с любого компьютера через браузер. Таким образом, интранет — это «частный» интернет, ограниченный виртуальным пространством отдельно взятой организации.

Корпоративный портал по управлению персоналом — это внутренний мини-портал, предназначенный для объединения компании в единую систему и эффективного решения задач по управлению человеческими ресурсами. Он позволяет руководству сделать так, чтобы каждый сотрудник имел доступ к локальным ресурсам компании, был в курсе новостей и видел перспективы развития. Поэтому в корпоративная сеть должна обеспечивать:

  • доступ последним новостям о деятельности компании;
  • доступ к информации о кадровой политике;
  • возможность сформировать целевую аудиторию;
  • обслуживание документооборота;
  • предоставление информации о сотрудниках;
  • распространение объявлений о рабочих местах и требованиях к сотрудникам;
  • интерактивное обучение;
  • возможность участвовать в опросах, форумах;
  • доступ к проводимым корпоративным мероприятиям и др.

Описание структуры и содержания корпоративного портала по управлению персоналом во многих методических материалах носит рекомендательный характер. Рекомендации могут быть скорректированы разработчиками в соответствии с целями конкретной компании. Ведь не всем организациям нужна дорогая многофункциональная система, во многих случаях рациональнее обойтись более простыми решениями.

Процесс создания портала по управлению персоналом достаточно сложен и требует определенных знаний. На начальной стадии кадровику необходимо грамотно составить техническое задание, чтобы понять собственные потребности и решить целый комплекс задач по контролю всех его этапов. Хорошее ТЗ для разработчиков сайта должно содержать следующую информацию:

  • общая информацию о документе и его составителях;
  • цели и задачи сайта;
  • описание пользователей сайта, их цели и задачи;
  • информационная архитектура сайта: структура сайта;
  • описание контента;
  • описание желаемого дизайна;
  • перечень различных требований к разработке сайта;
  • тестирование и публикация в сети и др.

Разработка структуры

Разработка структурной концепции кадрового портала — один из важнейших предварительных этапов работы, так как чем лучше вначале будет продумана структура, тем меньше придется вносить исправлений в почти готовый проект. Поэтому на этапе создания портала совместно с кадровиком необходимо решить следующие задачи:

1. Обозначение основных целей и задач корпоративного портала

Основная идея при создании портала по управлению персоналом состоит в том, чтобы, посещая его, сотрудники компании могли:

  • быстро находить интересующую их информацию;
  • заочно знакомиться с коллективом;
  • знакомиться с локальной нормативной документацией и распоряжениями руководства;
  • оперативно получать необходимые кадровые бланки;
  • узнавать последние новости;
  • получать информацию о корпоративных мероприятиях;
  • участвовать в интерактивных опросах, тестировании;
  • обсуждать на форуме актуальные для компании темы.

2. Определение структуры интранет-портала

Кадровый портал имеет разветвленную, иерархическую структуру. Каждый раздел при большом количестве информации разделен на несколько разделов и подразделов, которые логически связаны между собой с помощью гиперссылок. Как правило, ссылки на все разделы портала с краткими анонсами их содержимого приводятся на первой, так называемой главной, странице. На рис. 1 представлена упрощенная структура корпоративного портала по управлению персоналом, которая состоит из одной главной и шести тематических страниц:

  1. О компании
    • Философия и история бизнеса
    • Организационная структура
  2. Корпоративный раздел
    • Регламенты и документы
    • Бланки
    • Персональные данные сотрудников
  3. Мероприятия
    • Обучение
    • Праздники и конкурсы
    • Фотогалерея
  4. Вакансии
  5. Тестирование
  6. Администрирование

Рис. 1. Упрощенная структура портала по управлению персоналом

3. Подготовка эскиза и информационных материалов (контента)

Портал по управлению персоналом должен быть выдержан в едином деловом стиле. Описание контента должно включать в себя перечень всех страниц портала обозначением размещаемого на каждой странице текста, картинок и т. п. Для наглядности целесообразно сначала разработать эскизы структурного решения портала на бумаге.

На каждой веб-странице должен отображаться определенный набор стандартных элементов: логотип компании и заголовок портала (чаще всего размещают в верхней части страницы); новости (две последние в формате: дата, краткое содержание); календарь событий, форум (последние обсуждения), контактная информация разработчика (номера телефонов, адрес электронной почты и т. п.); значок защиты авторских прав, счетчик посещаемости, который фиксирует каждое открытие ресурса, изменяя значение его индикатора (в нижней части веб-страницы) и т. д.

Разработку веб-портала следует начать с главной страницы. В центральной части эскиза разместим прямоугольники с краткими анонсами рубрик, соответствующие основным разделам. В зависимости от выбранного раздела содержание внутренних веб-страниц будет меняться. Разработанные эскизы в дальнейшем используются как шаблоны для создания готовых страниц портала. На рис. 2, 3 представлены эскизы веб-страниц портала по управлению персоналом.

Рис. 2. Эскиз главной страницы портала по управлению персоналом

 

Рис. 3. Эскиз страницы со структурой портала по управлению персоналом

4. Разработка удобной навигации по порталу

В качестве системы навигации используется меню, состоящее из гиперссылок, с помощью которых пользователь легко может перейти на нужную страницу кадрового портала и вернуться обратно на место гиперссылки. Поэтому названия страниц портала должны соответствовать названиям ссылок.

Дизайн веб-страниц

Дизайн играет важную роль в привлечении внимания пользователей. Универсального решения в области разработки дизайна веб-страниц не существует, однако надо придерживаться единого стиля их оформления, поэтому сформируем основные требования к внешнему виду своего онлайн-портала. Дизайн предполагает разработку следующих элементов:

Цветовая гамма. Различные цветовые акценты на странице позволяют выделить такие значимые составляющие, как навигационные элементы, содержательные блоки, взаимосвязи, общий фон и т. д. Как правило, цвет текста контрастирует с цветом фона для максимально удобного чтения, а для заголовков и подзаголовков иногда используются более яркие цвета. Чаще всего в дизайне портала по управлению персоналом в основном используются светлые тона.

Шрифт. Шрифт не должен затруднять восприятие информации. Следует задать единый стиль оформления текста на веб-портале (заголовки разных уровней, эпиграфы, цитаты, ссылки и т. д.). В пределах одного портала лучше всего использовать несколько шрифтов в зависимости от назначения: один — для заголовка, другой — для подзаголовков, еще один — для основного текста. Желательно применять не больше трех-четырех шрифтов, также недопустим сливающийся текст.

Графика. Основной объем информации на веб-страницах портала представлен текстом или табличными данными, а графическая информация, в том числе фотографии, привлекают дополнительное внимание. Использование графики должно четко соответствовать содержанию кадрового портала. Все рисунки выполняются в формате png, gif или jpg с замещающим текстом. Для привлечения внимания сотрудников к анонсируемым мероприятиям, например, к проведению дистанционных курсов, запуску внутренних конкурсов и т. п., на портале используются баннеры (один-два).

Требования к техническому и программному обеспечению

Для функционирования портала необходимо техническое обеспечение со следующими минимальными характеристиками:

  • процессор — Intel Pentium III 1 Ghz;
  • оперативная память — 512 Mb RAM;
  • жесткий диск — 40 Gb HDD.

Портал по управлению персоналом желательно оптимизировать для просмотра при разрешении 1024×768 без горизонтальной полосы прокрутки. Он должен быть доступен для полнофункционального просмотра с помощью популярных браузеров (Орега, Mozilla Firefox, MS IE), в том числе используемых на мобильных устройствах.

Разделы общей тематики

Рассмотрим подробнее каждый раздел информационного портала по управлению персоналом. Если активизировать пункт меню «О компании», то появится два подраздела «Философия и история бизнеса» и «Оргструктура». Раздел «Философия и история бизнеса» содержит информацию о ценностях и истории создании компании со ссылкой «подробнее» (эскиз — на рис. 4).

Рис. 4. Эскиз страницы о философии и истории бизнеса компании

Раздел «Оргструктура» позволяет пользователю внутреннего ресурса ознакомиться с организационной структурой компании, со взаимодействием сотрудников и подразделений между собой. Важно, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль и место в структуре компании.

Ключевой «Корпоративный раздел» позволяет сотруднику в любое время ознакомиться с локальными нормативными документами, которые используются в компании, получить оперативный доступ к информации о других сотрудниках, возможность заполнить и распечатать необходимые формы документов. К основным задачам этого раздела относятся:

  • своевременная подача кадровых документов с использованием электронных форм;
  • обеспечение бесперебойного цикла жизни кадрового документа (от создания до архивирования);
  • исключение дублирования информации.

Этот раздел имеет несколько подразделов: «Регламенты и документы», «Бланки», «Персональные данные». Подраздел «Регламенты и документы» разделен на три части и содержит следующие локальные нормативные документы, которые регулируют работу персонала:

  • Положения (примерный перечень):
    • правила внутреннего трудового распорядка;
    • положение о защите персональных данных;
    • положение об оплате труда и премировании;
    • положение о системе кадровой документации;
    • положение о прохождении испытательного срока;
    • положение о проведении аттестации;
    • положение об обучении персонала;
    • положение об охране труда;
    • положения об отделах.
  • Должностные инструкции:
    • должностные инструкции по профессиям (профессиональные стандарты).
  • Приказы:
    • приказы по основной деятельности.

Причем при обновлении положений и инструкций сотрудники компании получают соответствующие письма-уведомления на свой адрес электронной почты.

В подразделе «Бланки» представлена организационно-распорядительная документация, к которой относятся: акты, заявки, справки, заявления, докладные, служебные и объяснительные записки и т. д. Корпоративный портал помогает экономить время на работу с ежедневными обращениями в отдел персонала по поводу заявлений на отпуск, оформления командировок, получения справок и т. п. Сотрудники получают онлайн-доступ к различным формам, бланкам, образцам и возможность распечатать их, а программы для документооборота автоматизируют и отслеживают бизнес-процессы в компании.

Активизировав ссылку меню на подразделе «Персональные данные» сотрудники могут получить на экране профиль каждого сотрудника со следующими реквизитами:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • должность;
  • подразделение;
  • внутренний телефон, городской телефон c кодом города;
  • электронная почта;
  • ICQ, Skype;
  • фотография сотрудника (профиль);
  • основные должностные обязанности и т. д.

Эта информация позволяет быстро адаптироваться новым сотрудникам, запомнить имена коллег и руководства.

В раздел «Мероприятия» входят подразделы «Обучение», «Праздники и конкурсы», «Фотогалерея». Подраздел «Обучение» дает возможность удаленного доступа к базе тематических видео-уроков, учебных презентаций, статей и т. п. C помощью корпоративного портала сотрудники могут посмотреть расписание тренингов, отправить заявку на участие в обучающих программах.

Подраздел «Праздники и конкурсы» позволяет персоналу получить информацию о проводимых в компании мероприятиях: конкурсах, экскурсиях, выставках, корпоративах и т. д. Эта информация на интранет-портале может быть представлена с помощью мультимедийных документов, баннеров, а также электронной рассылки по корпоративным e-mail адресам. Также любой сотрудник онлайн-портала может получить поздравление в день рождения, оформленное в соответствующем корпоративном стиле. Подраздел «Фотогалерея» представляет собой структурированный виртуальный фотоальбом, который позволяет посмотреть фотоотчеты и фоторепортажи о внутрикорпоративных событиях. Он имеет следующие атрибуты на экране:

  • название;
  • иллюстрация/фото;
  • краткое описание;
  • полное описание (по необходимости).

Основное требование к этому разделу — это возможность закачивать фотографии на сервер через портал.

Раздел «Вакансии» — своеобразный мини-портал отдела персонала по рекрутменту, который предоставляет любому сотруднику компании информацию об имеющихся свободных вакансиях в формате:

  • название вакансии;
  • описание;
  • требования к кандидату (образование, опыт работы, знания и умения, личные качества).

Эта информация дает возможность сотрудникам компании участвовать в конкурсе на замещение вакантных должностей, отделу персонала — существенно снизить затраты компании на поиск и подбор кандидатов, а руководителям структурных подразделений — оперативно отслеживать процесс закрытия вакансий.

Раздел «Опросы» позволяет проводить заочное анкетирование, «горячие линии», опросы и тестирование по различным аспектам (например, для исследования удовлетворенности, лояльности, вовлеченности, мотивации и др.), актуальным как для подразделения, так и компании в целом.

Раздел «Администрирование» используется для обсуждения корпоративных событий, внесения предложений и консультирования пользователей на портале и по электронной почте, для организации технической поддержки. Посетители онлайн-портала могут оставить сообщение по ссылке «Задать вопрос», (поля, отмеченные «*», обязательны для заполнения):

  • Фамилия, имя, отчество
  • Телефон
  • E-mail (для ответа)*
  • Ваш вопрос*

Читатели форума могут добавить комментарий к любому сообщению или комментарию, тем самым создавая дискуссию. Таким образом, он позволяет наладить полноценную обратную связь с коллегами и руководством компании по текущим вопросам.

Тестирование и публикация в сети

На заключительном этапе разработки важно проверить, чтобы веб-страницы портала по управлению персоналом выглядели так, как было задумано. Для этого надо проверить комплектность графических элементов и контента, а также правильность работы гиперссылок. После прохождения соответствующей аутентификации система проверяет полномочия пользователя на доступ к кадровому порталу. В соответствии с Законом «О персональных данных» обработка и защита персональных данных предусматривает установление прав пользователей в зависимости от занимаемой должности. Основное требование к разделам онлайн-портала — возможность в режиме реального времени добавлять, удалять и редактировать контент на сервере через портал.

Таким образом, обсудив техническое задание и протестировав весь сайт после его создания, можно подписывать акт о выполненных работах. Дальнейшие изменения обычно требуют дополнительных денежных средств.

Источник: Кадровик.ру Автор: Скоробогатова Татьяна
Просмотров: 13297 Отправить другу Версия для печати
 
 
Смотрите также:
Изменения в политиках вознаграждения и практике пересмотра зарплат-2016
Excel для эйчаров: три кейса
Прогноз «Бизнес-компетенции-2020» от ATD
Какие бывают тесты и чем они могут вам помочь
Что тревожит HR-специалистов?
Перегрузка на работе как DoS-атака: как с этим справиться?
Исследование удовлетворенности условиями труда
Как разработать обучающую игру
Как перевести персонал на аутсорсинг без потерь
Описание HR-процессов
Организация IR-службы «с нуля»
HR-бюджет для начинающих
Настройка «входного фильтра»
Модель оценки эффективности обучения Д. Киркпатрика
Психологический портрет кандидата на работу: анализ анкетных данных и автобиографии
Эффективность использования различных методов при отборе персонала
Снижение расходов без сокращения численности
Диагностика рисков увольнения в крупных компаниях
Эффективная организация совещания
Планирование и учет с помощью ПК
Открытие магазина от «А» до «Я»
HR-метрики
Блиц-кайдзен
Внутренние конкурсы в компании
Пути оптимизации рабочего графика руководителя
Все, что вы хотели бы знать о MS Word
Практические советы по переезду офиса (в вопросах и ответах)
Excel на службе у эйчара
Human Resources Analysis: исследовательское решение для HR
Автоматизация в управлении персоналом

Реклама
Издания для профессионалов
Календарь событий
Май 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031    

Июнь 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
   1234
567891011
12131415161718
19202122232425
2627282930  

Все события
Опросы
Как Вы считаете, какие основные ошибки совершают люди, ищущие работу?
Отсутствие плана по поиску работы
Поиск работы только с помощью газетных объявлений
Поиск работы исключительно с помощью знакомых
Поиск работы исключительно через Интернет
Резюме плохо подготовлено: «пробелы» в биографии
Резюме не соответствует требованиям вакансии
Отсутствие навыков самопрезентации

Объявление
Уважаемые посетители! По всем вопросам относительно работы портала обращайтесь к администратору
2017 © МЕДИА-ПРО
2017 © HR-Лига
Copyright © 2005–2017 HR-Лига
Редакция (администрация) портала не несет ответственности за ущерб, который может быть нанесен в результате использования, неиспользования или ненадлежащего использования информации, содержащейся на портале.
Ответственность за достоверность информации и прочих сведений несут авторы публикаций.
Редакция (администрация) оставляет за собой право не разделять мнение авторов размещаемых материалов.
Использование материалов из журналов ИД «МЕДИА-ПРО» только по согласованию с редакцией (администрацией) портала.
По всем вопросам пишите на admin@hrliga.com.