Как правильно и по делу тратить время? Вокруг этого вопроса в последние годы сформировалась целая индустрия — личные тренинги, групповые занятия, сотни книг. Попытаемся разобраться в основных приемах тайм-менеджмента.

1. Планирование

Гуру тайм-менеджмента (например, Стивен Кови) настаивают, что самый подходящий отрезок для оперативного планирования — неделя. И вот почему. Именно неделя позволяет не замыкаться на одном дне и видеть перспективу. Значительная часть дел просто не может быть выполнена в течение дня, а недельное планирование позволяет расписать порядок их исполнения. Кроме того, мы зачастую переносим невыполненное на абстрактное (и свободное) завтра, а если вся неделя расписана, то это дисциплинирует.

2. Списки дел на каждый день

Для одних они важное подспорье, а на других действуют просто угнетающе. Выбирать вам. Но если вы все-таки «расписываете» день, то начните с тех действий, которые привязаны к определенному времени, например, собрание в 17 часов. Затем зарезервируйте время для важных задач — например, во вторник нужно созвониться с клиентом N. — допустим, в 11 часов; а до совещания подготовить цифры (ведь обязательно спросят), предполагаемое время выполнения — час. Планировать можно и нужно, но не поминутно — всегда есть внешние обстоятельства, от которых не отмахнуться: срочные поручения начальства, технические неполадки, пробки, в конце концов. В дневном плане обязательно должны быть временные зазоры. А если все пойдет хорошо, то вы выполните «пятилетку за три года».

3. Взяться за дело

Специалисты по тайм-менеджменту предлагают постоянно откладываемые дела «поедать». Например, метод лягушки подходит для решения вопросов быстрых, но неприятных — один звонок, разговор, подсчет и т. д. Выбираете такую лягушку и «съедаете» ее прямо в начале рабочего дня. Все остальное время ходите свободным человеком. Если лягушек много, то планируете себе меню на неделю или месяц.

Метод швейцарского сыра: если дело запутанное, а порядок выполнения может быть различным — «выедайте» из него дыры. Начните с любого места: напишите сначала самую простую часть отчета, заполните те поля анкеты, которые вы помните наизусть, и т. п. Главное, каждый день (час/ неделю/ месяц) выполнить хоть какое-то полезное действие. В итоге, дело будет «изъедено» и в конце останется добить его одним махом.

Метод слона используется для больших и серьезных дел. Их нужно резать на бифштексы — выполнимые части, и постепенно делать. Главное отличие от «швейцарского сыра» — дела выполняются не в произвольном порядке, а системно, в строгой последовательности.

4. Сделать меньше, а получить больше

Правило 20/80 или закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Например, 20% клиентов приносят 80% дохода. Правило яркое и запоминающееся, хотя на практике процентное соотношение усилия/результат не обязательно именно такое. Но вы и из собственного опыта знаете, что несложные действия ведут подчас к серьезному результату, а большие затраты времени и сил могут пропасть втуне, что на какую-то ерунду, шлифовку деталей уходит времени не меньше, чем на основную, содержательную часть работы. Вывод: выберите ключевые действия и в условиях дефицита времени — ограничьтесь только ими.

Вера Сорокина
По материалам «Работа.ру»