Суміщення професій та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Суміщення професій (посад) та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника містять чимало спільного. Обидва види додаткових обов’язків оформляються в межах укладеного трудового договору на одному підприємстві, допускаються за згодою працівника і відбуваються протягом установленої законодавством тривалості робочого часу. Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника та суміщення посад можуть покладатися як на одного, так і на декількох працівників.

Нормативно-правові акти до теми

Постанова КМУ «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери» від 30 серпня 2002 р. № 1298 (далі — Постанова № 1298).
Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29 грудня 1965 р. № 30/39 (далі — Роз’яснення № 30/39).

Основними нормативними актами, які визначають порядок та умови суміщення посад, є:

Кодекс законів про працю України, статтею 105 якого визначаються умови оплати суміщення професій (посад) та виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника (далі — КЗпП).
Постанова Ради Міністрів СРСР «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 4 грудня 1981 р. № 1145 (далі — Постанова № 1145).
Інструкція щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 4 грудня 1981 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)», затверджена Держкомпраці СРСР від 14 травня 1982 р. № 53-ВЛ (далі — Інструкція № 53-ВЛ).

Незважаючи на те що більшість вищезгаданих документів досить давні та є актами, прийнятими ще за часів СРСР, вони застосовуються і сьогодні в частині, що не суперечить Конституції й законам України, та чинні відповідно до постанови ВРУ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 р. № 1545-XII.

Порядок оформлення суміщення професій (посад)

Суміщення професій (посад) — це виконання працівником поряд із своєю основною роботою, зумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) у межах робочого часу за основною роботою на одному і тому самому підприємстві, установі, організації.

Лист Мінпраці від 21 червня 2010 р. № 514/13/155-10

Для встановлення суміщення посад у штатному розписі підприємства має бути передбачена вакантна посада. Про це йдеться в пункті 9 Інструкції № 53-ВЛ, яким передбачено, що зменшення чисельності працівників у результаті суміщення професій (посад) не може бути підставою для зміни встановленого підприємствам, установам, організаціям ліміту чисельності та затвердженого для них штатного розпису, ліквідації підрозділів.

Суміщення посад може встановлюватися на певний строк або без обмеження строком.

Воно може бути встановлено за заявою працівника або на підставі прийнятого роботодавцем рішення. Якщо суміщення ініційовано роботодавцем, працівник має бути повідомлений про зміни в організації виробництва та праці згідно з частиною третьою статті 32 КЗпП не пізніше ніж за два місяці.

Оформлюється суміщення професій (посад) наказом роботодавця. У наказі в обов’язковому порядку вказують назву професії (посади), за якою відбуватиметься суміщення, та розмір доплати. Установлюється вона відповідно до статті 105 КЗпП на умовах, передбачених колективним договором.

Варто зазначити, що в колективному договорі та наказі про суміщення має бути чітко зазначено, від якої саме посади встановлюється доплата. Це пов’язано з тим, що розмір такої доплати затверджено тільки працівникам бюджетної сфери на підставі пункту 3 Постанови № 1298 доплату за суміщення в розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки) за основною посадою (лист Мінпраці від 25 березня 2010 р. № 319/13/84-10).

Зазначена доплата за суміщення не встановлюється керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їхнім заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їхнім заступникам (пп. 3 п. 3 Постанови № 1298).

Доплата провадиться винятково за наказом, оскільки виконання роботи за суміщенням посад не відображається в табелі обліку робочого часу. У разі відсутності вільної посади встановлення доплати за суміщення буде неможливим.

Оскільки працівник продовжує обіймати свою основну посаду, записи про суміщення до особової картки працівника та трудової книжки не вносяться. Водночас копію наказу про встановлення суміщення можна додати до особової справи працівника.

Суміщення професій (посад) зазвичай не позначається на тривалості відпусток. Якщо працівник, за своєю основною роботою зайнятий на роботах із шкідливими умовами праці, виконує їх у повному обсязі, а також виконує додаткову роботу в порядку суміщення, за ним продовжують зберігатися передбачені чинним законодавством пільги у зв’язку з умовами праці (додаткова відпустка).

Окремо слід зупинитися на припиненні суміщення посад. Якщо воно встановлювалося на певний строк, виконання додаткової роботи в порядку суміщення припиняється без видання окремого наказу. Тобто якщо в наказі про встановлення суміщення зазначений строк, на який працівникові доручалася додаткова робота, але він минув, працівник повертається до виконання лише своєї основної роботи.

Якщо строк не було встановлено, працівник має право припинити суміщення з власної ініціативи, надавши роботодавцю відповідну заяву, на підставі якої видається наказ. Оскільки встановлення суміщення обумовлювалося сторонами наперед, слід враховувати, що якщо роботодавець не погоджується на припинення суміщення посад працівником, такий наказ не видається, а працівник продовжує виконувати обов’язки в порядку суміщення посад.

Суміщення посад також може бути скасовано за ініціативою роботодавця. У такому випадку згідно із статтею 32 КЗпП працівника необхідно попередити про зміну істотних умов праці — скасування суміщення посад — за два місяці, про що має бути видано наказ з основної діяльності.

Увага! Наказ про зміну істотних умов праці видається лише за умови, що вони викликані змінами в організації виробництва і праці, тобто раціоналізацією робочих місць, введенням нових форм організації праці, у т. ч. переходом на бригадну форму організації праці, і, навпаки, впровадженням передових методів, технологій тощо (п. 10 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 6 листопада 1992 р. № 9).

З наказом працівник має бути ознайомлений в установленому порядку. Якщо працівник не матиме бажання продовжувати роботу в нових умовах та надасть відмову від скасування суміщення посад, він підлягатиме звільненню за пунктом 6 статті 36 КЗпП (відмова від продовження роботи у зв’язку зі зміною істотних умов праці).

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника — це заміна працівника, відсутнього у зв’язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли працівник поряд зі своєю основною роботою виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Лист Мінпраці від 19 квітня 2011 р. № 126/06/186-11

Якщо посадовою інструкцією працівника передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу та без доплати.

Роботу тимчасово відсутнього працівника покладають на працівників, які мають відповідну професійну підготовку та певну освіту, необхідну для виконання такої роботи.

Посада, за якою відбувається виконання обов’язків, має бути передбачена штатним розписом, але зайнята тимчасово відсутнім працівником. Тобто виконання обов’язків покладається на час відсутності основного працівника, який обіймає цю посаду, тоді як суміщення встановлюється лише за вакантною посадою.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника допускається тільки за згодою працівника і на підставі наказу. У ньому можна визначити перелік видів робіт, які тимчасово має виконувати працівник.

За виконання обов’язків працівнику провадиться доплата. Її розмір установлюється на умовах, передбачених колективним договором. Але слід пам’ятати про обмеження, встановлені законодавством щодо окремих категорій працівників.

Так, для працівників, робота яких оплачується відповідно до Постанови № 1298, за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачена доплата в розмірі 50% посадового окладу / тарифної ставки (пп. 3 п. 3 Постанови № 1298). А згідно з роз’ясненнями спеціалістів Мінпраці доплати можуть установлюватися також декільком працівникам у розмірі до 50% посадового окладу за основною посадою в межах економії за посадовим окладом (ставкою заробітної плати) відсутнього працівника (листи Мінпраці від 25 березня 2010 р. № 319/13/84-10 та від 7 вересня 2010 р. № 784/13/84-10).

Зазначена доплата не встановлюється керівникам бюджетних установ, закладів та організацій, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів цих установ, закладів та організацій, їх заступникам (пп. 3 п. 3 Постанови № 1298).

На небюджетних підприємствах розмір доплати може сягати і 100% посадового окладу відсутнього працівника. Конкретний розмір доплати, який залежить від складності, характеру, обсягу виконуваних робіт та ступеня використання робочого часу, визначає керівник підприємства в наказі про покладення на працівника обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Тобто працівник отримує заробітну плату у вигляді окладу (тарифної ставки) за посадою, яку обіймає, та доплату — за наказом про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Варто пам’ятати, що як і при суміщенні посад виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника в табелі обліку використання робочого часу не відображається, оскільки здійснюється протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою. Записи про виконання таких обов’язків до трудової книжки та особової картки № П-2 також не вносяться.

Виконання обов’язків іншим працівником припиняється у день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконувалися. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків не видається.

Тимчасове заступництво

Ще одним різновидом виконання обов’язків є призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою. Таке оформлення трудових відносин нерідко трапляється на практиці, однак не завжди є правомірним. Для врегулювання цього питання слід застосовувати Роз’яснення № 30/39. Але його застосування призводить до виникнення низки спірних ситуацій, пов’язаних зі статусом працівника.

Як визначено пунктом 2 Роз’яснення № 30/39, призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається, але є можливим лише за посадою, призначення на яку здійснюється вищим органом управління. У такому випадку керівник підприємства, установи, організації протягом місяця з дня призначення працівника виконуючим обов’язки має подати до вищого органу управління документи для його затвердження на посаді. Зазначений орган у місячний строк має розглянути це питання та повідомити керівника про результати. Таким чином, загальна тривалість виконання працівником обов’язків за вакантною посадою не може перевищувати два місяці.

Згідно з Роз’ясненням № 30/39 допускається призначення виконуючими обов’язки за вакантною посадою як працівників підприємства, так і сторонніх осіб, які не є працівниками підприємства. У цьому випадку перед кадровою службою постає чимало питань, пов’язаних із внесенням запису до трудової книжки, підписанням різних документів і наказів та вирішенням проблеми, якщо вищий орган управління не надасть згоди на призначення працівника на посаду. Тому цей вид виконання обов’язків без крайньої необхідності краще не використовувати та обрати інший спосіб вирішення такої ситуації (наприклад, передбачити виконання обов’язків у посадових інструкціях інших працівників, застосувати тимчасове переведення за згодою працівника відповідно до статті 33 КЗпП, а якщо потрібно призначити виконуючою обов’язки особу, яка не є працівником підприємства, слід спочатку отримати згоду вищого органу управління, а потім прийняти працівника на роботу в загальному порядку).