Поскольку четких правил составления графика документооборота не существует, предлагаем рассмотреть принципы его составления на примере графика документооборота кадровой службы. Это структурное подразделение было выбрано в качестве примера, поскольку взаимодействует практически со всеми отделами предприятия.

Любое предприятие фиксирует свою деятельность в различного рода документах. Процесс прохождения документов в установленной последовательности с момента их появления до сдачи в архив называется документооборотом. Количество всех документов за год составляет объем документооборота предприятия, который учитывается при расчете численности персонала аппарата управления, расчете должностных окладов работников, применении средств механизации и автоматизации делопроизводства. График документооборота предприятия составляется на основании графиков документооборота его подразделений. Можно утверждать, что по сути он состоит из графиков документооборота подразделений предприятия.

Что касается таких документов, как приказы, то их количество на предприятии может давать представление о загруженности всего управленческого аппарата, в частности кадровой службы и бухгалтерии (ведь им приходится иметь дело с большим количеством приказов).

Роль кадровой службы в документообороте предприятия

Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями предприятия. Ведь они ответственны за подбор персонала, адаптацию работников, организацию обучения кадров, аттестацию, оплату отпусков, командировок, больничных листов, поощрения и награждения, оформление документов по привлечению работников к дисциплинарной ответственности, внесение изменений в трудовые договоры (повышение заработной платы, перевод работника на другую постоянную работу (должность), переименование должности) и т. д. И это далеко не полный перечень.

Кадровая служба и бухгалтерия

Особое взаимодействие у работников кадровой службы складывается с бухгалтерией. Между этими отделами осуществляется основной обмен документами. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках (приказы о приеме и увольнении, повышении квалификационных разрядов, классов, категорий, сдают табеля учета рабочего времени для расчета заработной платы, листы нетрудоспособности и пр.). Поэтому очень важно, чтобы маршрут документов на предприятии был четко прописан, и условия прохождения документов выполнялись всеми ответственными лицами.

Например, к процессам со сложным документооборотом относится оформление командировок и авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или кадровая служба, вторым — бухгалтерия. Здесь важно четко обозначить последовательность действий:

• в какие сроки после оформления служебного задания работника должны представить документы в кадровую службу;
• в какой срок кадровая служба оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
• в какой срок кадровая служба передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных работнику выплат.

Кадровые службы ежегодно оформляют и получают множество документов, которые иногда теряются, не вовремя исполняются, небрежно хранятся. Избежать подобных неприятностей поможет специально организованная на предприятии система документооборота.

Система документооборота на предприятии

Поскольку единой системы документооборота не существует, каждое предприятие может разработать подобную систему самостоятельно с учетом специфики своей деятельности. Разработка механизма управления документооборотом обеспечивает:

• стабильность работы всех служб предприятия;
• четкость движения и оперативность обработки документов;
• своевременность принятия управленческих решений.

Неправильно организованный документооборот может привести к таким последствиям как:

• несвоевременная доставка документов (отчетной информации);
• нарушение маршрута движения документов и их утеря;
• нарушение сроков выполнения распоряжений руководства;
• передача искаженной (неточной) информации отделам;
• отсутствие документов для отчетов по инвентарю предприятия и пр.

График документооборота кадровой службы

Многие вопросы, связанные с движением потока документов (входящие, исходящие и внутренние), решаются с помощью графика документооборота.

Форма графика документооборота кадровой службы (как и любой другой) не отражена в нормативно-правовых актах. На практике сложились определенные правила составления графика документооборота. Но в первую очередь при составлении графика следует руководствоваться пунктом 5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 года № 88 (приложение 1).

Приложение 1 5. Організація документообігу 5.1. З метою упорядкованості руху та своєчасного одержання для записів у бухгалтерському обліку первинних документів наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву. 5.2. Графік документообігу на підприємстві, в установі повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ, визначати мінімальний строк його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. 5.3. Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт. 5.4. Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю видається витяг із графіка. У витязі наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких передаються ці документи. 5.5. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.

Как правило, графики разрабатываются руководителями подразделений, а утверждаются руководителем предприятия.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения пунктов (приложение 2). При этом график должен устанавливать рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное количество подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Приложение 2 УТВЕРЖДЕН Приказ директора ООО «Авангард» от 15.09.2010 № 37 ГРАФИК документооборота кадровой службы ООО «Авангард», г. Киев № п/п Наименование документа Кто составил Количество экземпляров Срок передачи документа Кому передан Срок исполнения (передачи) 1 2 3 4 5 6 7 1 Приказ о приеме на работу Кадровая служба Юдина Л. В. 1 Еженедельно от 3-х до 5-ти дней после издания приказа Бухгалтерии Стадник В. В. В течение недели со дня получения 2 Приказ об увольнении Кадровая служба Юдина Л. В. 1 В день увольнения Бухгалтерии Стадник В. В. В день получения 3 Приказ о ежегодном отпуске Кадровая служба Юдина Л. В. 1 За 5 дней до начала отпуска Бухгалтерии Стадник В. В. Не позднее 3-х рабочих дней до начала отпуска 4 Табель учета рабочего времени Кадровая служба Титова Р. М. 1 1 и 16 числа каждого месяца Бухгалтерии Стадник В. В. 5 и 20 числа каждого месяца С графиком ознакомлены: Руководитель кадровой службы Коваль А. Д. Коваль Дата Главный бухгалтер Сидорова С. Т. Сидорова Дата Юрисконсульт Ярцева З. И. Ярцева Дата … ________________ Примечание. В график должны быть включены документы как поступающие в кадровую службу, так и исходящие, а также внутренние документы. Например, оформление командировочных удостоверений, сдача форм отчетности в центры занятости: о наличии вакансий (форма № 3-ПН), о запланированном высвобождении работников (форма № 4-ПН), о принятых работниках (форма № 5-ПН), о занятости и трудоустройстве инвалидов (форма № 10-ПІ) и др.

По каждому документу график документооборота должен содержать следующие разделы:

• порядок создания документа (количество экземпляров, ответственные за выписку, ответственные за оформление, ответственные за исполнение, срок исполнения);
• порядок проверки документа (ответственные за проверку, кто представляет на проверку, порядок представления, срок представления);
• порядок обработки документа (исполнитель, срок исполнения, контроль исполнения);
• порядок передачи документа в архив (исполнитель, срок исполнения).

Ответственность за соблюдение графика, т. е. за своевременную разработку и передачу документов несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Особенности работы с графиком документооборота

Для оперативной работы с графиками каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к его сфере деятельности, прописываются сроки их представления и выполнения, а также указываются подразделения предприятия, в которые направляются документы.

Внимание! График документооборота должен соответствовать не только действующему законодательству, но и локальным актам предприятия, например, разработанным на предприятии должностным инструкциям.

Сроки прохождения документов и сроки, установленные КЗоТ

Движение первичных документов в кадровой службе регламентируется графиком документооборота. Чтобы вовремя обеспечивать бухгалтерию, руководство и работников необходимыми документами, следует рассчитать, сколько времени займет их подготовка, и учитывать сроки, установленные законодательством, на действия относительно кадров, основывающиеся на этих документах. Например, в трудовом законодательстве установлены:

• сроки выдачи заработной платы (ст. 115 КЗоТ);
• сроки расчета при увольнении (ст. 116 КЗоТ) и расторжения трудового договора по инициативе работника (ст. 38 КЗоТ);
• условия и сроки предоставления ежегодных отпусков (ст. 79 КЗоТ) и отпусков без сохранения заработной платы (ст. 84 КЗоТ);
• сроки для применения дисциплинарного взыскания (ст. 148 КЗоТ);
• сроки оформления трудовых книжек работникам, поступающим на работу впервые (ст. 48 КЗоТ);
• выдача дубликата трудовой книжки (п. 5.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58) и др.

Все эти функции бухгалтерии и кадровой службы сопровождаются оформлением различного рода документов. Поэтому руководителю кадровой службы целесообразно оформить и утвердить график документооборота, руководствуясь действующим трудовым законодательством, не нарушая сроков (для той или иной функции), установленных КЗоТ.

Немаловажный момент в системе документооборота — это координация обмена документами различных подразделений. А процесс взаимодействия и обмена информацией на предприятии всегда непрерывный.

С помощью графика документооборота можно разрешить многие вопросы, связанные с движением документов. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки. Ведение и строгое соблюдение графика документооборота позволит наладить и упорядочить рабочий процесс, будет способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»