Частина 1, Частина 2, Частина 3

У статті розглядаються помилки під час заповнення табеля обліку використання робочого часу працівниками служби охорони та іншими категоріями працівників, що виконують роботу за графіком змінності, а саме: проставляння однакової кількості робочих годин незалежно від фактично відпрацьованого часу. Автор наводить вимоги нормативних актів, яких необхідно дотримуватися при веденні табелів.

Проставляння в табелі обліку використання робочого часу працівниками служби охорони та іншими категоріями працівників, що виконують роботу за графіком змінності, однакової кількості робочих годин попри фактично відпрацьований час

Табель обліку використання робочого часу (далі — табель) — це підстава для нарахування працівникам заробітної плати за відпрацьований місяць. На деяких підприємствах, в установах, організаціях (далі — підприємство), нараховуючи та виплачуючи заробітну плату, не оформляють табель, чим порушують вимоги трудового законодавства України.

До 1 січня 2009 року в Україні діяв наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку» від 9 жовтня 1995 року № 253 (далі — Наказ № 253), що передбачав три форми табеля для працівників підприємств усіх форм власності.

З урахуванням специфіки діяльності та режиму роботи, а також доцільності підприємство самостійно ухвалювало рішення про застосування тієї чи іншої форми табеля. В обраній формі табеля відображалися відпрацьовані працівниками протягом місяця дні та години, понаднормові та нічні години, якщо такі були, дні відпусток (усіх видів), відряджень тощо.

Наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489) скасовано дію Наказу № 253.

Нормативна вимога. Працівники кадрових служб підприємств усіх форм власності з 1 січня 2009 року повинні у роботі керуватися нормами Наказу № 489.

Наказом № 489 затверджено типові форми бланків, які застосовуються на підприємствах не лише у кадровій роботі, а й для нарахування та виплати заробітної плати працівникам. Цей наказ передбачає єдину форму № П-5 для обліку використання робочого часу.

Нормативна вимога. Форма № П-5 застосовується для обліку використання робочого часу всіх категорій працівників, для контролю додержання працівниками встановленого режиму робочого часу, отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також складання статистичної звітності з праці.

У Наказі № 489 наведено буквені та цифрові коди використання працівниками робочого часу, зокрема:

• години роботи, передбачені колективним договором, — буква «Р», цифри «01»;
• вечірні години роботи — «ВЧ», «03»;
• нічні години роботи — «РН», «04»;
• понаднормові години роботи — «НУ», «05»;
• відрядження — «ВД», «07»;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР; далі — Закон № 504) і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону № 504) — відповідно «ВП», «16»;
• відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону № 504) — «НА», «18»;
• неявка у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарської діяльності — «НП», «21»;
• невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул тощо), — «ІН», «22»;
• простої — «П», «23»;
• прогули — «ПР», «24»;
• масові невиходи на роботу (страйки) — «С», «25»;
• неявки з невідомих причин «НЗ», «28».

Таким чином, підприємства, заповнюючи табель, можуть застосовувати або буквений, або цифровий код.

Варто зауважити, що запропонована Державним комітетом статистики України форма № П-5 передбачає відображення вечірніх годин роботи, що не відповідає трудовому законодавству, зокрема КЗпП України. Одначе в окремих галузевих нормативних актах вечірні години відображено.

Спричиняють суперечку у працівників кадрових служб та юристів відображення у табелі відповідно до Наказу № 489 таких позицій:

• години роботи, передбачені колективним договором, — буква «Р», цифри «01»;
• інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) — «БЗ», «19»;
• неявки у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (тиждень) — «НД», «20».

Під передбаченою у формі № П-5 неявкою працівника у зв’язку з переведенням з ініціативи роботодавця на неповний робочий день (роботодавець зобов’язаний згідно зі ст. 32 КЗпП довести до відома працівника про таку зміну режиму роботи не менше як за два місяці) мається на увазі, що працівникові встановлюється інша тривалість робочого часу і він працює неповний робочий день. Скажімо, на підприємстві при п’ятиденному робочому тижні встановлено восьмигодинний робочий день. Переведений на неповний робочий день працівник працює 5 або 6 год. Таким чином, працівник не відсутній на роботі, як передбачено формою № П-5, а виходить на роботу, але працює у робочі дні менше нормальної тривалості робочого часу. Форма № П-5 у цій частині безумовно суперечить КЗпП.

Якщо працівника, який працював за режимом повного робочого тижня, переведено з ініціативи роботодавця на неповний робочий тиждень (скажімо, по три робочих дні на тиждень), у табелі йому повинні проставляти неявку по два дні на тиждень.

Позиція табеля «інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)» також суперечить законодавству про працю, оскільки такі відпустки у Законі № 504 не передбачено. Якщо це розуміти та розцінювати як простої підприємства з незалежних від працівника причин, то у формі № П-5 простої відображено в іншій позиції. Відповідно до норм статті 113 КЗпП час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Незрозуміло й те, що саме Державний комітет статистики України має на увазі під позицією «години роботи, які передбачено колективним договором» та які саме години роботи в табелі можна відображати.

Облік робочого часу в табелі ведеться за кожну зміну. Табель щомісяця складають на працівників структурного підрозділу. Табель обліку робочого часу — це поіменний перелік працівників структурних підрозділів (цеху, відділу, служби), що ведеться щомісяця на всіх найманих працівників, які перебувають з підприємством у трудових відносинах. Цей документ передбачає присвоєння кожному працівникові табельного номера із зазначенням прізвища, імені, по батькові та статі (ч/ж).

Підприємства, на яких працівникам заробітна плата нараховується за допомогою програми «1С», що дає можливість здійснювати конфігурацію безпосередньо під конкретне підприємство, не присвоюють працівникам табельних номерів, оскільки програма автоматизовано нараховує заробітну плату не за табельними номерами, а за ідентифікаційними кодами працівників.

Спірні питання у фахівців кадрових служб виникають щодо пункту 2 примітки форми № П-5, відповідно до якої вона має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників для заповнення форм державних статистичних спостережень. Якщо треба, цю форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві.

У будь-якому разі роботодавцеві слід пам’ятати, що в табелі повинні відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників.

Оформляючи табель, годиться також звернути увагу на те, що формою № П-5 не передбачено затвердження табеля керівником підприємства. Цей документ підписують працівник, який відповідає за його ведення, керівник структурного підрозділу та працівник кадрової служби із зазначенням прізвищ, імен та по батькові.

Табель рекомендується складати за два-три дні до початку розрахункового періоду задля вчасного нарахування та виплати працівникам заробітної плати.

Специфіка роботи багатьох підприємств дає можливість використовувати працю працівників, що працюють за різними режимами роботи, а також за різними графіками змінності. Конкретний режим роботи працівників установлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку (далі — Правила). Дотримання вимог внутрішнього трудового розпорядку працівниками підприємства передбачено статтею 21 КЗпП. Його дія поширюється на всіх найманих працівників.

Відповідно до вимог пункту 2 статті 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника з Правилами.

Згідно зі статтею 50 КЗпП нормальна тривалість робочого часу працівників не може перевищувати 40 год. на тиждень. Підприємства, укладаючи колективний договір, можуть установлювати меншу норму тривалості робочого часу.

У разі потреби працівник підприємства за згодою адміністрації має право змінити режим роботи, передбачений затвердженими Правилами. Зміну режиму роботи в такому разі слід оформити наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Відповідно до вимог статті 57 КЗпП час початку і закінчення щоденної роботи (зміни) передбачається Правилами і графіками змінності відповідно до законодавства.

У Правилах можуть встановлюватися неоднакові режими роботи для різних категорій працівників. Як-от, на окремих підприємствах для адміністрації та інженерно-технічних працівників при п’ятиденному робочому тижні встановлено такий режим роботи:

• початок і закінчення роботи: 9.00–18.00;
• перерва для відпочинку та приймання їжі: 12.00–13.00.

Для працівників ремонтної дільниці та служби охорони цього самого підприємства може встановлюватися виконання роботи за графіком змінності, затверджуваним щомісяця керівником ремонтної дільниці та начальником служби охорони.

Таким чином, у самих Правилах конкретний режим роботи працівників ремонтної дільниці та працівників служби охорони не відображається, а щомісяця затверджується відповідними графіками, які треба заздалегідь доводити до виконавців під розписку для дальшого виконання.

Складаючи такі графіки змінності, беруть до уваги специфіку підприємства з урахуванням виробничих факторів, інтересів працівника, а також вимог трудового законодавства щодо тривалості робочого часу. У щомісяця затверджуваних графіках змінності конкретно встановлюють робочі дні та робочі години для кожного працівника служби охорони та працівників ремонтної дільниці підприємства, а також проставляють їхні дні відпочинку. Таким чином, усі працівники відповідних служб заздалегідь знають про свої робочі дні або зміни, а також про дні відпочинку. Підписи працівників у графіках змінності юридично підтверджують факт ознайомлення з режимом їхньої роботи на поточний або майбутній місяць.

Під час уведення на підприємстві графіків змінності слід керуватися вимогами статті 58 КЗпП, відповідно до якої у змінних роботах працівники чергуються рівномірно в порядку, установленому Правилами.

Перехід з однієї зміни в іншу повинен відбуватися через кожний робочий тиждень у години, визначені графіками змінності. На підставі вимог статті 59 КЗпП тривалість перерви в роботі між змінами повинна бути не меншою за подвійну тривалість часу роботи в попередній зміні (разом із перервою на обід). Призначати працівника на роботу протягом двох змін поспіль заборонено.

Не на всіх підприємствах правильно розраховують потрібну кількість працівників, які працюють за графіками змінності. Внаслідок цього на практиці нерідко допускають значну кількість відпрацьованих годин понад нормальну тривалість робочого часу.

Нормативна вимога. Згідно зі статтею 65 КЗпП понаднормові роботи не повинні перевищувати для кожного працівника 4 год. протягом двох днів поспіль та 120 год. на рік. Власник або уповноважений ним орган має вести облік понаднормових робіт кожного працівника.

Адміністрація деяких підприємств задля економії фонду оплати праці оформляє табелі обліку робочого часу працівників, що виконують роботи за графіком змінності, з порушенням вимог КЗпП. Якщо за звітний період працівники відпрацювали години понад нормальну тривалість робочого часу, в табелях відображають не фактично відпрацьовані ними години (скажімо, 9, 10 або 11 год.), а проставляють 8 год. у робочі дні. Таким чином, відпрацьовані надурочно години надалі не оплачуються в підвищеному розмірі відповідно до КЗпП. Не провадиться здебільшого і доплата за роботу в нічний час (якщо є такі години роботи, скажімо, для працівників служби охорони підприємства, працівників ремонтної служби тощо).

Такий факт є неприпустимим і розцінюється як грубе порушення трудового законодавства.

На підставі вимог статті 106 КЗпП при погодинній системі оплати праці робота в понаднормовий час оплачується в подвійному розмірі годинної ставки. При відрядній системі оплати праці за роботу в понаднормовий час виплачується доплата в розмірі 100% тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, — за всі відпрацьовані понаднормові години.

При підсумованому обліку робочого часу оплачуються як понаднормові всі години, відпрацьовані понад установлений робочий час в обліковому періоді.

Вимоги цієї статті не допускають компенсацію понаднормових робіт наданням працівникові відгулу.

Згідно зі статтею 54 КЗпП при роботі у нічний час встановлена тривалість роботи (зміни) скорочується на одну годину. Це правило не поширюється на працівників, для яких уже передбачено скорочення робочого часу (п. 2 частини першої і частина третя КЗпП).

Нічним вважається час з 22.00 до 6.00.

На підставі статті 108 КЗпП робота в нічний час оплачується у підвищеному розмірі, встановлюваному Генеральною, галузевою (регіональною) угодами та колективним договором, але не нижче 20% тарифної ставки (окладу) за кожну годину роботи у нічний час.

Тривалість роботи у нічний час зрівнюється із тривалістю роботи у денний час у тих випадках, коли це потрібно за умовами виробництва, зокрема на безперервно діючих виробництвах, а також на змінних роботах при шестиденному робочому тижні з одним вихідним днем.

Нерідко на підприємствах під час заповнення табеля допускають також інші помилки.

Якщо працівники служби охорони за графіком змінності працюють з режимом роботи в робочі дні по 12 год. або більше, то неприпустимо у табелі проставляти 8 год. Такі випадки мають місце особливо на підприємствах недержавних форм власності.

Якщо за графіком змінності працівники ремонтної дільниці або служби охорони працюють по 24 год., слід відображати саме цю кількість відпрацьованих годин у робочі дні. Наприклад, робочий час за графіком змінності тривалістю 24 год. починається 8 квітня з 8.00. Таким чином, у табелі працівникові треба проставити 8 квітня — 16 год., із них 3 год. він працював уночі (у табелі нічний час роботи позначається кодом «РН» або «04»), 9 квітня — 8 год., із них 5 год. працівник працював уночі.

Іноді працівники, відповідальні за ведення табеля, неправильно відображають у ньому робочий час і проставляють 8 квітня 24 год., що є неприпустимим і призводить до неправильного нарахування працівникові заробітної плати.

Потрібно враховувати, що колективний договір, а також Правила можуть містити вимогу щодо приймання їжі на робочому місці працівниками служби охорони підприємства.

На підставі статті 66 КЗпП працівникам надається перерва для відпочинку та приймання їжі тривалістю не більше 2 год. Перерва не включається в робочий час. Перерва для відпочинку та харчування повинна надаватися зазвичай через 4 год. після початку роботи.

Час початку та закінчення перерви встановлюється Правилами. Працівники використовують час перерви на свій розсуд. На цей час вони можуть відлучатися з робочого місця.

На тих роботах, де за характером виробництва перерву встановити не можна, працівникові повинна бути надана можливість приймати їжу протягом робочого часу. Перелік таких робіт, порядок і місце приймання їжі встановлює власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) підприємства.

Для того щоб уникнути трудових спорів або судових розглядів з питання оплати фактично відпрацьованого працівниками робочого часу, адміністрації підприємства рекомендується неухильно виконувати вимоги трудового законодавства: або приймати на роботу для виконання виробничих завдань потрібну кількість працівників (за умови роботи за графіком змінності, ведення підсумованого обліку робочого часу тощо), або доплачувати працівникам за всі відпрацьовані понаднормові години відповідно до вимог КЗпП.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Довідник кадровика»