Об управлении временем написаны горы литературы, проблемами повышения эффективности его использования болеют практически все руководители. Этого бесценного ресурса обычно катастрофически не хватает тем людям, которые ведут активный образ жизни. Почему же мы до сих пор не нашли простые и удобные способы регулирования взаимоотношений со временем? У скептиков возникает закономерный вопрос: а нужно ли им вообще управлять?

С чего вы начинаете рабочий день? С просмотра почты, чашки чая или чтения свежей прессы? А, может быть, с планирования сегодняшнего дня или самых срочных утренних звонков? Что является для вас стимулом для продуктивной работы? Удается ли включиться в работу сразу или вам необходимо для этого некоторое время?

Говорят, что время, потраченное на раскачку,
украдено у жизни. Но всегда ли это так?
Нет ничего более легкого, чем быть занятым,
и нет ничего более трудного, чем быть результативным.
А. Макензи

Сложно сразу включиться в работу, если вы не спланировали ваш день с вечера. Значит, вы пустили дело на самотек, повинуясь каким-то внешним обстоятельствам, забыв или отложив «на потом» главное дело сегодняшнего дня. В таком случае не вы выстраиваете свою работу, а она диктует вам свои правила.

Работа очень часто разочаровывает тех, кто плывет по жизни без руля и ветрил, повинуясь дуновению любого ветерка, не говоря уже о шквалах, штормах и бурях. Про них не скажешь, что они архитекторы своей жизни…

Мы теряем рабочие минуты, а проходит жизнь. Наша жизнь. И поэтому так много внимания уделяется в наше стремительно летящее время разумному использованию этого так незаметно ускользающего ресурса.

Надо сказать, что люди озабочены проблемами управления собственным временем уже достаточно давно.

Понятно, что задача нынешняя — не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а сохранение и развитие отношений, и достижение результатов.

Другими словами, нам не следует пытаться быть более организованными, не нужно стараться лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Как пишет Ричард Кох, автор книги «Принцип 80/20. Как достичь многого минимальными средствами», очень важно не путать это новое мышление с упражнениями, взятыми из руководств типа «Как распоряжаться временем».

Основное свойство этой науки состоит в том, что она занята не столько проведением тренингов, сколько продвижением консультантов по использованию времени. Американские специалисты в этой области являются еще и крупными проповедниками.

Между тем управление своим временем — не просто модное увлечение. Многие менеджеры, пройдя такие курсы, увеличивают продуктивность работы на 15–20%. Суть большинства методик состоит в «уплотнении, утряске и усушке». Идея их заключается еще и в том, что каждый отрезок времени в течение рабочего дня должен быть лучше спланирован. Пишутся списки задач, потом выделяются самые приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но времени все равно не хватает. В результате — их рабочий день становится все дольше и дольше, а усталость — больше и больше. Они приходят к тому, от чего ушли.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все наши обыденные представления. Оказывается, времени у нас хватает. Только вот продуктивно, по-настоящему, оно используется у нас лишь на 20%. Нехватка времени — миф! Принцип 80/20 гласит: если мы уделим в два раза больше внимания 20% главным видам деятельности, то сможем свести нашу рабочую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступать? Как найти те двадцать «правильных» процентов? И как увериться в надежности нашего выбора? Оставшееся время можно тратить на отдых?

Попробуем разобраться. Если отнестись к себе как целостному созданию, как к человеку, в конце концов, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует еще и время для отдыха и саморазвития, для семьи и сна. Почему же, регламентируя только время работы, мы забываем об остальном? Или мы только винтики в механизме по добыванию денег или славы для кого-то, стоящего выше нас!?

Суть нового поколения управления временем, по мнению Стивена Кови, можно уяснить по матрице, изображенной в таблице 1. Исходная идея ее заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Таблица 1

Матрица управления временем

	Срочные	Несрочные
Важные	I • Критические ситуации • Неотложные дела • Проекты с «горящим» сроком исполнения	II • Профилактические действия • Поддержание ресурсов и средств • Создание связей • Поиск новых возможностей • Планирование • Восстановление сил
Неважные	III • Отвлекания, некоторые телефонные звонки • Какая-либо корреспонденция, сообщения • Некоторые заседания • Предстоящие неотложные дела • Распространенные виды деятельности	IV • Мелочи, отнимающие время • Корреспонденция • Звонки • Пустая трата времени • Праздное времяпрепровождение

Из матрицы видно, что виды деятельности определяются двумя признаками: срочными и важными.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания, то, что можно обозначить словом «сейчас!». Срочное обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Как часто телефонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо нам, как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали! Они просты и общеизвестны. Делать их — одно удовольствие.

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Не успели вы появиться на работе, как в дверях вас встречают со срочным поручением: «К часу должно быть сделано!». Вы садитесь за стол, и обволакивающий запах свежеприготовленного кофе манит вас к кофеварке. И когда вы снова уселись, телефонный звонок веселой трелью нарушает вашу решимость заняться этим, самым важным для вас на сегодня, делом. Потом от вас начинают требовать немедленного завизирования каких-либо документов, потом снова звонок… Впрочем, зачем описывать то, что мы привычно называем текучкой или рутинной работой. Именно она съела время, которое с такими надеждами было отведено вами для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ценности и наиболее важные цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас: «Делай!». Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, и о тех результатах, которых хотим достичь в жизни, то легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что квадрат I одновременно и срочный и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но если вы сосредоточитесь на квадрате I, то он станет все больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Большая проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает с ног.

Вы боретесь с этой волной и, едва справившись, попадаете под очередную, которая опять сбивает с ног и распластывает на песке.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам квадрата IV. Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но неважный квадрат III. Они тратят свое время на срочное, считая это важным. Но, в действительности, срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет, — они не важны. Кроме того, они уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени в квадрате II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является квадрат II. Он связан с тем, что считается важным, но несрочным. Он включает в себя такую деятельность, как постройка отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактику, подготовку, — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, т. к. они несрочные.

Некоторые результаты сосредоточения вашей деятельности в каком-либо из квадратов показаны в таблице 2.

 

	Срочные	Несрочные
Важные	I • Стресс • Самосожжение • Управление в условиях кризиса • Постоянный пожар и «вечный бой»	II • Видение перспективы • Баланс • Дисциплинированность • Контроль • Малое количество кризисных ситуаций
Неважные	III • Концентрация на краткосрочном • Управление в условиях кризиса • Репутация хамелеона • Представление о бессмысленности целей и планов • Ощущение себя жертвой, не владеющей собой • Слабые или разорванные отношения	IV • Полная безответственность • Увольнение с работы • Зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам квадрата II, одновременно сокращая деятельность во всех остальных квадратах. Постепенно вы увидите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больше результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей личности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствования, общению с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключаться с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Иначе говоря, перед нами встанет еще одна проблема — эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Уверен, что решать ее приятно.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»