З 10.06.2021 р. усі роботодавці повинні подавати до Реєстру застрахованих осіб відомості з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників. Перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит. Перевіряємо правильність заповнення розділу «Відомості про роботу».

Правила заповнення

Запис про прийняття на роботу розпочинають з того, що в графі 3 як заголовок зазначають повне найменування підприємства, установи, організації (п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників від 29.07.1993 р. № 58, далі — Інструкція № 58). Порядковий номер такому запису не присвоюється.

Під цим заголовком у:

• графі 1 — проставляють порядковий номер запису про роботу. При цьому використовується наскрізна нумерація записів з початку ведення трудової книжки;
• графі 2 — зазначають дату прийняття на роботу;
• графі 3 — вказують формулювання запису: прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво із зазначенням їх конкретного найменування, а також роботи, професії або посади та присвоєного розряду. Нагадуємо: назва роботи, професії або посади повинна відповідати Класифікатору професій;
• графі 4 — прописують дані документа, на підставі якого внесено запис. Інформацію вносять у такій послідовності: назва документа, дата документа, номер документа.

Важливо! До трудової книжки не вносять умови трудового договору з працівником: тривалість робочого часу, графіки роботи, умови оплати праці, наявність/відсутність повної матеріальної відповідальності тощо.

Також не слід вносити умови прийняття на роботу: за строковим трудовим договором, за контрактом, наявність/відсутність строку випробування.

У розділі «Відомості про роботу» також роблять записи про наступні події в трудовому житті працівника. Наприклад, вносять записи про переведення, присвоєння нового розряду, рангу тощо.

Проте записи про тимчасові переведення на іншу роботу у випадках простою, виробничої необхідності або в інших випадках, передбачених законодавством, до трудової книжки не вносять.

Запис про переведення на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві (в установі, організації) оформляється так само, як і прийняття на роботу (п. 2.14 Інструкції № 58). Перевірте, щоб усі записи в трудовій книжці відповідали наведеним вище правилам. Якщо виявили помилки, виправте їх.

Виправляємо помилки

Неправильний або неточний запис у трудовій книжці працівника може виправити тільки той роботодавець, який здійснив цей запис (п. 2.6 Інструкції № 58).

Якщо підприємство (установа, організація), що зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, виправляючий запис вносить правонаступник, а в разі його відсутності — організація вищого рівня, якій було підпорядковане підприємство (установа, організація), а якщо такої немає — облархів, держархів.

Виправлені відомості повинні відповідати оригіналу наказу (п. 2.9 Інструкції № 58).

Втратили наказ (розпорядження)? Шукайте інші документи, які підтвердять виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Зверніть увагу: показання свідків не можуть бути підставою для виправлення раніше внесених записів (п. 2.9 Інструкції № 58).

Важливо! Закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» заборонено (п. 2.10 Інструкції № 58).

Спосіб із закресленням прийнятний при внесенні змін до відомостей титульного аркуша, але не допустимий при виправленні записів у внутрішньому блоці трудової книжки.

Щоб виправити раніше внесений запис про прийняття на роботу, зазначають у:

• графі 1 — порядковий номер запису;
• графі 2 — дату внесення змін;
• графі 3 — номер запису, що є недійсним, і текст правильного запису;
• графі 4 — дату та номер наказу (розпорядження) роботодавця, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки (тобто реквізити наказу повторюють), або ж зазначають реквізити нового наказу.

Як виглядатиме трудова книжка з «виправленими» записами, покажемо на прикладах.

Запис про роботу в розділі нагороджень

У трудовій книжці записи про роботу внесли до розділу «Відомості про нагородження» з продовженням нумерації з розділу «Відомості про роботу». Чи потрібно це виправляти? Якщо так, то як?

Так, потрібно. У розділі «Відомості про нагородження» трудової книжки фіксують інформацію тільки про нагородження державними нагородами України та відзнаками України (п. 2.2 Інструкції № 58).

Можливості вносити до цього розділу інші відомості Інструкція № 58 не допускає. Натомість вона попереджає: якщо всі сторінки відповідних розділів трудової книжки заповнені, її доповнюють вкладишем, а точніше, вшивають його в книжку (п. 3.1 Інструкції № 58).

Вкладиш, як і трудова книжка, має серію та номер. Заповнюють його (включаючи титульний аркуш) за місцем роботи працівника в тому ж порядку, що й трудову книжку. Коли вносять відомості до відповідного розділу вкладиша, продовжують порядкову нумерацію записів трудової книжки.

У цій ситуації запис про роботу (прийняття на роботу, звільнення) працівника внесений не як належить — не до вкладиша до трудової книжки, а до передбаченого для інших цілей розділу «Відомості про нагородження». Тобто при заповненні трудової книжки допущена неточність, яку потрібно виправити. Для цього:

1) до розділу «Відомості про нагородження» вносять виправляючий запис у порядку, передбаченому п. 2.10 Інструкції № 58 (рис. 1):

• у графі 1 ставлять порядковий номер запису;
• у графі 2 зазначають дату створення виправляючого запису;
• у графі 3 пишуть: «Запис за № … недійсний, як внесений помилково до іншого розділу трудової книжки»;

Рис. 1. Виправлення запису в «чужому» розділі трудової книжки

2) заводять вкладиш до трудової книжки, якщо його досі не було.

У розділі «Відомості про роботу» вкладиша під порядковим номером, наступним за номером останнього запису в розділі «Відомості про роботу» трудової книжки, повторюють той запис, який помилково включили до розділу «Відомості про нагородження» (рис. 2).

Рис. 2. Внесення запису до вкладиша до трудової книжки

Пропущений запис про присвоєння рангу

Як до трудової книжки держслужбовця внести пропущений запис про присвоєння рангу, якщо після цього вже внесено інші записи про роботу?

Порядок виправлення такої помилки не прописаний в Інструкції № 58.

На наш погляд, у цій ситуації не варто скасовувати останні записи з метою збереження хронології.

Достатньо внести до трудової книжки пропущений запис під черговим порядковим номером. Приклад виправлення такої помилки наведено на рис. 3.

Рис. 3. Внесення пропущеного запису про присвоєння рангу

Пропущений запис виявили після звільнення

Після того як до трудової книжки працівника внесли запис про звільнення, виявили, що пропустили запис про присвоєння працівнику наступного розряду. Як правильно внести цей запис?

За таких обставин потрібно знову (як при прийнятті на роботу) записати у вигляді заголовка найменування підприємства (рис. 4), потім:

• у графі 1 проставити порядковий номер запису;
• у графі 2 — дату внесення пропущеного запису;
• до графи 3 внести відомості про присвоєння розряду.

Після цього внесений запис засвідчують підписом відповідальної особи і печаткою (за наявності).

Рис. 4. Внесення пропущеного запису про присвоєння розряду

Пропущено запис про реорганізацію підприємства

Після внесення запису про звільнення виявили, що в трудовій книжці пропущено запис про реорганізацію підприємства (було ПАТ — стало ПрАТ). Як правильно внести запис про реорганізацію?

У разі зміни власника підприємства, а також у разі його реорганізації (злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) дія трудових договорів з працівниками продовжується. Це передбачено в ч. 4 ст. 36 КЗпП.

Тобто при реорганізації підприємства звільнення працівників проводитися не повинне, якщо, звичайно, при цьому не відбувається скорочення чисельності або штату. Під час реорганізації відбувається правонаступність у трудових відносинах і накази (розпорядження) про продовження трудових відносин не видають.

У такому разі до трудових книжок працівників до графи 3 розділу «Відомості про роботу» окремим рядком вносять запис: «Підприємство (старе найменування) з (дата) реорганізоване шляхом (злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) у (нове найменування)». А в графі 4 зазначають підставу для реорганізації — наказ (постанова, розпорядження), його дату і номер. Графи 1 і 2 не заповнюють.

У зазначеній ситуації відбулася зміна типу акціонерного товариства з публічного на приватне. Реорганізацією (перетворенням) така подія не вважається (це визнають і податківці, зокрема, в листі від 27.03.2018 р. № 1240/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

Таким чином, у цій ситуації потрібно було діяти, як при перейменуванні підприємства (п. 2.15 Інструкції № 58):

• до графи 3 розділу «Відомості про роботу» внести запис про перейменування підприємства;
• у графі 4 зазначити дату і номер документа, на підставі якого відбулося перейменування.

Як внести пропущений запис про перейменування роботодавця, Інструкція № 58 умовчує. У цьому випадку можемо порекомендувати:

• у графі 3 у вигляді заголовка записати повністю старе найменування підприємства (ПАТ);
• далі під заголовком у тій же графі 3 зробити запис окремим рядком про перейменування і в графі 4 зазначити відомості про документ — підставу для перейменування (рис. 5).

Рис. 5. Внесення пропущеного запису про перейменування підприємства

Внесли запис «призначений» замість «переведений»

Держслужбовець був переведений на іншу посаду. При цьому в трудовій книжці помилково зазначили «призначений на посаду». Як виправити таку помилку?

У цьому випадку керуємося загальними правилами виправлення помилок.

Так, у розділі «Відомості про роботу» трудової книжки (п. 2.10 Інструкції № 58):

• у графі 1 поставте черговий номер, наступний за порядком за номером останнього внесеного запису;
• у графі 2 зазначте дату внесення змін;
• у графі 3 впишіть фразу: «Запис за № … недійсний» і внесіть правильний варіант запису: «Переведений на посаду…»;
• у графі 4 зазначте дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця про переведення на іншу роботу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

Помилка в нумерації записів

У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки порушена нумерація записів: після номера «7» відразу йде номер «9». Відповідно запис під номером «8» відсутній. Чи має сенс це виправляти або залишити все як є і продовжувати нумерацію далі?

Жодних згадок про порядок виправлення порядкових номерів записів у трудових книжках в Інструкції № 58, на жаль, немає.

З одного боку, порядкові номери — це неінформативний вид даних, і вони не мають значення ані для визначення досвіду роботи, ані для підрахунку страхового стажу. Кадрові записи та документи, що послугували підставою для їх внесення, точні і не можуть бути оспорені. Відповідно порушення в нумерації — це незначна помилка, що носить технічний характер, яку можна проігнорувати.

З іншого боку, помилка в нумерації записів вважається неточністю і може викликати запитання у ПФУ.

Ми пропонуємо виправити цю помилку таким чином (рис. 6):

• у графі 1 зазначити правильний порядковий номер запису;
• у графі 2 поставити дату внесення виправлень;
• до графи 3 внести номер і дату запису, який є недійсним, а потім — текст правильного запису;
• у графі 4 зазначити дату і номер наказу (розпорядження) роботодавця.

Рис. 6. Виправлення запису в трудовій книжці з помилковою нумерацією

Помилка в записі про роботодавця

У трудовій книжці назва організації не виділена окремим рядком. Тобто номер запису, дата і номер наказу стоять в одному рядку з назвою організації, а не в рядку із записом про прийняття на роботу. Як виправити таку помилку?

Знову-таки, Інструкція № 58 не регламентує порядок виправлення помилки в цій ситуації.

На нашу думку, тут слід керуватися загальними правилами виправлення помилок:

• спочатку потрібно визнати недійсним помилковий запис (який включає і назву підприємства);
• потім внести правильні записи: назву підприємства — у графу 3, а потім у наступному рядку — запис про прийняття на роботу (рис. 7).

Рис. 7. Виправляючі записи за ситуації, коли назва підприємства не виділена окремим рядком

Помилка в назві підприємства

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки найменування підприємства вписане з помилкою. Як виправити цю помилку, якщо після цього вже внесено запис про прийняття на роботу?

Інструкція № 58 не визначає порядку виправлення такої помилки.

Ми пропонуємо такий варіант. Після останнього запису в трудовій книжці (у нашому випадку це запис про прийняття на роботу) робимо запис у графі 3 «Запис… недійсний» і далі зазначаємо правильне найменування підприємства. Нумерувати цей виправляючий запис не потрібно. Зразок заповнення трудової книжки для цієї ситуації наведений на рис. 8.

Рис. 8. Виправлення помилки в найменуванні підприємства

Вас може зацікавити
	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них розроблена у відповідності до типової форми № П-10, яку затверджено наказом Міністерства статистики України від 27 жовтня 1995 року № 277. ЇЇ ведення є обов’язковим на підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності та у фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих працівників. Придбати видання