Кадровая практика в деятельности бухгалтерии

В настоящее время наблюдается негативная тенденция, когда главные бухгалтера небольших предприятий ведут не только бухгалтерский учет, составляют отчетность, налоговые декларации, но и оформляют договоры, решают все вопросы кадрового делопроизводства. В статье рассказывается, как определить общую нормативную численность работников бухгалтерского учета и правильно распределить между ними функциональные обязанности.

Общие положения

Исследование организации работы в подразделениях бухгалтерской службы отечественных предприятий, учреждений, организаций (далее — предприятие) наглядно демонстрирует, помимо прочего, наличие сугубо кадровых факторов, которые в определенной степени влияют на неудовлетворительные результаты деятельности бухгалтерии. Например, в настоящее время наблюдается негативная тенденция, когда на небольших предприятиях главный бухгалтер (который, как правило, является и единственным работником бухгалтерской службы) не только ведет бухгалтерский учет, составляет отчетность, налоговые декларации, но и оформляет договоры, проводит консультации, решает все вопросы кадрового делопроизводства. Обычно к этим обязанностям добавляются еще и обязанности секретаря, а порой и курьера.

Вот и выходит, что у бухгалтера накапливается много работы и он постоянно находится в напряженном состоянии. Работодатели считают, что так они экономят средства предприятия, но при этом забывают — перегрузка бухгалтеров неизбежно приводит к ошибкам в учете, применению санкций органами контроля, ошибкам при проведении банковских операций и, как следствие, — к убыткам предприятия.

Наряду с этим и на предприятиях, где бухгалтерская служба структурируется по направлениям учета (банковские операции, капитальные вложения, кассовые операции, учет материалов, нематериальные активы, основные средства и фонды, налоговый учет и т. д.), в условиях постоянных и многочисленных изменений и дополнений к законодательной и нормативной документации руководителям предприятий следует уделять особое внимание разделению труда между работниками бухгалтерии, четко определять задачи и обязанности бухгалтеров в зависимости от их специализации.

Порядок ведения бухгалтерского учета в Украине регулируется Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16 июля 1999 года № 996-ХІV. Данным Законом, среди прочего, регламентируются следующие вопросы: выбор формы организации бухгалтерского учета на предприятии, общие квалификационные требования к бухгалтерам и т. д.

Вопрос профессиональной классификации работников бухгалтерии определен в Национальном классификаторе Украины ГК 003:2010 «Классификатор профессий» (далее — КП), в котором содержатся, в частности, следующие профессиональные названия работ бухгалтерского направления:

«Главный бухгалтер» (код КП 1231)*;
«Заведующий цеховой бухгалтерией» (код КП 1231);
«Начальник централизованной бухгалтерии» (код КП 1231);
«Бухгалтер (с дипломом специалиста)» (код КП 2411.2);
«Бухгалтер-эксперт» (код КП 2411.2);
«Бухгалтер-ревизор» (код КП 2411.2);
«Экономист по бухгалтерскому учету и анализу хозяйственной деятельности» (код КП 2441.2);
«Ассистент бухгалтера-эксперта» (код КП 3433);
«Бухгалтер» (код КП 3433);
«Конторский (офисный) служащий (бухгалтерия)» (код КП 4121);
«Учетчик по регистрации бухгалтерских данных» (код КП 4121);
«Счетовод» (код КП 4121) и др.

___________
* Курсивом выделены профессиональные названия работ (должности), квалификационные характеристики которых содержатся в Выпуске 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников.

Согласно примечанию 2 к Приложению В к КП наименования профессий могут быть расширены по необходимости пользователя терминами и словами, уточняющими место работы, выполняемые работы, сферу деятельности, при условии соблюдения лаконичности изложения, если иное не предусмотрено в КП (или других нормативно-правовых актах). Например, профессиональное название работы «Бухгалтер (с дипломом специалиста)» может быть расширено уточняющими словами: «по учету капитальных вложений», «по учету кассовых операций» и т. д. Такой подход можно применять при формировании штатов бухгалтерских служб больших предприятий. Задачи и обязанности работников бухгалтерии такого предприятия должны быть изложены в должностных инструкциях (таблица).

Табл. Перечень задач и обязанностей работников бухгалтерии
(Извлечение)

Должность	Раздел «Задачи и обязанности» должностной инструкции
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по банковским операциям	• Составляет банковские документы на перечисление денежных средств; • ведет операции на счетах в банке (текущем, валютном); • ведет операции на бюджетных счетах в Государственной казначейской службе Украины; • ведет аналитический и синтетический учет безналичных расчетов; • ведет бухгалтерский учет операций в иностранной валюте, составляет смету командировочных расходов за границу; • составляет отчетность (квартальную, годовую) для предоставления в налоговые органы; • в конце отчетного периода (квартала, года) делает заключительные записи, сверяет корреспонденцию счетов; • проверяет при получении документов и отчетов: — правильность оформления каждого документа и его законность; — правильность арифметического подсчета показателей в документах; — точность и достоверность всех показателей в документах и отчетах; — наличие приложенных к отчету первичных документов
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по учету капитальных вложений	• Отображает на счетах бухгалтерского учета операции по учету капитальных вложений (первоначальная оценка, последующая оценка, убытие капитальных вложений, доходы и расходы капитальных вложений, обесценивание капитальных вложений); • начисляет соответствующие налоги; • обеспечивает руководителей, кредиторов, инвесторов, аудиторов и других пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующему участку работы
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по учету кассовых операций	• Выполняет работу по организации и учету кассовых операций; • ведет первичную документацию по приему и выдаче наличности; • осуществляет контроль за первичной документацией по кассовым операциям; • проверяет целостность замков, дверей, оконных решеток и печатей, исправность охранной сигнализации; • принимает наличность по прибыльным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия; • выдает наличность из кассы по расходным кассовым ордерам или надлежащим образом оформленным другим документам, ставит на подлинных документах штамп с реквизитами расходного кассового ордера; • вносит записи в кассовую книгу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу; • подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по учету материалов	• Отображает на счетах бухгалтерского учета операции по учету материалов; • составляет отчетные калькуляции в соответствии с фактической себестоимостью материалов с учетом всех расходов; • начисляет соответствующие налоги
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по учету нематериальных активов	• Определяет, что может быть отнесено к нематериальным активам в соответствии с требованиями действующего законодательства; • ведет учет операций, связанных с реализацией права на использование нематериальных активов; • принимает первичную документацию, контролирует ее учет на определенном участке работы и готовит к счетной обработке; • отображает на счетах бухгалтерского учета операции по учету нематериальных активов; • начисляет соответствующие налоги
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по учету основных средств	• Отображает на счетах бухгалтерского учета операции, связанные с движением основных средств; • составляет отчетные калькуляции по фактической себестоимости основных средств с учетом всех расходов; • начисляет соответствующие налоги
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по налоговому учету	• Отображает на счетах бухгалтерского учета операции, которые приводят к возникновению доходов или расходов; • определяет самостоятельно порядок документооборота и последовательность выполнения операций по формированию показателей налогового учета, а также формы предоставления данных на бумажных носителях
Бухгалтер (с дипломом специалиста) по расчету заработной платы	• Принимает, анализирует и контролирует ведение табелей учета использования рабочего времени, готовит их к счетной обработке; • принимает и контролирует правильность оформления листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих отсутствие работника на работе, готовит их к счетной обработке, а также для составления установленной бухгалтерской отчетности; • начисляет заработную плату работникам предприятия, контролирует расход средств фонда оплаты труда; • отрабатывает бухгалтерские проводки и разносит их; • начисляет и перечисляет страховые взносы в государственные внебюджетные социальные фонды, другие выплаты и платежи, а также отчисляет средства на материальное стимулирование работников; • выплачивает на основе ведомостей заработную плату работникам; • контролирует соблюдение кассовой дисциплины, расчеты с подотчетными лицами
Бухгалтер (с дипломом специалиста) товарной группы	• Контролирует правильность и своевременность оприходования поступления товаров на склад; • контролирует правильность и своевременность составления отчетов материально-ответственными лицами; • отображает в документах бухгалтерского учета операции по поступлению и убытию товаров, учету расчетов с поставщиками; • выверяет расчеты с поставщиками; • принимает участие в проведении инвентаризации
Бухгалтер-ревизор	• Осуществляет в соответствии с действующими инструкциями и положениями плана и специальными задачами документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий по ведению бухгалтерского учета, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе; • оформляет результаты ревизии и подает их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер; • дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта по устранению выявленных нарушений и недостатков, проведению контрольных проверок выполненных работ; • контролирует достоверность учета поступающих денежных средств, материальных и товарно-материальных ценностей и основных фондов, своевременное отображение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности в соответствии с первичными документами, а также организацию проведения инвентаризации и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия; • контролирует деятельность работников предприятия по организации ведения бухгалтерского учета

Следовательно, закрепление за работниками участков работы по бухгалтерскому учету дает возможность избежать дублирования или неполного отображения отдельных хозяйственных операций.

Обращаем внимание и на правильность написания профессиональных названий работ (должностей) в трудовых книжках работников бухгалтерии. Так, не соответствует отечественным профессионально-классификационным подходам использование профессиональных названий работ в виде «бухгалтер-кассир», «бухгалтер-инкассатор», «бухгалтер-охранник» и других подобных, в которых наблюдается попытка кадровиков соединить разные по квалификации и степени ответственности должности.

Советы главному бухгалтеру

При вступлении в должность в первую очередь следует ознакомиться с положением о бухгалтерии, а если такого положения нет — составить его. Положение должно содержать следующие разделы:

«Общие положения»;

«Основные задачи»;

«Функции»;

«Права и обязанности»;

«Руководство»;

«Организация деятельности»;

«Взаимоотношения (связи) с другими структурными подразделениями».

В разделе «Общие положения» указывается организационная форма ведения бухгалтерского учета, выбранная руководителем в зависимости от объема работы.

В положении могут быть закреплены основные квалификационные требования к главному бухгалтеру (например, «на должность главного бухгалтера может быть принят работник с опытом работы в бухгалтерии не менее пяти лет, который имеет высшее экономическое образование» и т. д.).

Обосновано определить количество работников бухгалтерии.

Проанализировать должностные инструкции работников бухгалтерской службы. Должностные инструкции составляют для каждого работника с целью разграничения полномочий работников, определения их прав и обязанностей. В должностной инструкции должно быть указано, какие документы получает работник для обработки, кому он их в дальнейшем передает, какие документы имеет право подписывать.

Обратить внимание. В документации, регламентирующей организацию деятельности бухгалтерии, должны быть четко прописаны и утверждены руководителем предприятия функции бухгалтерии и должностные обязанности каждого работника.

Организационно-технические мероприятия по повышению результатов деятельности бухгалтерии

Важной проблемой в организации бухгалтерской деятельности на предприятии является ненадлежащий учет некоторых субъективных факторов организации бухгалтерского дела, которые, в частности, зависят от организации работы бухгалтерии и отношения работников к своим обязанностям.

Предлагаем рассмотреть несколько организационно-технических мероприятий, применение которых даст возможность повысить результаты деятельности бухгалтерии.

Двойная проверка документов

Двойная проверка документов состоит в том, что один работник бухгалтерии составляет документ, после чего другой полностью проверяет его, ставит свою подпись о проведенной проверке. Такой работник отвечает за правильность данных наряду с работником, составившим документ.

Двойная проверка требует гораздо меньше времени (не более 10%), чем для составления документа. При этом вероятность выявления ошибок в документации после повторной проверки значительно уменьшается. Кроме того, возможна взаимозаменяемость работников бухгалтерии. К тому же значительно сокращается время на исправление ошибок, которые могут быть выявлены в отчетных документах лиц, которые пришли на проверку.

Установление приемных часов в бухгалтерии

С целью обеспечения нормальных, благоприятных условий работы работников бухгалтерии работодатель должен обязательно утвердить приказом распорядок работы бухгалтерии, в частности часы приема работников предприятия (по служебным вопросам).

Время приема посетителей бухгалтерии рекомендуется устанавливать за 1 ч. до и 1,5 ч. после обеденного перерыва. В другие часы прием посетителей в бухгалтерии возможен лишь с разрешения руководителя предприятия (главного бухгалтера).

Исключение лишних обязанностей бухгалтеров

Стоит исключить обязанности, не свойственные бухгалтерским должностям, например:

оформление и заключение договоров со сторонними предприятиями (должно быть установлено обязательное визирование главным бухгалтером проектов договоров и доведение до бухгалтерии заверенных соответствующими лицами копий заключенных договоров);
составление табелей учета использования рабочего времени (должны вести начальники соответствующих подразделений);
ведение материального учета (возлагается на соответствующую службу, подразделение, должностное лицо; бухгалтерия должна осуществлять лишь контроль за этим участком работы) и др.

Организация документооборота

Организация внутреннего документооборота на предприятии должна быть установлена приказом первого руководителя.

В приказе должны быть четко определены:

1) формы предоставления документов в бухгалтерию;
2) сроки их предоставления;
3) лица, ответственные за предоставление документов, и т. д.

Обратить внимание. При выявлении несвоевременного предоставления документов или их некачественного составления главный бухгалтер должен (после одного-двух предупреждений) подавать руководителю предприятия докладную записку и добиваться наложения соответствующих санкций на виновных работников с объявлением их в приказе по предприятию.

Инвентаризация

Определение правильности ведения бухгалтерского учета на предприятии комплексным способом — сравнение результатов инвентаризации с данными бухгалтерского учета на соответствующую дату.

Как известно, инвентаризация должна включать проверку не только материально-производственных запасов, но и всех активов, обязательств и т. д. При инвентаризации должны быть установлены реальные данные по всем счетам бухгалтерского учета (статьям баланса) на соответствующую дату.

Если результаты (данные), полученные при инвентаризации в начале и в конце отчетного периода, совпадают с данными соответствующих счетов бухгалтерского учета (статей бухгалтерского баланса), то можно сделать вывод, что и в течение этого периода бухгалтерский учет велся надлежащим образом. Если же существуют расхождения любых показателей, работники бухгалтерии должны начать проверку по данным бухгалтерии. А после установления правильности бухгалтерских данных уместно выдвигать претензии к другим подразделениям предприятия.

Рассмотрим на примере применение организационно-технических мероприятий в деятельности бухгалтерии.

Пример

Наиболее частым нарушением, которое выявляют налоговые органы (с применением к предприятиям соответствующих санкций), является неправильное заполнение счетов-фактур на приобретенные товары (работы, услуги) или неполное их заполнение. Для недопущения таких нарушений советуем принимать следующие меры:

обязать работников бухгалтерии более тщательно проверять счета-фактуры и не вносить в книгу закупок сведения о покупках, по которым счета-фактуры недооформлены или в которых есть ошибки;

обязать приказом по предприятию соответствующие подразделения (должностных лиц) при заключении договоров на приобретение товаров (работ, услуг) включать условие, что поставщик возмещает покупателю все материальные убытки, связанные с несвоевременным предоставлением или неправильным оформлением поставщиком счетов-фактур;

установить приказом по предприятию, что ответственность (с указанием санкций) за своевременность предоставления и правильность оформления поставщиками документации (в частности, и по счетам-фактурам) в соответствии с заключенными с ними договорами несут должностные лица, на которых руководитель предприятия возлагает обязанности по заключению и оформлению соответствующих договоров;

бухгалтерии знакомить ответственных работников отделов снабжения, сбыта и т. д. с образцами оформления соответствующей документации (в частности, и с образцами правильно заполненных счетов-фактур);

о случаях несвоевременного предоставления счетов-фактур или неправильного их оформления поставщиками главный бухгалтер должен докладывать руководителю предприятия;

внести в действующие на предприятии положения об оплате труда, премировании и т. д. положение об установлении санкций в отношении должностных лиц предприятия;

предусмотреть внесение соответствующих изменений в учетную политику предприятия на следующий год.

Нормирование труда работников бухгалтерии

При нормировании труда работников бухгалтерии на практике пользуются Межотраслевыми нормативами численности работников бухгалтерского учета, утвержденными приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 26 сентября 2003 года № 269 (далее — Межотраслевые нормативы). Так, численность работников бухгалтерского учета определяется делением общей трудоемкости типового состава работ на годовой фонд рабочего времени одного работника с учетом коэффициентов (невыходов на работу и удельного веса бухгалтерских работ, которые выполняются на персональном компьютере (ПК):

Н = Т_о / Ф х К_{к. у. о},

где — нормативная численность работников бухгалтерского учета, лиц; — общая трудоемкость типового состава работ; Ф — годовой фонд рабочего времени одного работника, год.; К — коэффициент, который учитывает запланированные невыходы работников (отпуск, болезнь и т. д.), как правило, он составляет 1,15; К_{к. у. о.}— коэффициент, который учитывает удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетность, которая выполняется на ПК. Эту величину находим расчетным методом:

Удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетность, которая выполняется на ПК, %	Менее 70	71–80	81–90	91–95	96–100
Поправочный коэффициент К_{к. у. о}	1,3	1,2	1,1	1,05	1,0

Годовой фонд рабочего времени одного работника в 2014 году составляет 2002,0 ч. (письмо Министерства социальной политики Украины от 4 сентября 2013 года № 9884/0/14-13/13).

Пример

Общая трудоемкость выполненных работ составляет 7000,0 чел.-ч.

Годовой фонд рабочего времени одного работника — 2002,0 ч.

Коэффициент невыходов работников на работу из-за отпуска, болезни — 1,15.

Коэффициент, который учитывает удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетность, которая выполняется на ПК, — 1,2.

Тогда численность работников отдела бухгалтерского учета составляет:

Н = 7000,0 / 2002,0 х 1,15 х 1,2 = 4,825.

Следовательно, в штате бухгалтерии должно быть 5 работников.

Рассчитать численность работников бухгалтерского учета в зависимости от общей численности работников предприятия и количества самостоятельных структурных подразделений можно по формуле:

Н = К х Ч^х_р х N^y_{с. п},

где Н — нормативная численность работников бухгалтерского учета, чел.; Ч^х_р — численность работников на предприятии, чел.; N^y_с. п — количество самостоятельных структурных подразделений на предприятии, ед.; К — коэффициент регрессии линейного уравнения; х, у — коэффициенты регрессии уравнения степени.

Для сокращения времени на выполнение математических расчетов численности работников бухгалтерского учета в Межотраслевых нормативах приведены карты с рассчитанными нормативами численности (приложение).

Общая нормативная численность работников бухгалтерского учета определяется по формуле:

Н_о = Н х К_{к. у. о}.

Пример

Определим общую нормативную численность работников бухгалтерского учета предприятия, если:

общая численность работников на предприятии (Ч_р) — 250 лиц;

количество самостоятельных структурных подразделений (N_с. п) — 12 ед.;

удельный вес работ по бухгалтерскому учету и отчетность, которая выполняется на ПК —71–80%.

В соответствии с нормативной картой 12 (лист 1) для предприятия с численностью работников 250 лиц и количеством самостоятельных структурных подразделений 12 ед. нормативная численность работников бухгалтерского учета (Н) составляет 4,9 чел.

Общая нормативная численность работников бухгалтерского учета с учетом коэффициента удельного веса работ по бухгалтерскому учету и отчетность, которая выполняется на ПК, 71–80% (К_к. у. о = 1,2), составляет:

Н_о = 4,9 х 1,2 = 5,88.

Следовательно, численность работников бухгалтерии должна составлять 6 чел.

Таким образом, на эффективность и действенность организации бухгалтерского учета на предприятии влияют, в частности, политика управления и методы воздействия на персонал, которые применяются на предприятии; полномочия и функции руководящих работников предприятия на разных уровнях управления; применение современных методов оптимизации количественного и качественного показателей персонала. Разумное сочетание этих факторов даст возможность создать рациональную структуру учетного аппарата и достичь высокой эффективности деятельности предприятия.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Справочник кадровика»